Внутренние распорядительные документы

Содержание

Организационные документы: требования к оформлению распорядительной или учредительной документации, что к ней относится и ее формы

Внутренние распорядительные документы

Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям. Каковы же функции документов в организации?

В период формирования всей системы документационного обеспечения (ДО) складывались разные системы документов, включая распорядительную документацию, по бухгалтерскому учету и отчетности, по личному составу и пр.

Что такое документ?

Поэтому, работая с ней, не следует забывать о связи с системой принадлежности документа. Возникают определенные требования в области структуры, оформления и его содержания.

Кроме того, важно понимать, к какому виду относится документ и какую функцию он выполняет. Данная статья посвящена рассмотрению понятия и функций документов.

Итак, в целом основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные. Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт.

При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо.

Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни. В России данный термин появился еще со времен Петра I.

Тогда так обозначалось письменное свидетельство. После чего стали появляться и иные определения, такие как «акт», «служебный документ» и др.

Неоднозначное понятие термина

Вся общественная деятельность использует вышеназванный термин.

При этом, в любом направлении деятельности того или иного учреждения, организации, отрасли есть непосредственное определение данному понятию.

Однако на сегодняшний день настолько много мнений по данному вопросу, что не представляется возможным дать однозначное определение для термина «документ». Функции документов интересуют многих.

Каждый специалист, который осуществляет свою деятельность в области документоведения или делопроизводства, имеет свое понимание данного аспекта, хоть в законодательном порядке для него и предусмотрено официальное определение.

Наиболее современным в данный момент считается информационный способ сохранения документов, чем на материальных носителях. А каждая организация имеет свой объем работы в области документоведения, в связи с чем документы можно классифицировать по разным основаниям. Далее мы рассмотрим функции нормативных документов, в зависимости от их предназначения и других признаков.

Классификация документов по назначению

По назначению документы бывают: организационно-распорядительными, отчетно-статистическими, учебно-методическими, плановыми, научно-техническими, документами по личному составу и многими другими.

В зависимости от функции, которую они выполняют, различают следующие виды документов:

  • приказы;
  • распоряжения;
  • разного рода отчеты;
  • инструкции;
  • акты;
  • протоколы;
  • справки;
  • бланки и пр.

Классификация документов по способу фиксации информации

В свою очередь, они делятся и по способу фиксации информации. К ним относятся письменные, графические, фото- и видеодокументы. Они могут содержаться как на материальном носителе, так и в информационном виде (на компьютере, в сети Интернет и т. д.).

Существуют документы, предназначенные для внешних и внутренних работ. Внешний вид включает в себя входящую и исходящую документацию. А по мере уровня трудности (сложности) преобладает следующая классификация: простые и сложные. Простыми документами является документация, которая предполагает присутствие одного вопроса, а сложные содержат некоторое число вопросов.

Классификация степени гласности

В зависимости от степени гласности информации, документы бывают открытыми и ограниченными в доступе, т. е. с различной степенью засекреченности: совершенно секретные, конфиденциальные и т. п.

По юридической силе следует выделить:

  • подлинные;
  • дубликаты;
  • ложные (фальшивые).

Первый вид содержит данные, которые подтверждают их достоверность, при этом они правильно составлены и оформлены. Такие документы могут быть действительными и недействительными, в случае если истек срок действия, либо он отменен посредством замены другим актом. В полном объеме предоставленная информация данного вида не обладает юридической силой.

Под дубликатами понимаются копии документов. А ложные содержат фальшивую информацию о ком-либо, составлены в неверной форме и вопреки законодательству.

Классификация по срокам исполнения и обязательности

По срокам исполнения выделяют:

  • срочные, которые предполагают в установленный срок исполнение документа;
  • несрочные.

По срокам хранения следует отметить постоянные и временные. Срок хранения последних составляет до десяти лет и свыше.

По степени обязательности они могут быть:

  • обязательными, то есть они должны быть непременно исполнены и имеют юрисдикционный характер;
  • информационными, которые содержали бы информацию о деятельности компании.

Классификация по степени унификации

По степени унификации документы тоже разделяют на определенные виды. Среди них выделяют:

  • специфические — разовые документы;
  • типовые — сочетают однородную информацию;
  • трафаретные — с ранее подготовленным печатным текстом, какой требуется заполнить в результате итогового оформления в той или иной ситуации;
  • унифицированные.

В последних расположение текста должно быть слева на листе, а справа имеются строки. Соответствующая информация вносится в цифровом или текстовом виде в ту часть, где находится строка или таблица (анкетные исследования, например).

История документации

Как видите, общей классификации документов нет, несмотря на то, что при анализе мы наблюдаем многочисленные их виды. Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры.

Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр.

Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.

Функции

Основные функции документов подразделяются на общие и специальные. И каждый документ может выполнять сразу их много, что в какой-то мере помогает сократить количество бумаг, необходимых для работы.

К общим функциям документа относятся:

  • информационная — когда любой документ призван сохранять информацию;
  • социальная — документ представляет собой социально значимый объект, для его создания нужна социальная потребность;
  • коммуникативная — документ является средством связи среди организаций, предприятий, компаний и т. д.;
  • культурная — он выступает в качестве способа сохранения культурных обычаев.

Такой метод сохранения хорошо применим в объемных документах, в том числе в документации научно-технического характера, где явно выявлена степень развития общества.

К специальным функциям документов относят:

  • управленческую — документ является способом управления, который распространяется на организационно-распорядительную документацию;
  • правовую — он сохраняет и изменяет правовые положения и общественные правоотношения (сюда относятся законодательная и правовая документация, в том числе документы с временной правовой функцией).

Также документы могут представлять собой исторический источник с содержанием прошедших данных, к примеру, о возникновении делопроизводства, документоведения, в целом документации.

Функция управления документами возлагается на немногие бумаги, какие создаются в процессе той или иной общественной деятельности.

Источник: https://pedcollege2.ru/drugoe/vidy-organizatsionnyh-dokumentov.html

Организационно распорядительные документы: Виды, Функции, Составление

Внутренние распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— Создание организации, предприятия;

— Реорганизация организации, предприятия;

— Ликвидация организации, предприятия;

— Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— Распорядительная деятельность организации, предприятия;

— Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оглавление

Виды
Функции
Составление
Правила оформления
По пожарной безопасности
Для защиты персональных данных

Виды

Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения.

Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Правила оформления

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г.

№9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г.

Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

По пожарной безопасности

Перечень документации по пожарной безопасности

Приказы пожарной безопасности

1. Приказ по организации «О назначении лица, ответственного за пожарную безопасность»;

2. Приказ по организации «Об определении мест для курения»;

3. Приказ по организации «О порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня»;

4. Приказ по организации «О назначении ответственного за электрохозяйство»;

5. Приказ по организации «Об определении порядка и сроков прохождения противопожарного инструктажа и занятий по пожарно-техническому минимуму, а также назначение ответственных за их проведение»;

6. Приказ по организации «О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения и пожарного инвентаря»;

7. Приказ по организации «Об утверждении Инструкции по пожарной безопасности и по действиям персонала организации в случае пожара»;

8. Приказ по организации «Об утверждении добровольной пожарной дружины»;

9. Приказ по организации «Об организации обучения пожарно-техническому минимуму».

Журналы пожарной безопасности

10. Журнал объектовый «Отработка плана эвакуации при пожаре»;

11. Журнал объектовый «Техническое обслуживание огнетушителей»;

12. Журнал объектовый «Проведение испытаний и перезарядки огнетушителей»;

13. Журнал объектовый «Регистрация нарядов-допусков на производство газоопасных работ»;

14. Журнал объектовый «Техническое обслуживание пожарной автоматики»;

15. Журнал объектовый «Учет проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля».

Инструкции пожарной безопасности

16. Инструкция объектовая «О порядке действия персонала при срабатывании пожарной автоматики»;

17. Инструкция объектовая «О закрытии производственных и вспомогательных помещений после окончания работы»;

18. Инструкция объектовая «По оказанию помощи пострадавшему»;

19. Инструкция объектовая «По электробезопасности»;

20. Инструкция объектовая «По ревизии (очистке) воздуховодов вентиляционных систем»;

21. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности на объекте»;

22. Инструкция объектовая «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий на объектах с массовым пребыванием людей»;

23. Инструкция объектовая «Ответственному за пожарную безопасность»;

24. Инструкция объектовая «По эксплуатации внутреннего противопожарного водопровода»;

25. Инструкция объектовая «По требованиям к выбору и эксплуатации огнетушителей»;

26. Инструкция объектовая «По применению работниками (гражданами) бытовых пиротехнических изделий».

Разное

27. Положение о проведении противопожарных инструктажей;

28. Билеты для проведения зачета по пожарно-техническому минимуму;

29. Комплект лекций для проведения пожарно-технического минимума;

30. Тестовые задания по ПТМ;

31. План противопожарных мероприятий на год;

32. Программа вводного противопожарного инструктажа.

Для защиты персональных данных

Организационные меры защиты персональных данных включают в себя разработку организационно-распорядительных документов, а также реализацию мероприятий по защите персональных данных.

Источник: http://doc-up.ru/org/organizatsionno-rasporyaditelnye-dokumenty.html

Система распорядительных документов компаний #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Внутренние распорядительные документы

В систему распорядительных документов входят не только приказы.

Чем крупнее и старше организация, тем чаще она использует и другие виды распорядительной документации: постановления, решения, распоряжения, указания.

Охарактеризуем все эти виды документов, а также рассмотрим на примерах особенности оформления и хранения каждого их них.

Р р°сѓрїрѕсђсџрґрёс‚рµр»сњрѕр°сџ рґрѕрєсѓрјрµрѕс‚р°с†рёсџ

В отличие, например, от информационно-справочных документов, каждый из которых имеет собственные цели и задачи, все распорядительные документы издаются с единой целью: довести до исполнителей волю руководства.

Различие между ними только в «ранге» самого распорядительного документа: каждый из них стоит на собственной ступеньке иерархической лестницы, причем какое-либо перемещение по этой иерархии совершенно исключено (рис. 1).

Определимся с целевым назначением каждого из этих документов. �сточник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации» (ВН��ДАД, М., 2014).

Постановление

Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией.

Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях.

Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры (Пример 1).

 Р РµС€РµРЅРёРµ

Второй вариант нас не интересует, так как к общему делопроизводству организации не относится.

�сполнительным и совещательным коллегиальным органам организации в большинстве случаев для документирования своих управленческих действий вполне хватает решений (Пример 2).

Приказ

Приказ, несомненно, является наиболее распространенным из всех распорядительных документов.

Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации).

Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично».

Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но важно учитывать следующие моменты:

●    передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность);

●    РїСЂРё передаче строго оговаривается СЃСЂРѕРє действия полномочий Рё то, какие РІРёРґС‹ приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер.

Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается.

Различают следующие виды приказов:

●    РїРѕ РѕСЃРЅРѕРІРЅРѕР№ деятельности;

●    РїРѕ административно-хозяйственной деятельности (РђРҐР”);

●    РїРѕ личному составу.

Последними занимается отдел кадров, и рассматривать мы их не будем. Приказы по основной и по административно-хозяйственной деятельности имеют разные сроки хранения: «постоянно» и 5 лет соответственно.

Круг тем, относящихся к административно-хозяйственной деятельности, очерчен в единственном источнике – Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010). На основании этих сведений можно сделать вывод, что к приказам по АХД относятся приказы, касающиеся:

●    соблюдения правил внутреннего распорядка деятельности;

●    эксплуатации зданий Рё помещений;

●    транспортного обслуживания, внутренней СЃРІСЏР·Рё;

●    обеспечения безопасности организации.

Приводить пример приказа мы не будем: в каждой организации их достаточное количество.

Распоряжение

Распоряжение, хоть и считается «младшим братом» приказа, близким по целевому назначению к указанию, в нормативных и методических документах по делопроизводству всегда следует в скобках именно за приказом: например, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, далее – Методические рекомендации для ФО�В; Приложение 15) или в Перечне 2010 (ст. 19).

Руководитель организации может издать распоряжение наряду с приказом, а может также наделить бессрочным правом издавать распоряжения топ-менеджеров по направлениям. При этом каждое распоряжение будет действовать в границах направления: дирекции, департамента, управления (Пример 3).

Указание

Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров.

Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора.

Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка (Пример 4).

Коллегиальные органы

Коллегиальные органы в организации – это группы лиц, которые либо управляют организацией, либо выполняют в ней какие-то задачи.

Любой постоянно действующий коллегиальный орган строго организован: имеется документ о его создании, положение о коллегиальном органе, а также собственный аппарат управления, состоящий из председателя и секретаря.

В своей деятельности коллегиальный орган обычно руководствуется составленным и утвержденным планом. Заседания коллегиального органа строго протоколируются.

Коллегиальные органы делятся на органы управления, исполнительные и совещательные органы:

●    Коллегиальные органы управления, как следует РёР· названия, управляют организацией РЅР° высшем СѓСЂРѕРІРЅРµ: собрание акционеров, собрание учредителей общества Рё С‚.Рї.

Если в организации действует коллегиальный орган управления, то генеральный директор подчиняется ему, отчитывается перед ним и по решению этого органа может быть заменен.

Коллегиальный орган управления может влиять на деятельность организации на самом глобальном уровне, вплоть до принятия решений о реорганизации и ликвидации.

●    Р�сполнительные коллегиальные органы РѕСЃСѓС‰РµСЃС‚вляют непосредственное руководство организацией. Это может быть, например, совет директоров, РІ который РІС…РѕРґСЏС‚ РІСЃРµ топ-менеджеры.

В уставе организации прописывается, что генеральный директор (единоличный исполнительный орган) не имеет права принимать решения без согласия коллегиального исполнительного органа.

●    Совещательные коллегиальные органы РґРµР№СЃС‚РІСѓСЋС‚ РїСЂРё руководителе организации. Это всевозможные РєРѕРјРёСЃСЃРёРё Рё коллегии.

Как-то влиять на управление организацией они не могут, зато могут предлагать, объяснять, рекомендовать что-либо генеральному директору в рамках своей компетенции.

Яркий пример из области делопроизводства – экспертная комиссия, постоянно действующая в организации.

В правилах по архивному делу о ней прямо говорится, что это «совещательный орган при руководителе организации» (пункт 4.

8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях; утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Распорядительные документы, которые могут издавать коллегиальные органы – постановления и решения.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Sistema-rasporjaditelnykh-dokumentov-kompanijj.aspx

Распорядительные документы: понятие, оформление, формы | Правоведус

Внутренние распорядительные документы

Распорядительный документ является важной составляющей частью делопроизводства в любой коммерческой или государственной организации.

О том, какие виды распорядительных документов существуют, какой они имеют порядок оформления и хранения, мы расскажем в нашей статье. Здесь же представлены некоторые примеры распорядительных документов.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону +7 (499) 288-21-46 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

В любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, производственной структуры и характера деятельности, может осуществляться исполнительно-распорядительное производство с изданием соответствующих документов. 

Распорядительным документом орган управления предприятия обеспечивает реализацию поставленных задач, в частности, он может касаться корректировки средств, усовершенствования организационной структуры, способов выполнения основной деятельности организации и многих других вопросов внутри предприятия, возникающих в процессе производства.

Решения, содержащиеся в распорядительных документах, представляют собой вертикальную систему управления, идущую от руководителя предприятия к структурным подразделениям и непосредственно, к исполнителям (работникам).

Распорядительный документ наделен юридической силой и относится к правовым актам, с помощью которых разрешаются вопросы в сфере управления.

Адресаты распорядительных документов: структурные подразделения, какие-либо конкретные учреждения, работники и должностные лица, с которыми возникают определенные административно-правовые отношения. В зависимости от действия распорядительные документы делятся на следующие виды: 

  1. Правовые акты органов федеральной исполнительной власти (акты, носящие межведомственный характер; акты, которыми регулируются отношения между органами исполнительной власти и предприятиями; акты, содержание которых затрагивает права и свободу граждан РФ ).
  2. Правовые акты субъектов федерации и их территориальных образований.
  3. Правовые акты государственных и коммерческих структур (предприятий).

Порядок оформления распорядительных документов

Одними из наиболее распространенных видов распорядительных документов считаются: 

  • постановления и решения (издаются коллегиальными органами управления);
  • приказы, распоряжения, указы (издаются органами управления на основе единоначалия).

Каждый документ должен соответствовать требованиям законодательных актов и не должен содержать положений, противоречащих закону.

Подготовка любых распорядительных документов осуществляется в аналогичном порядке и представляет собой процесс с различной конечной стадией оформления.

Порядок составления и оформления распорядительных документов рекомендуется отмечать в инструкции по делопроизводству в каждой организации.

Как правило, она содержит последовательность действий при работе над проектом документа и требования, которыми обеспечивается юридическая сторона документа.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону +7 (499) 288-21-46 (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Скачать бланк приказа о приеме на работу работника (свободная форма)

В целом, подготовку распорядительного документа можно разделить на несколько этапов: 

  1. Изучение вопроса, являющегося причиной для создания документа. На данном этапе определяется круг вопросов, которые будут отражены в документе; изучаются законодательные акты и правительственные решения, ранее действующие распорядительные документы по аналогичным вопросам, которые обеспечат правовую основу для распорядительного документа, его направленность и возможность реализации.
  2. Подготовка проекта распорядительного документа. Подготовка проекта документа, как правило, поручается одному или нескольким должностным лицам (либо структурным подразделениям). Работа над сложным проектом может осуществляться рабочими группами с привлечением ученых и практикующих квалифицированных специалистов.
  3. Обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (осуществляется при подготовке постановлений и решений).
  4. Согласование и подписание документа.

Вид распорядительного документа определяет характер его содержания, и при этом, он состоит из двух основных частей: 

  • Констатирующая — введение в суть рассматриваемого вопроса с перечислением фактов и событий, имеющих к нему прямое отношение.
  • Распорядительная – основная часть документа, которая излагается в повелительной форме и ее формулировки должны быть четкими в соответствии с требованиями законодательных актов; содержание этой части не должно противоречить смыслу распорядительных документов, изданных ранее, формулировки не должны отражать неконкретные выражения («улучшить», «повысить», «обратить внимание» и т.д.). Проверка исполнения распорядительного документа с вышеназванными формулировками может быть затруднена.

Распорядительные документы, адресованные руководству предприятий, чья деятельность основывается на принципах единоначалия, составляются от первого лица единственного числа (например, «приказываю», «предлагаю» и т.д.). Распорядительные документы, составленные коллегиальными органами, должны быть изложены от третьего лица единственного числа (например, «постановляет», «решил» и т.д.).

Данные слова отделяют констатирующую часть от распорядительной, печатаются крупным шрифтом на отдельной строке. В случаях, когда распорядительная часть предполагает исполнение различных действий с привлечением нескольких исполнителей, ее необходимо разделить на отдельные пункты нумерацией арабскими цифрами.

За выполнение каждого отдельного пункта должен отвечать конкретный исполнитель, что также отмечается в распорядительной части с отметкой предписываемого действия и срока исполнения документа. Срок исполнения документа должен соответствовать объему предполагаемых работ. При этом, обязательно учитывается время, необходимое для доведения информации до конкретных исполнителей.

Как правило, срок исполнения устанавливается для каждого отдельного задания, но также может иметь общий срок исполнения для всех пунктов, отмеченных в распорядительном документе. В конце текста распорядительной части указывается перечень документов, которые утратили силу либо подлежат изменению в связи с изданием нового акта.

В таких распорядительных документах, как решения, приказы и распоряжения, последним пунктом указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа.

Оформление и формы распорядительных документов

Оформление распорядительного документа зависит от характера содержания.

Так, для стандартных управленческих ситуаций, когда требуется издание приказа о создании, реорганизации или ликвидации организации, о распределении или изменении круга обязанностей, внесении изменений в устав организации и другое, существует унифицированная форма, которая предусматривает необходимое содержание и порядок расположения информации. Приказы, которые касаются личного состава, оформляются в соответствии с требованиями и унифицированными формами, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а. С 2013 года использование данных унифицированных форм не является обязательным. Оформление распорядительных документов осуществляется на бланке общей формы размером А4. Состав реквизитов включает в себя: 

  • герб (эмблему);
  • наименование организации – автора распорядительного документа;
  • название документа;
  • номер, индекс и место составления;
  • основной текст;
  • подписи;
  • отметки о согласовании.

В завершении оформления распорядительного документа его необходимо согласовать со всеми заинтересованными лицами (либо организациями) и подписать.

До момента подписания проект согласовывается путем визирования на первом экземпляре непосредственно его автором и руководителем структурного подразделения, который внес данный проект на согласование, также документ согласовывается всеми исполнителями, отмеченными в документе, ответственными должностными лицами и юристом.

Проекты распорядительных документов, при исполнении которых требуется финансовое обеспечение, обязательно согласовываются с финансовыми службами. При несогласованном проекте любого распорядительного документа на нем должно стоять мотивированное заключение.

Перед подписанием в документе тщательно проверяется его содержание, в частности, особое внимание уделяется цифровым данным и ФИО всех заинтересованных лиц. Проекты распорядительных документов, которые принимаются коллегиальными органами (решения и постановления), согласовываются на заседаниях, в ходе которых содержание может быть изменено или дополнено. Доработанный проект документа утверждается на последующем заседании. 

  • приказы и распоряжения – руководителем организации или его заместителем;
  • решения и постановления — председателем и секретарем коллегиального органа.

Распорядительный документ вступает в силу с момента информирования исполнителя или с момента подписания. Доведение до сведения исполнителя (исполнителей) осуществляется посредством тиражирования и рассылки в соответствии с подготовленным авторами проекта списком заинтересованных лиц. Срок вступления в силу и срок действия документа указываются в каждом экземпляре акта.

Скачать образец решения учредителя организации

+7 (499) 288-21-46
Круглосуточно

Источник: https://pravovedus.ru/library/doc/rasporyaditelnyie-dokumentyi/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.