Представительские расходы

Содержание

Представительские расходы

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Представительские расходы

Норматив по представительским расходам — это лимит определенных затрат, которые организация может учесть при налогообложении. Разберемся, что отнести к подобным издержкам и как рассчитать лимит.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

В состав представительских затрат компании можно включить далеко не все виды расходов. Налогоплательщикам важно разобраться в вопросе. Иначе проблем с ФНС не избежать. Если компания учтет неразрешенные траты в составе представительских, то инспекция расценит ситуацию как занижение налогооблагаемой базы. В итоге — штрафы, пени и недоимки.

Что относится к представительским расходам:

  1. Затраты компании на прием гостей из других фирм с целью начать новое сотрудничество или укрепить старые деловые отношения.
  2. Издержки на прием членов правления, совета директоров, представителей учредителя или собственников.

Определения закреплены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Но понятие «прием гостей» довольно размытое. Что именно можно включить в эту позицию? Чиновники жестко определили рамки для ситуации: допускается учесть в составе затрат на прием:

  • доставку гостей или представителей дирекции на мероприятие (транспортные услуги);
  • организацию питания во время проведения мероприятий, например оплату буфета;
  • услуги переводчика, при необходимости, например, если организована встреча иностранных гостей.

А вот развлечение, проживание, отдых и даже лечение гостей и представителей правления в состав обозначенных затрат отнести нельзя. Такие издержки предприятия нельзя зачесть при налогообложении прибыли.

Принципы нормирования

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, норматив представительских расходов в 2020 году определяется как 4% от расходов на оплату труда за тот же отчетный или налоговый период.

Налогоплательщики вправе выбрать способ принятия расходов на мероприятия к учету. Законодательно предоставлены три способа:

  1. Квартальный расчет. Исчисление издержек производится ежеквартально. Причем траты отражаются в декларации по налогу на прибыль. Способ удобен для компаний, отражающих затраты кассовым методом. Если представительские затраты превышают установленный лимит, то в учете отражают отложенное налоговое обязательство, которое можно учесть в конце года.
  2. Годовой подсчет. Налогоплательщик определяет лимит издержек по мероприятиям на год вперед. Расчеты приблизительные, оценка проводится исходя из сметы компании или плана финансово-хозяйственной деятельности. В конце года необходимо провести корректировки и привести плановые значения к фактическим показателям.
  3. Должностной способ. Фирма утверждает перечень должностных лиц, которые вправе заниматься организацией таких мероприятий. Причем требуется соблюдать лимит 4% и допустимые цели расходов.

Оплата труда: от чего считать норматив

Правильно исчислить норматив можно, только определив, что конкретно относят в состав расходов на оплату труда. При решении вопроса следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

Перечень трат компании, отнесенных к оплате труда, является открытым. То есть это могут быть любые расходы, отвечающие обязательным условиям:

  • начисления в пользу работников компании производятся на основании действующего законодательства;
  • условия и размеры оплаты закреплены в трудовых договорах, правила исчисления установлены в положении по оплате труда и коллективном договоре;
  • все виды начислений в пользу работников должны быть подтверждены документально и иметь экономическое обоснование (ст. 252 НК РФ).

Компания вправе определять затраты либо методом начисления или кассовым методом. Решение должно быть закреплено в учетной политике.

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

  1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
  2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
  3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
  4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
  5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Налоговый учет

Не все компании могут зачесть при налогообложении представительские расходы: норматив в налоговом учете 2020 могут использовать только налогоплательщики, применяющие общую систему налогообложения. Остальные компании и ИП это делать не вправе.

Даже фирмы, выбравшие УСН «доходы минус расходы», не вправе зачесть представительские траты при исчислении упрощенного налога, так как такие траты не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Следовательно, ни один налогоплательщик, применяющий щадящие режимы обременения, не может учесть представительские траты в налоговом учете.

Фирмы на ОСНО могут не только снизить налог на прибыль, но и зачесть входной НДС с таких затрат. Но важно соблюдать лимит в 4% от ФОТ, подтвердить траты документально и экономически обосновать.

К вопросу об НДС. Вернуть входной налог можно, но только в пределах установленного лимита в 4% от затрат на оплату труда персонала. Если в отчетном периоде траты превысили лимит 4%, то их допустимо перенести на следующий отчетный период.

Пример: налог на прибыль и представительские расходы

ООО «Весна» применяет ОСНО. Во 2 квартале 2020 года компания провела прием деловых партнеров для заключения нового контракта на поставку продукции. Всего на мероприятие было потрачено 250 000 рублей, в том числе:

  • транспортные издержки на доставку гостей к месту проведения мероприятия — 20 000 рублей, в том числе НДС — 4000 рублей;
  • организация питания (завтрак, кофе-пауза, торжественный обед, ужин) — 100 000 рублей, НДС — 20 000 рублей;
  • услуги обслуживающего персонала буфета — 30 000 рублей;
  • билеты на театральную премьеру — 10 000 рублей, НДС — 2000 рублей;
  • проживание гостей в отеле класса люкс — 40 000 рублей;
  • экскурсия на теплоходе по местным достопримечательностям — 50 000 рублей.

Сумма НДС со всех затрат на мероприятие — 26 000 рублей.

Фонд оплаты труда за 2 квартал 2020 года составил 7 000 000 рублей. 4% от ФОТ — 280 000 рублей.

Следовательно, компания по установленному лимиту вправе зачесть представительские затраты во 2 квартале в сумме не более 280 000 рублей. Но всю сумму издержек на проведение мероприятий учесть нельзя! Так как не все затраты являются представительскими.

ООО «Весна» может принять к налоговому учету только суммы затрат на транспортную доставку гостей, услуги буфета и питание — 150 000 рублей. А вот траты на театральное представление, теплоходную экскурсию и гостиничные номера учесть нельзя. Эти расходы нужно оплатить за счет чистой прибыли фирмы. То есть из тех денег, которые останутся в компании после обложения налогом на прибыль.

Вернуть входной НДС можно только в сумме 24 000 рублей. То есть только с представительских затрат (транспортные услуги и питание). А вот с билетов в театр получить вычет нельзя.

Бухгалтерский учет

Положения о бухучете не требуют отдельного выделения представительских затрат, в сравнении в требованиями налогового учета. Компания вправе относить такие категории издержек в состав прочих расходов. А перечень их необходимо закрепить в учетной политике.

Вообще бухучет представительских затрат представляет собой стандартное отражение операций по принятию и списанию расходов. То есть бухгалтер фиксирует в учете проводки по основным видам деятельности в виде:

  • списания материальных затрат;
  • начисления амортизации;
  • начислений вознаграждений за труд;
  • отражения услуг сторонних компаний;
  • прочих трат.

Проводки по отражению представительских расходов зависят от основного вида деятельности фирмы. По общим правилам, такие издержки аккумулируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» — для производственных предприятий. Торговые фирмы должны собирать представительские издержки на счете 44 «Расходы на продажу». Типовые бухгалтерские записи:

ОперацияДебетКредит
Работы и услуги сторонних организаций приняты к учету в составе представительских затрат442660
Материальные запасы списаны на проведение мероприятий по приему гостей442610

Источник: https://ppt.ru/art/category/predstavitelskie-raskhody-v-bukhgalterskom-i-nalogovom-uchete

Представительские расходы: бухгалтерский и налоговый учет

Представительские расходы

Почти каждое предприятие осуществляет представительские мероприятия и несет связанные с ними расходы. Поэтому возникают вопросы об отражении таких расходов в учете. Ответы на них рассмотрим в этой статье.

Понятие представительских расходов

Согласно п. 2 Норм № 1026 представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций,  прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержки взаимовыгодного сотрудничества.

К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате учреждения, оплатой номеров в гостиницах.

Однако требования Норм № 1026 являются обязательными исключительно для бюджетных учреждений. Другие предприятия документ могут использовать для справки (аналогичная позиция изложена в письме № 5743/0/61-12/15-1415). Именно на представительских расходах для таких других предприятий (не являющихся бюджетными учреждениями) остановимся подробнее.

В приведенном определении ключевые слова, которые объясняют основное содержание понятия «представительские расходы», — это «прием» и «переговоры». Таким образом, представительские расходыэто расходы предприятий на прием представителей других предприятий для проведения деловых переговоров.

Относительно перечня расходов, включаемых в состав представительских, можно отметить следующее. Перечень, приведенный в Нормах № 1026, касается исключительно бюджетных учреждений. Для других предприятий он является ориентировочным.

Налоговый кодекс не предоставляет права плательщику налога на прибыль самостоятельно устанавливать перечень расходов, которые учитываются при определении объекта налогообложения, в частности в положении о представительских расходах. Такие расходы включаются в состав налоговых только при наличии документального подтверждения (аналогичная позиция изложена в письме № 14054/6/99-99-19-03-02-15).

То есть если предприятие в утвержденном им положении о представительских расходах определило перечень расходов, которые относятся к представительским, то только на основании этого положения расходы нельзя отнести к составу налоговых.

Конечно, в нем можно указать ориентировочный перечень возможных расходов, которые при достаточном документальном подтверждении будут относиться к налоговым расходам в составе представительских.

Следовательно, фактически отнести соответствующие расходы к налоговым можно только, если они документально подтвержденыи прослеживается их связь с хозяйственной деятельностью предприятия.

Документальное подтверждение представительских расходов

Для того чтобы всесторонне оформить процесс приема представителей других предприятий для проведения деловых переговоров, рекомендуем подготовить соответствующий подтверждающий пакет документов.

Прежде всего — приказ о проведении представительского мероприятия (образец 1), который является исходным организационным документом. Приказом устанавливаются основные организационные мероприятия по проведению приема (кто из работников за что отвечает, кого нужно пригласить, план приема, его цель и пр.).

Приложение 1

Перелік підготовчих заходів

№ з/пЗахідВиконавець (відповідальний)
1Складання списку запрошених, підготовка та розсилання запрошеньПивовар М. П.
2Розробка слайд-шоу «Презентація продукції»Пивовар М. П.
3Виготовлення стенда з інформацією про продукцію підприємстваШвець В. І.Пивовар М. П.
4Підготовка текстів виступів згідно з Програмою презентації (додаток 2 до цього наказу)Пивовар М. П.
5Організація харчування під час переговорівКотенко Б. П.

Приложение 2

Програма проведення переговорів

№ з/пЗахідВиконавець (відповідальний)Час проведення
1Реєстрація запрошенихБарабаш М. К.,Коновал П. Т.9-00 — 10-00
2Привітання запрошених, показ слайд-шоу «Презентація продукції»Швець В. І.,Пивовар М. П.10-00 — 11-00
3Кава-паузаКотенко Б. П.11-00 — 11-20
4Демонстрація властивостей продукціїПивовар М. П.9-00 — 10-00
5ОбідКотенко Б. П.12-20 — 13-00
6Заключна частина переговорівШвець В. І.,Пивовар М. П.13-00 — 13-30
7Перерва13-30 — 13-45
8Експрес-переговори та укладення договорів в індивідуальному порядкуШвець В. І.,Пивовар М. П.9-00 — 10-00

После издания приказа ответственные лица начинают работать над подготовкой переговоров. В частности, составляются списки приглашенных, проводится рассылка приглашений и формируется предварительный перечень лиц, которые планируют быть на переговорах. После этого переходят к составлению плановойсметы расходов на проведение переговоров (образец 2).

Напомним, что смета — это финансовый план расходов, который ориентирует предприятие, во сколько обойдутся переговоры. В то же врем он позволяет управлять расходами на проведение мероприятий.

Отметим, что на разные объекты расходов может составляться отдельная смета (локальная). Например, согласно приведенному образцу приказа это может быть смета на создание слайд-шоу, изготовление стенда, организацию питания и т. п.

, а уже потом на основании локальных смет составляется общая.

Все указанные выше документы являются организационными, поэтому не подтверждают осуществление хозяйственных операций.

Согласно приведенному образцу приказа к хозяйственным операциям относятся:

  • рассылка приглашений (расходы на приобретение конвертов, марок, почтовые расходы на пересылку приглашений);
  • разработка слайд-шоу (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) работников, занятых разработкой слайд-шоу, другие расходы, связанные с разработкой слайд-шоу);
  • изготовление стенда (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) изготовляющих его работников, расходы материалов для изготовления стенда, другие расходы);
  • предоставление питания (расходы на оплату труда (с начислением ЕСВ) работников кухни, стоимость израсходованных продуктов и т. п.).

Хозяйственные операции оформляются в общем порядке, принятом для соответствующей операции. Например:

  • учет расходов на оплату труда — нарядами на выполнение работ, табелями учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5) и др.;
  • выдача материалов для изготовления стендов — накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11);
  • размещение стендов в комнате, где будут проходить переговоры, — накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11), если стенды относятся к МБП, или актами приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1), если стенды относятся к необоротным материальным активам;
  • предоставленные услуги (выполненные работы) сторонними предприятиями по подготовке и проведению переговоров — актами предоставленных услуг (выполненных работ).

После приема представителей и проведения переговоров составляют Отчет о проведенном мероприятии (образец 3).

В Отчете подводят итоги проведенного мероприятия, подсчитывают фактически понесенные расходы, сравнивают их с плановыми (согласно плановой смете) и определяют успешность мероприятия.

Отчет фактически подтверждает, что соответствующее мероприятие  состоялось, и в нем указываются понесенные расходы.

Налог на прибыль

В соответствии с пп. «а» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст.

 138 Налогового кодекса общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы, расходы на проведение годовых и других собраний органов управления, представительские расходы, включаются в административные расходы, направленные на обслуживание и управление предприятием, в составе других расходов, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения.

Вместе с тем представительские расходы включаются в состав налоговых расходов при условии, что они подтверждены:

  • во-первых, первичными документами об осуществлении плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и другими документами, установленными разделом ІІ Налогового кодекса (п. 138.2 ст. 138 этого Кодекса);
  • во-вторых, другими документами о связи таких расходов с хозяйственной деятельностью плательщика.

Ориентировочный перечень таких документов приведен выше.

Пример

На предприятии начата подготовка к проведению представительского мероприятия.

Для рассылки приглашений подотчетному лицу из кассы предприятия выдано 1000 грн. Им использовано на эти цели 980 грн., что подтверждено своевременно представленным авансовым отчетом. Неиспользованные наличные в сумме 20 грн. внесены в кассу предприятия.

В соответствии с нарядом на выполнение работ (разработка слайд-шоу) работнику начислена зарплата (с начислением ЕСВ) — 70 грн.

Предприятием изготовлен стенд с информацией о продукции. Расходы на изготовление (материалы, зарплата с начислением ЕСВ) составили 650 грн. Комиссией предприятия определено, что ожидаемый срок полезной эксплуатации стенда — 9 месяцев. Стенд передан в эксплуатацию (размещен в комнате для заседаний).

Себестоимость обеда и кофе-паузы — 5400 грн.

НДС

Что касается расходов, понесенных на представительские мероприятия, в составе которых уплачен НДС, то предприятие — плательщик этого налога будет иметь право на отнесение к налоговому кредиту суммы НДС при условии соблюдения требований ст. 198 Налогового кодекса.

О налоговом учете представительских расходов

Представительские расходы

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ
О.А. МЯСНИКОВ, юрисконсульт PricewaterhouseCoopers CIS Law Offi ces B.V., кандидат юрид. наук

В целях развития бизнеса, заключения выгодных договоров и укрепления долгосрочного сотрудничества с партнерами организациям все чаще приходится затрачивать денежные средства на проведение разного рода мероприятий.

Можно ли такие затраты признать представительскими расходами и учесть их в целях налогообложения прибыли? Насущная проблема оформления затрат как представительских состоит в том, что такие расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально.

Арбитражная практика исходит из критериев пределов разумного возмещения представительских расходов в широком диапазоне судейского усмотрения. Какие документы подтвердят тот факт, что произведенные организацией расходы — представительские, чтобы в дальнейшем избежать претензий со стороны налоговых органов?

рупные компании уделяют серьезное внимание организации встреч и переговоров со своими партнерами по бизнесу. В обычаях делового оборота укоренилась практика проведения различных презентаций и официальных приемов для своих постоянных и потенциальных клиентов.

1. Что сказано в Налоговом кодексе РФ

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, то есть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 указанной статьи.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся, в частности, расходы:

  • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам могут быть отнесены затраты организации, осуществленные в рамках договора консультационных услуг Например, по одному из споров суд квалифицировал в качестве представительских расходов затраты на проведение переговоров между представителями общества и иностранной фирмы по вопросам делового сотрудничества в рамках договора на оказание консультационных услуг (реструктуризация операционной

деятельности, изменение организационной структуры с целью повышения эффективности, сокращения затрат и развития производства). Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС СЗО от 27.01.2006 N А42-8823/04-28.

Следует обратить внимание на то, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Таким образом, представительские расходы относятся к так называемым нормируемым затратам.

Согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

2. Анализ общих требований, предъявляемых
к расходам

Теперь проанализируем основные критерии, которым должны удовлетворять любые расходы в налоговом учете. Эти критерии прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ, где сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Расходы должны быть обоснованными

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Произведенные расходы организации оформляются должным образом Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

  • документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как показывает практика, арбитражные суды разрешают организациям учитывать экономически обоснованные и документально подтвержденные представительские расходы.

Так, по одному из дел суд установил, что спорные расходы по командировке понесены обществом в связи с участием генерального директора в инициированном правительством Республики Башкортостан деловом визите официальной делегации и представителей предприятий республики в города Санкт-Петербург и Калининград с целью посещения находящихся там организаций и проведения переговоров с их руководством. Тема визита была непосредственно связана с производственной деятельностью общества. Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС УО от 26.04.2007 N Ф09-2970/07-С2.

Когда представительс -кие расходы экономически целесообразны? Рассмотрим ситуации, в которых арбитражные суды признавали представительские расходы организации экономически обоснованными. Так, по одному из арбитражных споров суд указал, что расходы общества соответствуют критериям, установленным подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, подтверждены и экономически обоснованны.

Проводимые приемы представителей авиапредприятий — контрагентов общества направлены как на исполнение текущих обязательств по заключенным контрактам, так и на дальнейшее продолжение сотрудничества, при этом на заводские испытания приглашались как конкретные заказчики, так и представители других авиакомпаний (постановление ФАС СЗО от 21.06.

2007 N А56-10798/2006).

Документальное подтверждение официального визита Разрешая другой налоговый спор по существу, суд отметил, что официальный характер проводимых мероприятий подтверждается приказами о командировании, в которых устанавливается цель поездки:

проведение переговоров с контр-агентами банка, заключение договоров (что свидетельствует о направленности служебного задания на поддержание сотрудничества с контрагентами банка).

Суд установил, что было назначено лицо, исполняющее обязанности отсутствующего сотрудника, а это означает, что визит руководителя банка не носил частный характер, а был официальной поездкой по служебной необходимости. Подтверждением официального характера проводимых мероприятий служат также отчеты о командировке.

Таким образом, суд признал правомерным учет банком представительских расходов в связи с тем, что указанные расходы носят официальный характер (постановление ФАС ПО от 12.09.2007 N А57-15382/06).

Источник: https://www.garant.ru/article/6609/

Астрал Налог – Представительские расходы: критерии ФНС

Представительские расходы

Можно ли отнести расходы на встречу с партнерами в баре к представительским? Расскажем, как оформить документы, чтобы налоговая учла расходы при расчете налога на прибыль.

Налоги и представительские расходы

Понятие представительских расходов применяется в налогообложении при расчете налога на прибыль. Согласно статье 264 НК, ФНС принимает представительские расходы для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда за налоговый период.

Бухгалтеру следует ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в норматив, так как доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года.

В бухгалтерском учете такие расходы учитывают как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Перечень представительских расходов

В п.2 статьи 264 НК дано определение представительских расходов и приведен перечень расходов, которые налогоплательщик может оформить как представительские. К ним относятся расходы на официальные, деловые мероприятия, независимо от места проведения.

К деловым мероприятиям относят приемы и обслуживание представителей других организаций во время переговоров, которые проводят для установления или поддержания сотрудничества, а также приемы и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров или другого руководящего органа налогоплательщика.

В перечень представительских расходов включают:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда и т.п.) для указанных лиц и для сотрудников организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • доставку участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • услуги переводчиков, не состоящих в штате компании, которая организует представительскую встречу.

Расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение кодекс не относит к представительским.

Однако в НК нет четких критериев официального приема. Деловой характер встречи обосновывают приказом руководителя компании, планом встречи, другими документами.

Критерии представительских расходов

Официальный прием и обслуживание

Официальной признают встречу, которую руководитель компании заранее запланировал. Руководителю нужно издать приказ о выделении денег на ее проведение, а после встречи представить отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах. Случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер.

Место и время проведения переговоров

НК не предписывает конкретных мест проведения представительских мероприятий. Затраты на аренду помещений, в том числе в ресторане, баре или кафе, признают представительскими расходами. Но для этого компании нужно документально подтвердить отсутствие помещений, пригодных для приема делегаций, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК также не ограничивает. Представительский ужин во внерабочее время соответствует понятию официального приема.

Результаты переговоров

Положительный результат переговоров не входит в критерии официальной встречи. Если целью встречи определено установление хороших отношений с партнерами или переговоры не принесли положительных результатов, расходы на них всё равно учитываются при расчете налога на прибыль. Что обсуждалось на встрече и каков ее результат, нужно указать в отчете или протоколе по итогу встречи.

Транспорт

К представительским расходам НК относит затраты на доставку официальных участников переговоров к месту представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.

Однако учитывается только стоимость проезда от принимающей организации или гостиницы. Доставка участников из другой страны или региона в пункт проведения мероприятия и обратно не входит в перечень представительских расходов.

Проживание

Официальный прием — это завтрак, обед или аналогичное мероприятие. Оплата проживания гостей не входит в рамки представительского мероприятия и не учитывается при налогообложении прибыли.

Представительские расходы компании нужно подтверждать документами, чтобы учесть их для целей налогообложения прибыли. Официальным подтверждением представительских расходов является приказ на проведение расходов, смета и отчет о расходах.

  1. Приказ на проведение расходов

Если руководитель издает приказ о проведении каждого представительского мероприятия отдельно, в документ включают следующие данные:

  • формат мероприятия (переговоры, деловая встреча);
  • цель мероприятия;
  • срок проведения встречи;
  • участники встречи;
  • предельная сумма расходов на мероприятие;
  • ответственный за его проведение и расходование выделенной суммы денег.

В компаниях, которые регулярно проводят представительские мероприятия, руководитель обычно утверждает положение о представительских расходах. В нем содержится порядок проведения мероприятий, использования денежных средств на представительские цели, порядок документального подтверждения и контроля за расходованием средств, а также сотрудники, ответственные за представительские функции.

2. Смета на представительские расходы

Смета представительских расходов устанавливает годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы для конкретных переговоров. Смету составляют если размеры допустимых трат не определяет приказ или положение о представительских расходах.

3. Отчет о представительских расходах

Отчет по результатам переговоров содержит цель переговоров, достигнутые результаты, список присутствовавших участников, а также сумму представительских расходов.

Отчет включает регламент с расписанием мероприятий, в том числе обедов и ужинов. В документе описываются мероприятия и вопросы, которые обсуждали на них представители компании с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

В бухгалтерии компании должны быть первичные документы по расходам, которые указаны в отчете. Сохраняйте кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров и услуг на представительские цели.

При заключении договора, например, с кафе или рестораном, подтверждением представительских расходов послужит договор со сторонней организацией, акт оказания услуг, счет-заказ, счет-фактура. Отдельно договорами и актами подтверждают также расходы на переводчиков, не состоящих в штате организации.

Итак, чтобы учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, внимательно отнеситесь к документам, подтверждающим расходы, а также к документам о проведенных мероприятиях. Заранее издайте приказ о проведении переговоров. Если есть подходящие помещения, проводите представительские встречи в организации. Составляйте отчет по итогу переговоров, каким бы ни был результат.

Также по теме: Представительские НДФЛ и НДС

Источник: https://u.astral.ru/%D0%BF%D1%80%D0%B5%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D1%8B-%D0%BA%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B8/

Представительские расходы документальное оформление 2019

Представительские расходы

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль.

В соответствии с НК РФ, представительские расходы — расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания данных расходов (на практике осуществляемая в целях сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.

Данные принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.

ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.

Что собой представляют представительские расходы

К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ следует относить следующие типы расходов:

  • затраты на проведение официальных мероприятий с участием представителей компании;
  • расходы на транспортные, буфетные услуги, заказанные в целях проведения соответствующих мероприятий;
  • расходы на услуги переводчика, если его помощь необходима для проведения официального мероприятия.

Представительские расходы (далее — ПР) могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов по оплате труда (их перечень определен в ст. 255 НК РФ).

Для того чтобы использовать ПР в целях оптимизации налогов, необходимо их обосновать.

Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Расходы, которые относятся к представительским расходам

Расходы, которые не относятся к представительским расходам
Затраты, которые связаны с проведением делового приема, например завтрак, обед и т.дЗатраты на аренду помещения где проводится официальный прием представителей других учреждений
Затраты на транспорт, который осуществляет доставку представителей к месту проведения переговоров и обратноРасходы, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний
Буфетное обслуживание представителей во время проведения переговоровРасходы, связанные с оплатой проживания прибывших лиц на переговоры
Оплата услуг перевозчика, которые не находятся в штате предприятия, который перевозит представителей на протяжении всего времени проведения мероприятия

Во время переговоров стороны обмениваются сувенирной продукцией с символикой предприятия, например ручки, блокноты, календари и т.д., так вот расходы на данный вид продукции не включаются в представительские расходы

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива — 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый периодп. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ.

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала годап. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ. И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим — входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС.

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затратПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расходп. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ.

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14  годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды — квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды — месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

Лицо, ответственное за составление регистра

Бухгалтер

И.В. Разумная

Дата составления 30.09.2014

На суммы, отраженные по строке 9а вышеуказанного регистра-расчета, можно зарегистрировать счета-фактуры по представительским расходам в книге покупок последнего квартала.

Источник: https://kupit-krohe.ru/obrazets/spisat-predstavitelskie-raskhody/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.