Учет персонала

Содержание

Классификация и учет персонала (стр. 1 из 3)

Учет персонала

Классификация и учет персонала

1. Классификация личного состава предприятия

2. Учет персонала предприятия

3. Учет использования рабочего времени

4. Функциональные возможности систем учета персонала

Литература

1. Классификация личного состава предприятия

Для эффективной работы организации необходимо вести тщательный учет работающих на предприятии. Только имея полные и достоверные данные о количестве работников, а также об их структуре, возможно рассчитать трудовые показатели организации, такие как среднесписочную численность работников, число работников каждой категории.

В зависимости от сферы приложения труда персонал организации подразделяют на производственный и непроизводственный

Производственный — это персонал основной деятельности. В его состав включаются работники: основных и вспомогательных цехов; подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т.п.; научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений; вычислительных центров; всех видов охраны; управления и др.

Непроизводственный персонал — это персонал не основной деятельности. В состав непроизводственного персонала включаются работники: подсобных сельскохозяйственных предприятий; жилищного хозяйства; коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т.п.;

Все работающие в организации различаются по категориям персонала: рабочие; руководители; специалисты; служащие.

Рабочие — это лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг.

К ним относятся: работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т.п.

; работники, занятые изготовлением материальных ценностей; работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой; работники, занятые уходом за машинами; машинисты, водители, кочегары и др.; почтальоны, телеграфисты и др.; операторы ЭВМ; дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.

Руководители — это управленческие работники, в состав которых включаются: директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т.п.; главные специалисты.

Специалисты — это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.

Служащие — это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.

Работники организации включаются в списочный и несписочный состав.

В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу. Не включаются в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Учетом личного состава персонала организации занимаются кадровая служба и лица, на это уполномоченные.

2. Учет персонала предприятия

Для учета личного состава используют специальные Формы первичных учетных документов:

-приказ(распоряжение) о приеме на работу – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу.

На обработанной стороне приказа руководитель указывает в качестве кого может быть использован новый работник, его разряд, испытательный срок.

После этого приказ визируется в соответствии службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.

Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей

— личная карточка — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.

— Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителем подразделения и руководителем организации. На оборотной стороне дается справка о несданных имущественных ценностях.

— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

— лицевой счет – открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц.

— Приказ распоряжение о прекращении трудового договора – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В приказе указывают причину и основание увольнения, номер и дату постановления. В форме содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

Данные учета личного состава являются базой для учета использования рабочего времени и расчета фонда оплаты труда.

Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:

— документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);

— документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;

— документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);

— прочие документы данного профиля.

В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.

Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54.

Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основе первичных документов по заработной плате, в нем фиксируются количество отработанных часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая их достоверность.

В организациях может применяться одна из двух форм табеля учета использования рабочего времени: форма № т-12 (предназначена для учета использования рабочего времени и для расчета заработной платы) и форма № т-13, предназначенная только для учета использования рабочего времени

Согласно действующему в настоящее время трудовому законодательству для работников устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями.

При пятидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утверждаемыми администрацией организации, с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива и с соблюдением установленной законодательством продолжительности рабочей недели.

Источник: https://mirznanii.com/a/160985/klassifikatsiya-i-uchet-personala

Положение об учете персонала

Учет персонала

Термины и определения

  Учет персонала  — процесс организации информационного и правового поля в управлении персоналом.

 Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.

1. Общие принципы

  • Кадровый учет персонала – обязательный компонент в регулировании деятельности любой организации.
  • Учет персонала – это строго регламентированный процесс, основанный на требованиях и нормах  трудового законодательства, а также инструкций и положений по кадровому делопроизводству  по ГОСТу.
  • Оформление кадровой документации в соответствии с правилами и нормами подразумевает придание документам юридической силы.

2. Цели учета персонала

        2.1 Ведение кадрового учета и  документооборота, включающего в себя:

  • оформление новых сотрудников на работу;
  • ведение установленной законодательством документации по учету движения кадров;
  • корректировка штатного расписания в соответствии со структурными изменениями в компании;
  • обеспечение соблюдения норм трудового законодательства при работе с персоналом.

       2.2. Высвобождение персонала в соответствии с соблюдением норм действующего

       трудового законодательства.

       2.3. Информационная функция,    включающая в себя обеспечение Руководства

       сведениями о персонале и его движении (ведение баз данных).

3. Регламенты учета персонала

3.1Учет персонала ведет Специалист  по кадровому учету, который готовит необходимые документы для оформления сотрудника на работу, перевода сотрудника на другую должность, оформления отпусков, увольнения, командирование  сотрудника .

3.2. Одновременно с оформлением необходимых документов кадровые данные сотрудника Специалист  по кадровому учету заносит в электронные базы данных. Информация о новом сотруднике в корпоративных базах данных должна появиться не позднее двух дней с момента выхода сотрудника на работу. Ежемесячно корпоративные базы данных подлежат обновлению.

  • Сведения о новом сотруднике Специалист по кадровому учету передает в бухгалтерию и офис – менеджеру компании в течение 1 рабочего дня после оформления сотрудника на работу.

4. Ответственность

За общие результаты деятельности по учету персонала перед  Правлением   несет ответственность Директор по персоналу.

За организацию деятельности по оформлению процедур, связанных с приемом,   увольнением, переводом, отпуском сотрудника несет ответственность Начальник отдела кадров.

За своевременное предоставление  достоверной информации об изменениях в     личных  данных (ФИО,  паспортные данные семейное положение, рождение детей и т.д.) несут ответственность сами сотрудники  компании.

За своевременное предоставление данных  о выходе нового сотрудника на работу,  об

изменениях в наименовании должности  сотрудника, переводе в другой отдел, а также о невыходе сотрудника на работу несут ответственность Руководители отделов компании.

Президент компании                     _______________          ____________

                                                               (подпись)                          (дата)

                                                                                                                            Приложение №1

Последний день работы в компании:___________________

Обходной лист

ФИО:_________ ______________________________________________

Должность:___________________________________________________

Отдел:_________________________________________________

ИсполнительФамилия, ИмяПодпись
            Прием заявления об увольнении

Специалист по кадровому учету

□       Отметка об отсутствии материально-денежных задолженностей

Финансовый директор

□Непосредственный руководитель  □

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

.

□Склад  □

Менеджер по персоналу

             Прием компьютерного оборудования ,  CP 7940 телефон и др. техники

IT менеджер              Удаление учетной записиIT менеджер

            Отмена права доступа к базам данных компанииIT менеджер
            Удаление из почтовой системыIT менеджер
            Прием пропускаОфис- менеджер
            Кадровые документы (приказ,

оформление трудовой книжки) Специалист по кадровому учету

            Отметка об увольнении в единой компьютерной  базе сотрудников Специалист по кадровому учету

Источник: https://hrhelpline.ru/polozhenie-ob-uchete-personala/

Принципы качественного построения системы учета персонала

Учет персонала

Система кадрового менеджмента должна в обязательном порядке содержать такую значимую составляющую, как учет персонала. Подобный подход, определяющий необходимость интеграции учетной деятельности в политику управления кадрами, позволяет решать сразу две важные задачи.

Во-первых, учет персонала способствует более эффективному построению линии кадровой стратегии, которую проводит предприятие. Во-вторых, грамотная организация учета человеческого капитала оказывает большое положительное влияние на общую динамику развития хозяйствующего субъекта.

Также важно четко соотносить деятельность учета с другими сферами работы предприятия, такими, например, как экономико-финансовая область.

Рассматривая значимость этих моментов, нельзя не сказать о том, какие конкретно преференции дает система качественного учета кадрового капитала каждому конкретному предприятию. Говоря о данном факторе, пойдем, что называется, от обратного и зададимся следующим вопросом.

Необходимо ли внедрение системы?

Для любой организации, нацеленной на эффективную и долгосрочную деятельность, ответ на данный вопрос будет такой: да, внедрение системы необходимо. Какой же базис создает учет человеческих ресурсов? Кадровый подсчет обеспечивает:

  • тотальный мониторинг кадровых процессов, происходящих в рамках организации;
  • четкое понимание уровня интеллектуального потенциала компании;
  • грамотный анализ реализации кадровой политики;
  • верную оценку необходимости совершенствования стратегии управления кадрами;
  • возможность правильного расчета потребности организации в кадровых ресурсах;
  • более умный управленческий пул решений, принимаемых в отношении формирования кадровой политики, работы предприятия в целом.

Все указанные компоненты формируют основу для того, чтобы организация стабильно функционировала в долгосрочном формате.

Какие еще стратегические задачи способна решить модель кадрового калькулирования? Она, что весьма значимо, помогает осуществлять такой документооборот по каждому сотруднику предприятия, который полностью соответствует требованиям законодательства. То есть кадровая статистика помогает организации в соблюдении действующих регламентов.

Соблюдение ТК РФ

Здесь нужно заметить, что на организацию любой формы собственности, численного состава (независимо от специфики деятельности) закон накладывает обязанность вести учет персонала. Данное требование регламентировано Трудовым кодексом Российской федерации.

Если говорить более конкретно, то учет человеческого потенциала дает возможность качественно формировать документацию на каждого работника, правильно вносить в нее соответствующие изменения. А эти обязанности, следует подчеркнуть, входят в разряд основных, вменяемых законом хозяйствующим субъектам.

Как показывает практика, учетная кадровая работа направлена на достижение обширного числа целей. Так, не менее значимыми компонентами целеполагания в данном случае являются:

  • сопровождение трудовых отношений в цепочке работодатель-работник (начиная от приема на вакантное место до увольнения);
  • защита интересов участников трудовых отношений в суде (при возможном возникновении споров);
  • фактическое подтверждение расходов организации на персонал;
  • предоставление данных для назначения в перспективе пенсии сотрудников;
  • основание для оплаты времени болезни работника, назначения и выплаты соответствующих пособий.

Специфика системы учета персонала

В первую очередь важно сказать о том, что она реализуется комплексно. И содержит в себе следующие основные составляющие.

Первая связана с четкой градацией сотрудников.

В зависимости от сферы деятельности предприятия персонал подразделяется на производственный и непроизводственный.

Все сотрудники различаются, кроме этого, по категориям: рабочие, руководители, специалисты, служащие.

Работники включаются в списочный и несписочный состав. Относительно первого варианта, вносятся все сотрудники, работающие на постоянной основе, сезонный персонал, “временщики”. Не входят в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Для осуществления учета кадрового капитала следует использовать специальные формы первичных учетных документов:

  1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Он составляется представителями отдела кадров или другими уполномоченными лицами (на каждого сотрудника).
  2. Трудовой договор (контракт). Представляет собой соглашение между работником и работодателем. Согласно данному документу, сотрудник должен выполнять работу по определенной специальности, в конкретной должности; работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать безопасные условия труда.
  3. Личная карточка. Она ведется в отношении каждого сотрудника предприятия. Здесь консолидированы основные сведения о работнике.
  4. Приказ (распоряжение) о переводе на другую должность (в иное подразделение компании). Указанный документ обязательно составляется сотрудниками кадровой службы в двух экземплярах. Один необходим непосредственно для отдела кадров, другой – для бухгалтерии.
  5. Приказ (или распоряжение) о предоставлении отпуска. Здесь все понятно: документ необходим для оформления очередного и другого вида отпусков. В нем содержится информация, необходимая для расчета отпускных выплат).
  6. Лицевой счет. Он открывается персонально на каждого сотрудника (работниками бухгалтерии). Здесь фиксируются данные для расчета выплат. Кроме того, указаны все виды начислений и удержаний (в разрезе каждого месяца).
  7. Приказ-распоряжение о прекращении трудового договора. Рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в двух экземплярах, визируется руководителем подразделения и предприятия. Он должен содержать информацию о причине и основании для увольнения, номер и дату соответствующего постановления. В этом приказе фиксируется расчет по начисленным и удержанным суммам, указываются данные об имущественных ценностях.

Высокие технологии

Как видим, калькуляция кадров – это весьма масштабный и трудоемкий процесс. Именно поэтому многие прогрессивные руководители успешно решают вопрос с автоматизацией процессов учета кадров. И внедряют в рамках своих предприятий такое новшество, как программа автоматизированного оборота документов. Каковы плюсы данной программы? Их немало, это, прежде всего:

  • максимальное упорядочение профильной информации о работниках;
  • простота ведения и отслеживания истории изменений каждого реквизита;
  • мобильность и легкость реализации процессов создания документов по учету персонала;
  • гармонизация системы учета с высокими стандартами делопроизводства;
  • возможность составлять отчетные документы без привлечения сторонней помощи (программиста).

Сегодня на рынке представлено большое число программ, функционирующих в данной области. Наиболее удобные из них содержат уже готовые шаблоны для оформления любых документов. Причем не просто стандартизированные формы, а абсолютно готовые приказы с прописанными формулировками.

Рассматривайте требования закона как дополнительный механизм повышения качества деятельности.

Немалое число руководителей воспринимают необходимость ведения кадрового учета как некую повинность, навязанную нормативно-законодательной базой. Более того, топ-менеджеры стремятся экономить на реализации этого значимого направления деятельности, расценивая затраты на учет человеческих ресурсов как излишние и нецелесообразные.

Данное видение вопроса, безусловно, является неверным. Кадровый мониторинг, сопряженный с проводимыми учетными мероприятиями, является хорошим инструментом для модернизации кадрового менеджмента, повышения качества и производственной (основной) деятельности, обеспечения успешного развития бизнеса.

Источник: https://1popersonalu.ru/chislennost/uchet-sotrudnikov.html

Как организовать и вести кадровый учет на предприятии?

Учет персонала

Что такое кадровый учет, как его правильно организовать на предприятии и каков порядок ведения необходимой документации? Кому лучше поручить этот ответственный участок работы – кадровой службе или аутсорсинговой компании?

Кадровый учет персонала и сотрудников

На любом предприятии, даже с минимальным количеством сотрудников, возникает необходимость вести кадровый учет и делопроизводство.

Кадровый учет – что же он собой представляет? Это участок работы любого предприятия, который обеспечивает документальное оформление движения персонала (от приема на работу до увольнения) и организации труда работников.

Кадровый учет сотрудников обязателен для предприятий и организаций любой формы собственности.

Что нужно для грамотного ведения кадрового учета? Прежде всего, потребуется знать трудовое право, следить за изменениями в законодательстве о труде, уметь правильно оформлять всю документацию, то есть владеть навыками кадрового делопроизводства.

Кому поручить кадровый учет?

На многих предприятиях ведение кадрового учета осуществляется кадровой службой или штатным кадровиком, если численность сотрудников невелика. Руководитель при таком варианте может организовать работу в соответствии со своими требованиями и осуществлять контроль.

Но есть и свои минусы – профессионализм кадровика проверяется уже непосредственно в работе, есть риск принять на должность работника, который не будет справляться со своими обязанностями в полной мере.

Потребуется дополнительное обучение на тренинге или курсах, возможно, придется искать более компетентного специалиста.

А это уже второй вариант того, как организовать ведение кадрового учета. Некоторые руководители предпочитают иметь дело с опытными кадровиками, которых им рекомендуют коллеги, проверившие их в деле.

Правда, не всегда рекомендации так уж объективны, и есть риск, что трудовые отношения с внештатным специалистом могут не сложиться.

Сегодня уже многие предприятия выбирают сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями, которые специализируются на кадровых услугах. В таком случае все вопросы – кадровый учет и управление персоналом – поручаются профессионалам, которые несут ответственность за свои действия.

Если выбрана такая организация кадрового учета, главное – найти серьезную компанию и выстроить систему работы с ней.

Организация и ведение кадрового учета

Чтобы кадровый учет персонала отвечал всем требованиям законодательства, следует вести его по всем правилам.

Существует перечень документов, которые обязательно должны быть в наличии на предприятии – речь идет о:

  1. правилах внутреннего трудового распорядка;
  2. штатном расписании;
  3. табеле учета рабочего времени персонала;
  4. графике отпусков;
  5. положении о персональных данных работников;
  6. трудовых договорах и соглашениях к ним.

Если какие-то документы отсутствуют, придется заняться их составлением. Например, работают сотрудники предприятия, не имея должностных инструкций, – нужно их разработать.

Всю необходимую документацию следует составлять своевременно, в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.

Этот внушительный объем можно разделить на две части: различные акты, касающиеся управления персоналом и организации трудового процесса и на документы личного состава сотрудников.

Из индивидуальной документации выделим необходимость составления трудового договора, приказа о приеме на работу, заполнения личной карточки работника и его трудовой книжки.

Кадровый учет работников предполагает ведение журналов, в которых регистрируются трудовые договоры. Обязательно вовремя заполнять журналы, где ведется регистрация различных приказов: о приеме, о переводе, об увольнении сотрудников.

Требуется и наличие книги учета движения трудовых книжек работников. Приказы о командировках, отпусках, больничные листы, локальные нормативные акты – все это также регистрируется в журналах (книгах).

Правильный своевременный учет документов придаст им юридическую силу и поможет в разрешении возможных трудовых споров.

Кадровый учет на предприятии включает в себя и мониторинг ключевых рисков. Поясним – в случае невыполнения или нарушения трудовых прав последуют санкции в виде штрафов, административной или даже уголовной ответственности.

Поэтому необходимо следить, чтобы соблюдались сроки выплаты заработной платы, нормативы по охране труда, квоты по трудоустройству инвалидов, одиноких матерей, права других льготных категорий работников.

Автоматизация кадрового учета

Ведение кадрового учета – объемный и крайне ответственный участок работы. Сегодня есть возможности наладить эту деятельность, облегчить труд кадровиков и минимизировать риск ошибок благодаря автоматизации.

Разработаны различные программы с разными возможностями, но практически все помогают решать задачи кадрового учета:

  1. руководитель может получать в полном объеме информацию о состоянии кадрового учета предприятия, анализировать ее и принимать управленческие решения;
  2. кадровики осуществляют работу согласно требованиям трудового права: учитывают движение кадров, ведут учет личных данных персонала, анализируют кадровый состав, осуществляют учет рабочего времени;
  3. согласуется работа кадровой службы, расчетного отдела и бухгалтерии, что способствует правильному и своевременному расчету и выплате зарплаты сотрудникам.

Грамотный руководитель не будет игнорировать очевидный факт – кадровый учет имеет первостепенную важность для эффективной работы предприятия, к его правильной организации следует отнестись серьезно и ответственно.

Основные шаги по созданию кадрового учета в только созданной компании — в этом видеосюжете:

Источник: http://megapoisk.com/kadrovyj-uchet-porjadok-vedenija

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.