Управление документами

Содержание

Организация документооборота на предприятии: его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Управление документами

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать.

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота.

Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив.

Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать документооборот в кадровой службе
  • Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Всю документацию подразделяют на следующие виды:

  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую.

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия.

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями.

В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы.

Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации.

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы.

Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная
    — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации.
  2. Децентрализованная
    — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная
    — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании.

Подробнее в Системе Кадры

  • Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник.

При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно.

В таком случае документы хранятся в нескольких офисах.

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Смотреть подсказку

Как автоматизировать делопроизводство, деловые процедуры и документооборот на предприятии ?

Это может показаться невероятным, но для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Надо отметить, что в современном мире совсем немного разработчиков решений применяют сразу все эти технологии.

В результате пользователи часто получают эклектичные решения от разных производителей, а это существенно повышает стоимость покупки, внедрения и эксплуатации, а также снижает качество эксплуатируемой системы.

При выборе программы автоматизации делопроизводства и деловых процедур обращайте внимание на их качество и соответствие вашим задачам в отдельности и в качестве единого целого (т. е. интеграцию). Также необходимо учитывать позиционирование версий предлагаемых продуктов.

Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства и документоборота

Особенностью российского компьютерного рынка является все более и более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает домашних пользователей и малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая — корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).

Если домашние пользователи предпочитают устанавливать лучшие образцы программного обеспечения бесплатно, то средние и большие компании, в основном, озабочены повышением эффективности использования существующих компьютерных систем и готовы платить за продукты и связанные с ними услуги.

Понятно, что решение для домашних пользователей не должно быть дорогим и должно учитывать рост популярности работы в Internet в большей степени, чем проблемы делопроизводства.

Делопроизводственное решение для корпоративных пользователей обязано базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, технологиях клиент-сервер, Internet/intranet, электронной почты, сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, поиска и извлечения документов, а также уметь использовать различные СУБД и быть легким в применении и администрировании.

К корпоративной системе автоматизации деловых процедур и документооборота предъявляются сходные требования: она должна базироваться на концепции «сотрудничества и обмена сообщениями», применять технологии электронной почты, клиент-сервер, Internet/intranet, планирования и регистрации событий, уметь работать с различными СУБД и быть простой в использовании и администрировании.

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость: все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность: этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность : то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность : при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками.

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.

Схемы потока документов в организации

Смотреть все схемы

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Пример

Источник: https://bogunskaia.ru/biznes-idei/dokumentooborot-eto.html

Понятие документооборота в качестве функции управления знаниями

Управление документами
Определение 1

Документооборот – это деятельность предприятия по перемещению документов в организации с момента их создания или получения до окончания оформления документа, включая его архивирование и последующее хранение.

Одна из главных задач руководства – сделать так, чтобы на предприятии в работе с документами был порядок и контроль за их соблюдением в отделах, т.е. документооборот. Делопроизводство, как деятельность, предоставляющая документирование, документооборот, результативное хранение и эксплуатация документов, регламентируется ГОСТ Р7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации»:

  • система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций;
  • ведение журнала и архивирование;
  • термины и определения и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации»;
  • система стандартов для информации, библиотечного дела и публикаций.
  • управление документами. Общие требования.

Деятельность каждой организации, а тем более правовой, отображается в документах.

Улучшение качества работы юридической фирмы требует оптимизации документооборота, сокращения текущих и эксплуатационных расходов, повышения качества обслуживания и управляемости бизнеса.

Это, в свою очередь, приведет к снижению стоимости юридических услуг (что сократит расходы на персонал), ускорит принятие решений и, следовательно, повысит привлекательность бизнеса для клиентов.

Движение документов в делопроизводстве

Этапы документооборота:

  • приемка, создание и первичная обработка документов;
  • предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (далее также – ДОУ);
  • регистрация документов;
  • организация движения документов внутри организации (включая информационно-справочные работы, представление документов исполнителям, контроль их исполнения, а также утверждение и подписание проектов документов);
  • обработка исполненных и отправляемых документов.

Замечание 1

Несмотря на вторичный характер движения документов по отношению к целям организации, правовое внимание уделяется потоку документов в юридической практике.

Например, в Государственной системе управления управленческой документацией (ГСДОУ) рекомендуется, чтобы порядок передачи документов внутри организации был определен в конкретных технологических схемах, разработанных службой ДОУ и утвержденных руководством организации. В такие схемы предлагается включать все этапы, центры и точки для передачи документированной информации, сроков обработки и выполнения документов.

Система документооборота

Понятие выбора системы документооборота – это техническая функция, она связана с общей стратегией развития компании. В случае торговой компании выбор будет в значительной степени зависеть от целей, конкурентной среды, текущей структуры организации, и кроме того, от экономического воздействия внедрения.

В случае государственного органа акцент должен делаться на полноте учета задач, выполняемых организацией, причем специфика этих задач связана со спецификой их деятельности.

В целом, при выборе системы рабочего процесса необходимо учитывать множество факторов, и, как ни странно, экономическая эффективность рабочего процесса является одним из наиболее важных.

Оптимизация документооборота включает в себя ряд организационных, технических и программных разработок, выполняемых организацией.

Организационные меры

  • Разработка нормативных правовых актов компании и методических документов, определяющих требования, правила и рекомендации по компании распространения документов как в целом по организации, так и по отдельным направлениям работы с документами или по отдельным видам документов.
  • Четкая организованная работа службы, которая отвечает за документооборот, учет и сохранность документов, удобное распределение функциональных обязанностей между сотрудниками этой службы.
  • Работа по обработке файлов в структурном отделе.
  • Инженерные меры, средства оргтехники, компьютерной техники, дающие большие возможности для подготовки документов, осуществления электронного координирования, обеспечения документооборота.
  • Компании результативного хранения документов.

Замечание 2

Программно-технические меры: используя компьютерную технику, предприятия пользуются системами электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и др. Лучше всего использовать электронную обработку документов и обмен документами между отделами (СЭД).

Организационно-проектные меры

Требуются при вводе СЭД и имеют в виду, в первую очередь, выработку наиболее оптимизированных маршрутов продвижения документов, того пути, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной функции или реализации определенного процесса. Здесь пройденная точка будет экземпляром операции документа.

Главной функцией документооборота на предприятии в таком проекте будут документы доставленные в кратчайший и самый прямой маршрут в самые короткие сроки. В то же время, дублирующие операции должны быть исключены, а файл должен быть перемещен обратно, а не из-за потребностей бизнеса.

Информация представлена графически, что позволяет визуально и наглядно отобразить движение документа и последовательность операций, выполняемых во время выполнения функции (задачи) или процесса, и, соответственно, перемещение документа, используемого для решения задачи или исполнения.

В итоге организационно-проектных работ создаются новые документы, имеющие правовое значение для деятельности компании.

Пример 1

Например: расписание файла, блок-схема маршрута, расписание файлового процесса, план перемещения файла и т. д.

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/pravo/organizatsionno-upravlencheskaja-dejatelnost-juris/ponjatie-dokumentooborota-v-upravlenii-znanijami/

Управление документами. Путаница понятий. Часть II

Управление документами

Управление документами – новый термин в русскоязычной литературе, который может поставить в тупик бывалых делопроизводителей и архивистов. Для того чтобы понять, кто есть кто на пестром поле смежных понятий, нужно пристально взглянуть на младших и старших «родственников» этой дисциплины.

Существует ряд смежных понятий, которые нередко используют как синонимы, при этом забывая о том, что каждое из них имеют специфику употребления, отсылающую к отдельной профессиональной сфере.

Обычно в один ряд с управлением документами попадают следующие дисциплины: управление документооборотом (document management); управление базами знаний (knowledge management); управление информацией (information management); управление архивами (archives management).

Управление документооборотом

В ненаучных статьях термины управление документооборотом и управление документами используются как полные синонимы.

Однако управление документооборотом главным образом посвящено работе с отдельными документами (individual documents), а не множеством документов, которые находятся в компетенции у специалистов по управлению документами (см. Управление документами. Истоки возникновения профессии. Часть I).

Более того, управление документооборотом – относительно новое понятие, возникшее в 1990-е годы, когда компьютерные компании начали продавать специальное программное обеспечение, известное как системы электронного документооборота (electronic document systems). Изначально они не включали в себя функционал, который бы соответствовал специфике систем по управлению документами.

С развитием электронных технологий эти системы функционально сблизились, однако главное отличие осталось неизменным: управление документами связано с необходимостью обеспечить подлинность (authenticity) и сохранить контекст (context) документов, что не является первоочередной задачей для управления документооборотом.

Другими словами, системы управления документооборотом предоставляют доступ к документам, которые могут не иметь доказательных признаков (evidential characteristics, то есть характеристики документа как свидетельства, служащие подтверждением какого-либо факта или операции).

Именно поэтому система управления документооборотом – это в основе своей информационная система, а не система ведения учета документов.

Управление базами знаний

Управление базами знаний – еще один термин, который используется наряду с управлением документами. Это достаточно расплывчатое понятие, которое было введено в употребление в 1990-х годах.

Кэролин Уильямс (Caroline Williams) из Центра Архивных исследований Ливерпульского университета (Liverpool University’s Centre of Archival Studies) определяет его как «управление базами знаний из всех возможных источников в рамках одной организации».

С момента появления, которое совпало с развитием интернет-технологий, управление базами знаний было провозглашено новой парадигмой бизнеса. В то время считалось, что управление базами знаний позволит лучше понять, как работает бизнес и что нужно сделать для повышения эффективности деловых процессов.

К примеру, сторонники нового подхода полагали, что он позволит получить ранее скрытое знание о навыках и умениях персонала, которое в конечном итоге будет способствовать более продуктивной работе сотрудников организации.

Отметим также, что управление базами знаний тесно переплетается с идеей корпоративной памяти (corporate memory) и динамической информации (в приложениях по работе с базами данных).

Управление документами и управление базами знаний имеют общие точки соприкосновения, поскольку в фокусе их внимания находятся документы.

Однако управление базами знаний сосредоточено только на тех документах, которые могут улучшить эффективность бизнес-процессов и принести компании дополнительные выгоды.

Это радикально отличает его от управления документами, которое ориентировано на сохранение информационных и доказательных признаков документов.

Стоит отметить, что понятие управления базами знаний подверглось критике за высокую стоимость и сложность его реализации в организации. По мнению критиков, правильная система управления документами способна стать не менее эффективным бизнес-инструментом благодаря ее гибкости, ориентированности на потребности бизнеса и соотнесенности с реальными изменениями.

Управление информацией

Управление информацией – другая дисциплина, которая стоит в одном ряду с управлением документами. Впервые об управлении информации заговорили в конце 1970-х годов в бизнес-среде. Это отражает суть понятия, которое можно определить как «управление любыми информационными продуктами, направленны на поддержание бизнес-деятельности».

Как и управление документами, управление информацией имеет дело с материалами (materials) любых форматов, в отличие от систем управления документооборотом, функционал которых предназначен только для работы с документами.

К таким материалам относят технические инструкции, журналы, внутренние публикации, памфлеты, веб-сайты, базы данных, так или иначе имеющие отношение к деятельности организации.

Понятие управления информацией часто связывают с документами, необходимыми для поддержания бизнес-процессов, а также с хранением документов, организацией и возможностью получить к ним доступ.

Ключевое отличие двух дисциплин заключается в том, что управление информацией безразлично к обеспечению доказательной функции документов, заключающейся в документальной фиксации бизнес-операций. Таким образом, оно является более узким понятием, в отличие от управления документами, которое связано с управлением, сохранением и отражением доказательной ценности (evidential value) документов.

Управление архивами

Как правило, управление документами путают с управлением архивами. Если взглянуть на историю их возникновения, то становится ясно, что обе дисциплины были тесно связаны между собой.

К примеру, во времена Французской революции 1798 года архивисты выполняли роль специалистов по управлению документами, так как на архивных полках хранились документы, обеспечивающие права граждан и требующие оперативной работы с ними.

Со временем архивы трансформировались в собрание старых документов, которые были необходимы для сохранения исторического наследия и исторической памяти.

Разделение двух профессиональных областей произошло в 1950-е годы. Наиболее ярким примером является США, где рост правительственных документов привел к дальнейшей специализации некогда единой профессии.

В 1955 году президент Общества американских архивистов (Society of American Archivists) Моррис Радофф (Morris Radoff) высказал знаменитую фразу о том, что необходима специализация труда, и у двух дисциплин нет былой общности.

Это ознаменовало раскол двух дисциплин и начало формирования каждой из них в отдельную сферу профессиональной деятельности. 

К 1970-м годам большинство архивистов уже считали себя истинными служителями культуры и прошлого в то время, как специалисты по управлению документами были озабочены текущими вопросами, имеющими отношение к настоящему и направленными на развитие организации.

Специфику обеих областей можно обозначить через серию связанных с ними понятий.

Для управления документами это хранение документов (с составлением описей), риск-менеджмент, ориентация на бизнес-нужды и организационную иерархию, для управления архивами – историческая память, государственная служба, документальное наследие.

Сегодня многие архивисты рассматривают управление документами как процесс по искоренению ненужного, позволяющий оставить на хранение только исторически ценное.

В свою очередь специалисты по управлению документами воспринимают архивы как склад документов, которые в виду своей неактуальности не заслуживают внимания.

Как мы уже писали ранее, австралийский подход снимает накопившееся трение между двумя лагерями, так как он подразумевает их скоординированную работу в тандеме.

НААР.РУ ©

Источник: Jamie Sanford Capturing Records Management: A Holistic Analysis 
tobeggardescription.wordpress.com  

Источник: http://naar.ru/articles/upravlenie-dokumentami-putanitsa-ponyatiy/

Система управления документами

Управление документами

/ Инфо-центр / Статьи / Система управления документами

Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.

Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота.

Это может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности.

Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.

Основные возможности

Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:     

  • оперативного внесения информации в систему;
  • простого поиска данных;
  • автоматизированного сопоставления бумажных и цифровых носителей;
  • безопасного хранения конфиденциальной информации;
  • поддержки актуальности данных;
  • предотвращения утери и порчи документов;
  • упрощения обмена электронной корреспонденцией с филиалами, партнерами.

Системы управления электронными документами, так называемые СЭД (системы электронного документооборота), выполняют множество задач, их легко адаптировать под особенности конкретного бизнеса. Основные возможности можно разделить на пять крупных блоков:

  1. Проставление метаданных. При структурировании информации можно добавлять в системы управления электронными документами идентификаторы пользователей, дату и прочие «пометки», которые помогут в автоматическом поиске информации, создании выборки.
  2. Интеграция. СЭД может быть как самодостаточной системой, так и частью общей программной платформы, используемой компанией для хранения и обработки бумажных документов, коллективной работы с ними, принятия взвешенных управленческих решений и так далее.
  3. Перевод бумаг в электронную форму. Система управления документами позволяет переводить бумажные носители в цифровые, распознавать текст для дальнейшей автоматической обработки, безопасного хранения.
  4. Индексация. Грамотная организация управления электронными документами позволит классифицировать их на основании метаданных и индексов, что упростит и ускорит поиск информации, работу с ней.
  5. Хранение. В понятном и функциональном программном комплексе гораздо удобнее и безопаснее хранить документы, чем в офисном шкафу. Можно настроить права доступа, резервное копирование, перемещение данных.

Грамотно организованная система управления документами быстро окупается. Уже более 1000 клиентов Docsvision, включая Министерство экономического развития РФ, Сбербанк, Роснефть, в этом убедились.

Организация документооборота

Рассмотрим вопрос организации документооборота — ключевого элемента управления компании, с помощью  Docsvision.

Использование системы в первую очередь сократит время на обработку документов за счет наличия шаблонов документов и настроенных маршрутов их прохождения.

Сценарии работы могут варьироваться очень широко.

Но, несмотря на сложную логику процессов,  система управления документами всегда понятна и удобна в использовании для конечного пользователя, ведь он видит только свои задачи и свои документы.

Процессы документооборота, которые автоматизирует Docsvision:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • Сканирование документов и их ввод в систему;
  • Создание документов в системе с помощью шаблонов;
  • Согласование, подписание и регистрация документов;
  • Создание резолюций по документам;
  • Доведение резолюций до исполнителей и автоматический контроль их исполнения;
  • Рассылка электронных документов;
  • Хранение электронных  документов.

Программные продукты Docsvision создаются в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и моделью CMMI 3.

Удаленный доступ к документам

Удаленный доступ к документам и контроль бизнес-процессов — требование, необходимое сегодня почти всем пользователям СЭД. Конечно, невозможно уместить весь функционал мощной системы в приложение для мобильного устройства. Но на самом деле в этом нет особой необходимости.

Править документы с экрана телефона — невозможно, эта работа должна быть выполнена за стационарным компьютером.

Но имея под рукой мобильное приложение, которое подсказывает вам, какие задания и документы вам поступили в работу, позволяет просмотреть пришедшие документы, вы можете «оставаться в игре» — начать выполнение задач, назначить ответственных исполнителей задания или согласовать документ, делегировать исполнение задания, прочитать договор, который нужно срочно согласовать.  

Компания «ДоксВижн» осуществляет разработку, внедрение и обслуживание СЭД. Каждый заказчик может рассчитывать на индивидуализированный подход, учет всех пожеланий, профессиональные рекомендации и выполнение работы в оговоренные сроки. Кроме того, сервисное подразделение «ДоксВижн» оказывает информационную поддержку, техническое обслуживание и обучает специалистов.

Источник: https://docsvision.com/info-centr/articles/stati_347.html

Почему именно управление документами? #управление записями #СЭД #ECMJ

Управление документами

Присцилла Эмери,

основатель и президент e-Nterprise Advisors

Некоторые полагают, что управление документами – скучная, рутинная работа, которую может выполнить любой сотрудник организации. Конечно, большинство людей даже не представляют, что именно стоит за понятием «управление документами», возводя напраслину на деятельность, которая и так недооценена.

Вообще-то, управление документами пересекается с множеством дисциплин. Вы, например, разве знали, что…

●     Классификация и индексирование документов являются главными составляющими успеха любой программы управления документами? Отчасти звучит как управление знаниями.  

●     Сохранение наиболее важной документации – один из ключевых шагов в разработке плана экстренного восстановления данных. Звучит уже как управление инфраструктурой.

●     Пренебрежение управлением документами теоретически может привести сотрудников и их компании к уголовному наказанию. Звучит как юриспруденция.  

●     Что привело Arthur Andersen к краху? (Это аудиторская компания, в течение 10 лет обслуживающая Enron. В рамках программы уничтожения ненужной информации уничтожила документы, впоследствии затребованные федеральными органами).

Уничтожение документов – уничтожение «не тех» документов – уничтожение как раз тех документов, что вообще-то следовало бы сохранять в соответствии с регламентами, установленными как для Arthur Andersen, так и для концерна Enron.

Вопреки распространенному мнению, то, чего вы не знаете, может навредить вам. А в случае управления документами то, чем вы хотите  пренебречь, может нанести непоправимый ущерб вам и вашей организации.

Недавние скандальные газетные заголовки ясно свидетельствуют о том, что управление документами (либо его отсутствие) это очень важное направление деятельности предприятия, призванное удостоверять и подтверждать достоверность многих бизнес-операций  и правительственных действий. Рост общей массы электронных документов, в особенности электронной почты, и потенциальные судебные иски, которые могут быть вызваны этими документами, все больше становится истинным проклятием для юрисконсультов и менеджеров-делопроизводителей многих корпораций и правительственных организаций. Microsoft, Texaco и другие компании, входящие в рейтинг 500 крупнейших компаний, публикуемых журналом Fortune, уже пострадали от утечки электронных сообщений, использованных как улики в громких судебных разбирательствах.

Однако для менеджеров-делопроизводителей электронное сообщение – это лишь один из видов документов в общей системе документооборота (причем не какой-то там малозначительный, а такой же важный, как и другие виды документов).

Они то знают, что явные улики (буквально «дымящийся пистолет» в руке убийцы) могут скрываться под разными «личинами», как то бумага, электронные изображения, видеопленка, ая запись и т.д. Все это может стать потенциальными уликами и, следовательно,  может быть приобщено к материалам дела.

Кроме того, менеджер-делопроизводитель несет ответственность и за то, чтобы все необходимая информация могла быть оперативно доступна, на случай если компании придется защищать себя в суде.

Работа менеджера-делопроизводителя сегодня далека от скуки, и во многих организациях их числа уже недостаточно для того, чтобы справиться с неуклонно возрастающим в последние месяцы объемом законов и предписаний, регулирующих работу организаций.  

Поэтому неудивительно, что многие компании возлагают огромные надежды на программы управления документами как на средство повышения эффективности работы с возросшим объемом документов всех типов. Это правильный подход.

Однако прежде чем выбрать программный продукт, требуется базовое понимание сути управления документами и сопутствующих операций.

Если в вашей компании нет четкой политики управления документами и правил хранения и уничтожения документов, программное обеспечение окажется бесполезным.

Что такое управление документами?

Существует множество различных определений управления документами, но мне больше всего нравится вот это:  

«Управление документами – это профессиональная дисциплина, которая главным образом касается управления системами документооборота (документо-ориентированными информационными системами).

Применение систематической и научно обоснованной системы контроля хранимой информации, необходимой для ведения бизнес-процессов внутри организации.

Систематический контроль всех организационных документов на протяжении всего их жизненного цикла: от их создания или получения, последующей обработки, рассылки, хранения и использования до конечной утилизации.

  Цель управления документами – внедрение принципа экономичности и эффективности в систему ведения учета документов, обеспечивающее систематическое уничтожение ненужных документов и одновременно защиту ценной информации с сохранением ее в таком виде, который бы облегчал доступ и использование этой информации».

У некоторых людей сложилось ошибочное впечатление, что управление документами связано с затариванием всех бумаг, что попадают на рабочий стол в процессе ведения бизнеса. В некоторых особо жестко регулируемых отраслях промышленности может показаться, что так оно и есть.

Однако в большинстве случаев задача менеджера-делопроизводителя заключается не только в том, чтобы сохранить тот документ, который должен быть сохранен, но и определить, как долго его нужно хранить, где его нужно хранить, кто будет иметь к нему доступ и когда его нужно будет уничтожить (если вообще это нужно).   

Существует даже стандарт ISO по разработке программ управления документами (ISO 15489) (есть и русский перевод – Прим. ред.).

Однако, несмотря на то, что действия, направленные на сохранение документов, считаются систематическими и научно обоснованными, вопрос «что считать документом и как долго его хранить?» должен решаться с учетом установленных правил и с определенной долей субъективности, в зависимости от самого документа. Порой даже само понятие «документ» может показаться несколько запутанным.

Что такое документ?

По определению Закона о федеральных документах (Federal Records Act), документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного периода времени».

По определению, используемому Национальными архивами США (NARA), понятие «документ» включает в себя «все книги, газеты, карты, фотографии, машиночитаемые материалы, а также другие материалы документального характера независимо от их формата и других физических характеристик, созданные или полученные правительственной организацией США в соответствии с Федеральным законодательством или в связи с осуществлением публичной деятельности, сохраненные, либо рекомендованные к сохранению этой организацией или его правопреемником в качестве доказательства факта существования организации, ее функций, политики, принятых решений, процедур, операций и других действий правительства, либо в связи с информационной значимостью данных, содержащихся в данном документе».

Понятно?

Возможно, для неправительственных организаций это звучит слишком запутанно, поскольку они не считают, что данные определения обязательно применимы к ним.

Поэтому более обобщенное определение понятия «документ» будет звучать так: «документ – это записанная в любой физической форме информация, созданная или полученная в процессе осуществления организацией своей деятельности, сохраненная в силу своей информационной ценности и являющаяся свидетельством выполняемых организацией функций, проводимой политики, принятых решений, процедур, операций, миссии, программ, проектов и других видов деятельности».    

Вот почему не существует унифицированного подхода к определению программы по сохранению документов для каждого его типа – каждая компания должна рассмотреть характер своих бизнес-процессов и решить, что считать документом и какие правила хранения документов необходимо применять.

Опять же, правительство и другие регулирующие органы, работающие в данной сфере деятельности, могут помочь в принятии данного решения, точно сформулировав, что они ожидают увидеть при проведении аудиторской проверки или расследования.

Вместе с тем, аудит или расследование – далеко не  единственный повод к внедрению  программы управления документами.

Есть другие способы определить, будет ли данное информационное сообщение считаться документом или нет:

●     Является ли данная информация отражением ваших ежедневных бизнес-процессов?

●     Является ли данная информация входящей для процесса принятия жизненно важного для вашей организации решения?

●     Является ли данная информация доказательством, почему было принято то или иное решение?

●     Необходима ли данная информация для юридических, финансовых, аудиторских или налоговых целей?

«Особо важные документы» содержат уникальную или незаменимую информацию и требуют специальной защиты, например, учредительный договор, годовые отчеты и акционерные документы. Этот тип документов является неотъемлемой частью плана экстренного восстановления данных.

Программные продукты управления документами

Основные элементы программы управления документами включают регламент хранения документов и набор процедур их классификации, определения сроков их хранения и описания механизма уничтожения документов.

Классификация документов и их последующее сохранение с соответствующими метаданными необходимы для того, чтобы потом было возможно оперативно найти эту информацию в случае, когда она будет затребована.

    

Целостность документов зависит от трех составляющих: содержания, контекста и структуры исходного документа. Подлинность документа является важной характеристикой при определении, является ли данная информация достоверным отражением какого-либо события или сделки.

Вот почему управление электронными документами, в особенности электронной почтой, веб-страницами и интерактивными сообщениями сопряжено с таким количеством  трудностей.

Способность создавать большее количество документов за более короткий срок повысило производительность во многих организациях, но этот прирост производительности может быть потерян, если в процессе ведения бизнеса, а тем более в такие критические моменты как, проведение аудиторской проверки или при необходимости предоставления вещественного доказательства, невозможно найти ключевые документы компании. Поиск утраченных документов стоит денег, что подразумевает собой потерю производительности и — в большей степени – появление штрафных санкций и судебных издержек.

Отсюда вытекает необходимость использования программы управления документами, которая способна облегчить процесс обработки и архивации документов для многих организаций.

Эти продукты призваны помочь пользователям:

●     управлять планами хранения документов,

●     сохранять документы в соответствующей классификационной группе вместе с заданными метаданными,

●     при необходимости осуществлять поиск документов,

●     уничтожать документы согласно предписанному расписанию,

●     отложить уничтожение документов, когда в компании проводится аудит или расследование,

●     отслеживать доступ к документам на протяжении их активного и пассивного жизненного цикла.  

Во многих случаях эти системы отслеживают не только электронные документы, но также другие типы источников информации, например, бумажные документы, содержимое сейфов, магнитные ленты и т.д.

При акцентировании внимания на ключевых характеристиках управления документами, таких как описание документа и сертификация стандартов, один немаловажный фактор часто упускается из виду. Управление документами – это процедура, лежащая в основе различных бизнес-процессов внутри организации.

Само по себе оно не является отдельным независимой задачей.

Подобно тому, как работа с документами и папками является для сотрудника лишь вспомогательной задачей при осуществлении им основной деятельности, управление документами, чтобы быть воистину эффективным, так же должно «вписываться» в основные бизнес процессы данной организации.

Таким образом, при выборе программы не стоит обращать внимание исключительно на ее технологическую «элегантность», так как гораздо более важным фактором является ее совместимость с ключевыми бизнес-процессами. Способность поддерживать основные бизнес-приложения и удачно «вписываться» в общую схему документооборота в конечном счете должно стать самым важным критерием оценки подобных систем.

Перевод компании DIRECTUM.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1811494

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.