Планирование в управлении организацией

Содержание

Основные функции менеджмента: планирование, организация, контроль, координация, мотивация

Планирование в управлении организацией

Стратегическая цель деятельности предприятия является базой для определения объема и типа управленческий деятельности, обеспечивающей ее достижение.

Речь идет о тех функциях, которые сопровождают любой процесс управления вне зависимости от особенностей организации (форма собственности, назначение, размер и пр.). Поэтому их называют общими функциями управления.

Данные функции являются основой управленческой деятельности.

Достижение поставленной цели требует не просто использования основных функций, а определенной их синхронизации, динамики приоритетов в функциях.

Основными функциями менеджмента являются:

  • планирование (прогнозирование),
  • организация,
  • координация,
  • контроль,
  • мотивация.

Планирование

Планирование – основополагающая функция менеджмента, складывающая из ряда подфункций:

  • целеполагание и прогнозирование,
  • наделение полномочиями,
  • оценка ресурсов,
  • программа действий и бюджетирование,
  • установление критериев контроля.

Планирование (в узком смысле) является процессом по формированию системы мер, которые направлены на выполнение ряда целей. Планирование дает ответы на следующие вопросы: что необходимо сделать, какие ресурсы необходимы, за какой период времени, каким должен быть результат?

Планирование на микроуровне (в рамках определенного предприятия) включает комплекс краткосрочных программ и бизнес-планов, которые должны содержать плановые предполагаемые показатели и меры, необходимые для их выполнения.

Планирование на макроуровне является формой государственного регулирования объектов управления. Планирование позволяет ответить на следующие вопросы:

  • какие параметры имеет объект управления в настоящее время;
  • в каком направлении он должен изменяться;
  • что нужно сделать для достижения поставленной цели?

С конца 20-х гг. ХХ в. в России основным элементом управления было планирование. В то время разрабатывались системы народно-хозяйственных планов: на год, на пятилетку, комплексные и т.д.

В 90-е гг. ХХ в. стало развиваться планирование на различных уровнях: муниципальном, региональном, общегосударственном.

По периоду времени действия программы разделялись на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

Цикл планирования состоит из следующих звеньев:

  • определение сильных и слабых сторон развития;
  • анализ внешней среды;
  • использование имеющихся преимуществ;
  • определение целей,
  • разработка плана достижения целей;
  • корректировка целей и отклонений.

Организация

Организация – это управленческая деятельность, которая направлена на упорядочивание процесса управления в целом. Организация распределяет функции управленческих решений, обеспечивает целесообразное построение определенных органов управления, определяет компетенции их структурных подразделений.

Задачами организации являются:

  • утверждение определенных параметров, режимов работы подразделений организации, а также отношений между ними;
  • обеспечение деятельности предприятия ресурсами (материальными, финансовыми, человеческими, информационными);
  • формирование структуры организации с учетом размера, целей, персонала, технологии.

Основные этапы организации:

  • создание организационной структуры управления. На данном этапе организация делится на блоки в соответствии с ее стратегиями и целями, определяются функции и задачи всех подразделений,
  • установление зон ответственности и полномочий, связывающих высшее руководство и нижестоящие уровни управления, персонал организации, обеспечивающие возможность координации и распределения задач.

Принципы, которые нужно учитывать при выполнении функции организации:

  • неразрывная связь с целями предприятия, которые определяются в ходе планирования;
  • единство цели (каждое подразделение и сотрудники организации должны работать на одну общую цель);
  • поручение различных задач работникам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие подразделения или группы;
  • координация различных видов деятельности (члены группы должны знать, что они должны делать, в какие сроки и кто ими руководит).

Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/menedzhment/funktsii-menedzhmenta/

Планирование в менеджменте

Планирование в управлении организацией

В этой лекции речь пойдет о первой функции процесса управления, о функции планирования. Что собой представляет процесс управления (или цикл менеджмент), а также функции, которые он в себя включает, в общем, мы уже разобрали в этой лекции.

Этим же материалом мы начинаем цикл полноценных лекций по каждой функции в отдельности. Планирование как функция менеджмента может считаться основополагающей функцией. Дело здесь не в том, что она самая главная, она основная.

С этой функции начинается весь процесс управления.

Сущность функции планирования заключается в нахождении и закреплении основных ориентиров или направлений деятельности любой организации. Поэтому говорить о том, что планирование это создание планов очень узко и неточно.
Значение планирования для менеджмента можно представить в виде рисунка.

Процесс планирования будет включать в себя ряд процедур и действий:— сбор информации по ситуации или проблеме;— анализ информации;— нахождение направлений действий и формулировка целей, стратегий и планов;— создание структуры или иерархии планов;— внедрение разработанных планов;— отслеживание выполнения планов.Все это операции, которые могут выполняться в процессе планирования. Кроме того этот список можно и расширить, скажем дополнить написанием программ и проектов, которые будут находиться вне циклов планирования, но также похожи по процессу создания на разработку планов-целей.

Указанные элементы планирования как функции управления повторяют ряд этапов процесс принятия и разработки решений, но об этом речь пойдет в последующих лекциях.

Почему планирование является основой управления? Как уже сказано выше, с планирования мы начинаем управление. И дело здесь в том, что плановые показатели задают основу работы. По существу планы это ориентиры или указатели, они говорят нам, куда мы идет, к чему стремимся, и когда хотим этого достичь. Имея четкие целевые установки гораздо проще идти к намеченной цели. Собственно это и есть первооснова планирования для менеджмента.

Система планов организации

То, что создается в процессе планирования принято называть системой планов организации. Сама эта система очень разносторонняя, и включать в себя может кроме планов, также программы, проекты, стратегические направления развития, видение и тому подобные целевые ориентиры.

Какие же бывают планы? Укажем наиболее известные разновидности.

С точки зрения организационной деятельности обычно выделят:
план организации, всей сразу, характеризующий ее деятельность как единого механизма;
план подразделения, он говорит о том, чем будет заниматься само это подразделение;
план конкретного сотрудника, это наиболее мелкая форма плана, характеризующая будущую деятельность конкретного сотрудника на конкретной должности, обычно составляется самим сотрудником или его руководителем или совместно;
план дочерней компании – это, по сути, план подразделения, но более крупного, используется лишь тогда, когда организация имеет такую сложную структуру.
По срокам или временному горизонту выделяют планы:
дальнесрочные – самые большие планы по времени сегодня более 5 лет, для бизнеса большая редкость, в силу изменчивости внешнего окружения, о котором мы уже говорили в этой лекции;
долгосрочные – по срокам сегодня составляют 3-5 лет, самые длительные планы для коммерческих организаций;
среднесрочные – чаще всего срок таких планов 2-3 года, используются как самостоятельная форма редко;
краткосрочные – срок выполнения до одного года, самая распространенная форма планов;
оперативные – составляются на короткие сроки пол года, месяц, декаду или пятидневку, включают в себя детально прописанные действия и ресурсы.Основа таких планов заключается в том, что чем больше срок исполнения плана, тем меньше в нем конкретики и больше общих направлений. Краткосрочные же планы наоборот имеют четкое описания, что и как надо делать и сколько ресурсов для этого взять.

К этой же классификационной группе близки и планы с точки зрения текущих или перспективных процессов:

стратегические планы – нацелены на общие, как правило, долгосрочные цели организации;
тактические планы – развивают стратегические, разрабатываются на короткий срок;
бизнес-планы – разрабатываются под конкретные проекты и идеи или привлечение ресурсов;
прогнозы – имеют дальний горизонт планирования и говорят о возможностях больше недели о конкретных и четких направлениях действий.
Кроме того планы могут различаться в зависимости от содержания хозяйственной деятельности:— план производства— финансовый план— план маркетинга— план сбыта— план продаж— план по персоналу.

Данная группа планов в первую очередь связана с функциональной структурой организации, когда каждое подразделение имеет свой план действий, а организация соответствующее направление в данной функции.

Иерархия целей и планов организации

Процесс планирования завершается созданием различного рода документов, так сказать, продуктов планирования. Они имеют разные свойства и степень влияния на организацию.

Именно поэтому и принято говорить и иерархии планов, а так называемой последовательности и подчиненности планов.

Если сказать проще, то есть основополагающею цели и конкретные планы, в основе иерархии находятся общие цели, им подчиняются более конкретные планы.

Иерархию планов и целей представим схематически.

Как уже отмечалось, продукты планирования очень разнообразны, используются для разных направлений деятельности организации, как основных, так и вспомогательных.

Принципы планирования

При разработке планов, очень важно соблюдать некоторые правила и важнейшие принципы планирования. Правила примерно одинаковые для всех управленческих функций, это полный сбор информации по проблеме, ее детальный анализ и формулировка направлений действий. А вот принципы планирования будут специфичны именно для данной функции:
1.

Принцип ограничивающего фактора – очень важно понимать, что выполнить план можно только тогда, когда мы имеем на это ресурсы, поэтому, планирую, всегда надо четко помнить о наших возможностях которые ОГРАНИЧИВАЮТ наши действия.
2.

Принцип взятых обязательств – план это ОБЯЗАТЕЛЬСТВО, которые мы собираемся выполнить, и только для этого они создаются, а значит, мы должны идти к выполнению взятых обязательств в плане.
3.

Принцип гибкости – связан с изменениями, которые очень часто встречаются сегодня, поэтому план должен быть ГИБКИМ, чтобы приспособиться к изменению, в противном случае выполнять его будет незачем, условия могут сильно поменять картину.
4.

Принцип «навигационных изменений» — навигация связана с отслеживанием, планы устанавливаются на конкретный срок, и необходимо проводить СВЕРКУ, того что наметили с тем что достигли.
5. Принцип содействия достижению целей – каждый план разрабатывается в поддержку и для достижения ОСНОВНОЙ ЦЕЛИ организации.
6.

Принцип эффективности планов – план должен быть эффективным, не простой отпиской, а четко ПРОРАБОТАННЫМ ДОКУМЕНТОМ, один из самых сложных принципов.
7. Принцип первичности планирования – все управления начинается с разработки плана.
8.

Принцип плановых предположений – все планы как мелкие, так и глобальные должны быть СОГЛАСОВАНЫ, чем лучше их проработка, тем эффективнее достижение общих целей.
9. Принцип структуры, стратегии и политики – чем лучше согласованы стратегия и политика, тем четче и понятнее будет структура планов.
10. Принцип согласования во времени – каждый план имеет временной горизонт, выполнение этих горизонтов основа эффективности всего процесса управления.

Источник: https://ya-prepod.ru/planirovanie-v-menedzhmente.html

Оперативное планирование в организации: цели, принципы, сущность

Планирование в управлении организацией

Оперативное планирование в организации — это процесс разработки текущих планов, который является завершающим этапом стратегического планирования. Оперативное планирование детализирует общую программу развития и координирует деятельность подразделений, направленную на достижение поставленных целей.

Период, который охватывает оперативное планирование, может составлять месяц, декаду и даже одну производственную смену. На большинстве предприятий принято еженедельное планирование операционной деятельности, это наиболее оптимальный промежуток времени, за который не успевает накопиться критичный объём недочётов.

Планирование развития компании

Планирование — это важная функция руководящей деятельности, призванная задавать цели и определять методы их достижения. В экономике предприятия различают три разновидности планирования: стратегическое планирование, тактическое планирование и оперативное планирование. Рассмотрим кратко каждый из видов.

Стратегический план рассчитывается на срок от трёх до пяти-семи лет и очерчивает общую картину долгосрочных структурных и/или организационных изменений, которые должны повысить конкурентоспособность организации.

Построение стратегии включает в себя определение стратегических целей, формулирование миссии, всесторонний анализ условий, в которых компания осуществляет свою деятельность, а также прогнозирование изменений этих условий.

Исходя из полученных данных, руководство избирает ту или иную стратегию развития, а затем разрабатывает и контролирует мероприятия, направленные на её реализацию.

Оперативное планирование, в отличие от стратегического, представляет собой способ управления предприятием в данный отрезок времени, предусматривающий непрерывный контроль за протекающими бизнес-процессами.

Различие оперативного и стратегического планирования состоит не только в продолжительности охватываемого периода, но и в глубине проработки планов. Степень конкретизации плана связана с иерархической организацией системы планов: чем «выше» план, тем он менее детализирован. И, напротив, чем ближе план к исполняющим звеньям, тем больше в нём конкретики. Сравните:

  • стратегия: «выйти на рынок N-ской области в течение 1,5 лет»;
  • операционная задача: «найти 3 подходящих под магазины помещения и заключить договоры аренды до конца апреля текущего года».

ПерсоналПланированиеСистематизацияУправлениеФинансы

Таким образом, являясь завершающей фазой общего планирования, оперативное планирование одновременно выступает первым этапом оперативного управления.

Тактическое же планирование оперирует в первую очередь ресурсами организации, распределяя их оптимальным (в соответствии с поставленными стратегическими целями) образом.

Технология планирования деятельности

Производственный план выпуска и реализации продукции является платформой, на которой выстраиваются все остальные планы компании: кадровый, заработной платы, технического оснащения, вложений.

После завершения разработки отдельных частей общего плана производится их корреляция до тех пор, пока не будет достигнут баланс распределения материально-финансовых ресурсов и сроков исполнения.

Одновременно с этим необходимо определить источники финансирования системы экономических, производственных, организационных и иных мероприятий, направленной на реализацию поставленных задач.

Кроме того, нужно предусмотреть уровень предельно допустимых расходов по каждому запланированному процессу.

План должен содержать:

  • характеристику;
  • объёмы;
  • даты;
  • результаты каждого мероприятия;
  • желаемые показатели подразделений по каждому этапу работ.

Общая технология применяется в том или ином варианте при использовании любого метода планирования, в том числе оперативного.

  1. Экспериментальный метод проектирования стандартов, моделей бизнес-процессов, системы показателей основан на практическом изучении деятельности компании в тех или иных условиях с учётом опыта специалистов-плановиков.
  2. Отчётно-статистический метод подразумевает проектирование, основанное на данных документации, отражающей текущее состояние организации. Чаще всего применяется именно в оперативном планировании, поскольку позволяет оперативно вносить необходимые коррективы в текущую деятельность.
  3. Балансовый метод помогает установить равновесие между отдельными параграфами плана, а также между объектами и источниками финансирования.
  4. Экономически-материальный способ планирования основан на построении экономически-материальных моделей, отражающих влияние тех или иных прогнозируемых факторов на показатели роста. Данный метод позволяет разрабатывать сразу несколько вариантов плана с последующим выбором оптимального пути развития.
  5. Программно-целевой метод представляет планы в виде программы: комплекса увязанных между собой задач и мероприятий, направленных на достижение поставленной цели в заданные сроки.

Принципы оперативного планирования

Виды планирования классифицируются по разным параметрам: по срокам исполнения, по назначению (коммерческие, инвестиционные, социальные), по объектам (деятельность, продукты). Однако все виды проектирования планов должны подчиняться установленным принципам:

  • гибкость — любой план должен обладать запасом прочности, резервом, позволяющим руководству предприятия маневрировать, не отклоняясь от генерального курса, при неблагоприятном изменении обстоятельств;
  • непрерывность — планирование как деятельность должно быть цикличным: анализ, разработка, реализация, контроль, корректировка, составление нового плана с учётом предыдущих результатов;
  • холизм — объединение принципов координации (ни одна часть плана не должна формулироваться в отрыве от целой системы) и интеграции (оперативный план каждого подразделения является частью плана вышестоящего уровня, благодаря чему достигается слаженная работа всех участников системы);
  • точность — все планы должны быть конкретизированы настолько, насколько это необходимо для понимания конечной цели и путей её достижения.

Ещё один немаловажный принцип планирования, который обеспечивает создание системы планов организации, называется «принцип комплексности».

Любой план компании можно охарактеризовать как оборонительный или наступательный.

Наступательную тактику могут позволить себе крупные компании, обладающие достаточными ресурсами, а предприниматели среднего и малого звена обычно используют оборонительные методики, имеющие целью удержать существующие позиции на рынке.

Разновидностью оборонительной тактики является ликвидационный план, который позволяет избавиться от убыточных, малорентабельных дивизионов или направлений деятельности.

Выбрав стиль тактического планирования, руководство выстраивает систему экономических планов согласно сформулированной задаче: от стратегического уровня до планов операционной деятельности.

Говоря о комплексном подходе, можно ответить на вопрос о том, является ли бизнес-план частью оперативного планирования.

Бизнес-план, как и финансовый, маркетинговый, закупочный планы, является частью оперативно-производственного планирования, поскольку оперативные планы учитывают экономическое состояние организации, стратегию звена, взаимодействие с другими подразделениями.

Мы привыкли считать, что бизнес-план отражает стратегические задачи предприятия, но если мы вспомним, что любой план может разрабатываться на уровне нижних иерархических единиц, то поймём, что никакого противоречия в данном утверждении нет.

Сущность оперативного планирования: задачи, методы, классификация

Неприязнь к многочисленным недостаткам плановой экономики привела к тому, что после перехода к свободной рыночной системе экономисты тщательно избавлялись не только от понятия «план», а даже от самого слова в профессиональном лексиконе. Однако в наше время преимущества плановой деятельности, вернувшейся в качественно новой концепции, становятся всё более очевидными.

Оперативное планирование представляет собой осуществление операционной деятельности в течение короткого времени, поскольку его задача — обеспечить бесперебойное функционирование производственных подразделений.

При этом следует помнить, что оперативное и текущее планирование — это разные вещи. Текущие планы подразумевают разработку планов на относительно краткосрочный период (до года) для всего звена в целом. А оперативное планирование «занимается» такими понятиями, как:

  • степень загрузки оборудования;
  • график продвижения продукции по технологической цепочке от закладки сырья до упаковки;
  • расстановка персонала;
  • время производственных циклов.

Чтобы точнее понимать разницу между этими двумя видами планирования, необходимо понимать, что «срок жизни» оперативного плана привязан к продолжительности производственного цикла: оперативный план обычно рассчитан на сутки или смену, однако если поставленная задача требует пяти-семи десяти дней на реализацию, то план будет иметь соответствующие временные рамки.

В зависимости от сферы использования, различают две системы планирования:

  • межцеховое, которое опирается на горизонтальные связи между звеньями и координирует работу, скажем, цеха, службы доставки и точки сбыта;
  • внутрицеховое, задача которого — обеспечить слаженную работу участков, линий, отдельных узлов.

Цели оперативного планирования

Среди основных целей применения оперативных планов можно назвать:

  • распределение работ по срокам и производственным звеньям, доведение детализированного плана до непосредственных исполнителей обеспечивается календарным видом планирования;
  • постоянный контроль процесса реализации текущего плана и ликвидация отклонений от запланированных показателей как ещё одна цель достигается посредством такого вида планирования, как диспетчирование производства;
  • обеспечение производства материальными, сырьевыми, трудовыми ресурсами;
  • контроль расходования ресурсов, принятие мер по соблюдению заложенных норм затрат.

цель оперативного планирования — нормальное функционирование производственных систем, которое достигается за счёт выполнения нескольких функций:

  • расчёты загрузки оборудования и площадей;
  • разработка мер по устранению отклонения от заданного уровня показателей;
  • разработка календарно-плановых нормативов производства.

Календарно-плановые нормативы

Этим термином принято называть совокупность экономических показателей, которые регулируют соотношение, объёмы, движение выпускаемых единиц продукта.

Набор нормативов определяется характером производственных циклов, организационной структурой компании и другими факторами. Для расчётов используются статистический, аналитический методы или метод моделирования, а также их комбинации.

От качества разработки и соблюдения нормативов оперативного планирования зависят точная цикличность работ, обоснованность расчётов показателей, объём затрат на производственные нужды, количество задействованных оборотных средств, процент незаконченных технологических процессов к концу заданного периода.

Итак, мы рассмотрели, в чём заключается сущность оперативного планирования, а теперь обратим внимание на такой важный для собственника бизнеса аспект, как систематизация планирования.

Не владея инструментами систематизации, владелец рискует увязнуть в операционной деятельности, решая текущие вопросы, вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами развития компании.

Ежедневная нагрузка приводит предпринимателей к моральному истощению, как это случилось с Евгением Ермаковым, который едва не продал бизнес с миллиардным оборотом просто потому, что устал тащить его на себе.

Автоматизация оперативного планирования

Компания может какое-то время протянуть без стратегического, долговременного или даже финансового плана, однако каждый сотрудник, приходя на своё рабочее место, должен иметь план работ на смену.

Автоматизация оперативного планирования подразумевает использование IT-технологий, которые при правильном использовании способны не только упорядочить бизнес-процессы, но и сформировать возможности для внедрения принципиально новых стратегий.

При автоматизировании компании следует ориентироваться на реальные бизнес-процессы, которые способны приносить выгоду, то есть использовать не номинальный, а процессный подход:

  • облачные технологии позволяют экономить средства, избавляя организацию от содержания, обслуживания и ремонта собственных серверов;
  • инструменты real-time позволяют обрабатывать поступающие данные в режиме реального времени и мгновенно формировать новый план с учётом изменения обстоятельств;
  • автоматизация маркетингового планирования помогает точно определить состав целевой аудитории, чётко рассчитать бюджет на маркетинговую деятельность, сформулировать привлекательные рыночные предложения.

Поскольку для выполнения тех или иных функций планирования требуются различные программные продукты и оборудование, перед внедрением IT-комплексов следует разделить бизнес-процессы по ключевым признакам и составить детальное описание каждой группы, чтобы избежать ненужных расходов.

Заключение

Итак, мы убедились, что отсутствие у предприятия чёткой системы нормативов оперативного планирования чревато возникновением неизбежных проблем с развитием.

Без планирования работы «на местах» компания даже при самом мудром и проницательном руководстве не сможет реализовать стратегические задачи, а значит, будет не в состоянии сохранять конкурентоспособность в динамичных, агрессивных по отношению к организации внешних рыночных условиях.

Источник: https://bbooster.online/stati/operativnoe-planirovanie.html

Как организовать процесс планирования в компании?

Планирование в управлении организацией

Планирование — ключевой процесс,  который помогает преобразовать цели в реальные результаты. Правильный бизнес начинается с постановки целей и планирования. В тех компаниях, где работа организована по плану, ключевые показатели выше, а сотрудники эффективнее.     

Планирование является базовой функцией менеджмента наряду с организацией, мотивацией и контролем. Грамотный управленец действует так: сначала ставит цели, затем разрабатывает план для их достижения, организует процессы, воодушевляет персонал и контролирует исполнение. Если убрать из схемы хотя бы один пункт, то она не будет работать.       

Процесс планирования включает 4 элемента:

  1. Анализ — оценка внешних и внутренних факторов, ресурсов, рисков и возможностей. 
  2. Разработка — определение целей, промежуточных этапов, действий и мероприятий.
  3. Распределение — распределение ресурсов, времени, людей и задач.
  4. Фиксация — перевод содержания плана в документ.

* Планирование иногда путают с прогнозированием. Это неверно, поскольку прогнозирование сосредоточено на поиске возможных путей развития и альтернатив. А планирование – это генерация реальных управленческих решений, обязательных к исполнению. Прогнозирование можно рассматривать как подготовительный этап перед разработкой планов.

Необходимость в планировании возникает всегда, когда появляется цель.

Для чего нужно планирование в компании? 

Планирование — это разработка мероприятий для достижения стратегической цели компании. Суть процесса в том, чтобы оптимально распределить временные, материальные и организационные ресурсы для скорейшего получения желаемого результата. Планирование всегда ориентировано на практику.

Функции планирования заключаются в следующем:      

  • Собрать ресурсы и энергию для реализации общих целей и задач компании.
  • Оптимизировать силы, чтобы прийти к цели кратчайшим путём.
  • Упорядочивать деятельность всех структур компании.
  • Координировать руководителей, сотрудников и партнёров в соответствии с общей концепцией действий.
  • Контролировать эффективность работы.
  • Документировать деятельность руководителей и сотрудников: наличие плана позволяет фиксировать и анализировать действия персонала.

Принципы и правила планирования

Планирование — универсальный процесс: он строится на основе стандартных принципов. Неважно, какая у вас компания – огромная или совсем маленькая, при разработке планов вам придётся учесть следующие базовые принципы планирования:

  • Принцип системности. Планирование всегда имеет системный характер. Это значит, что планы охватывают все направления деятельности компании и её структурных подразделений.
  • Принцип непрерывности. Состоит в том, что планы должны разрабатываться непрерывно на каждый период времени. Когда один план заканчивается, следующий уже готов.
  • Принцип иерархии. Это принцип, определяющий распределение элементов по уровням. Текущие планы должны быть частью достижения стратегических планов.
  • Принцип конкретности и детализации. План – это всегда чёткий алгоритм действий, который описан точно и конкретно. Двоякие трактовки, размытые и неполные формулировки в планах компании недопустимы.
  • Принцип участия. Каждый сотрудник организации – участник плановой деятельности, независимо от позиции, которую он занимает. Желательно, чтобы работники принимали участие не только в реализации задач, но и в их постановке.
  • Принцип гибкости. Планы не статичны. Если изменились какие-то условия внутри компании или во внешней среде, значит, следует скорректировать ранее составленный план. Документ всегда должен соответствовать реальной ситуации.
  • Принцип фиксации. Заключается в том, что все планы фиксируются в официальных документах компании. План не может существовать только в мыслях или на обрывках листов.

Это основные принципы планирования, которые нужно учитывать всегда. 

Суть планирования в том, чтобы находить оптимальные варианты для решения задач, стоящих перед компанией. То, каким образом это будет делаться, определяет метод планирования.

Ниже приведены методы, которые чаще всего применяют на практике:

  • Бюджетный метод. Состоит в том, чтобы планировать работу компании на основе учёта и распределения денежных средств. Руководители составляют сметы доходов и расходов в соответствии с целями компании. Приоритетные задачи получают больший объём финансирования.
  • Балансовый метод. Заключается в составлении и ведении двух типов планов: в одном учитываются ресурсы, которыми располагает организация, в другом они распределяются в течение планового периода. Если ресурсов недостаточно, то они изыскиваются из дополнительных источников. В балансовом методе вместо бюджетов составляются балансы.
  • Нормативный метод. Состоит в установлении норм для каждого направления работы. Для сотрудников определяются нормы выработки, которые они должны достичь. Для производства устанавливаются нормы расхода сырья. Для отделов – нормы численности и т.д. Нормативный метод может использоваться самостоятельно или в сочетании с балансовым.
  • Метод составления дерева целей. Относится к графическим методам планирования. Суть его в том, чтобы составить графическую многоуровневую модель целей, подцелей и задач компании. Каждый новый уровень – это конкретная задача для отдела или сотрудника со сроком выполнения и описанием необходимых ресурсов. Планы на основе дерева целей всегда наглядны и понятны.

Вы можете использовать один из перечисленных методов или сразу все вместе.

Виды планирования

В любой компании существует несколько видов планов. Каждый из них решает конкретную управленческую задачу. Чтобы понять, какие планы нужны вашей организации, узнайте о видах планирования.

Виды планирования и их классификация:

  1. По сроку планирования:

    1. Долгосрочные (перспективные). Составляются на пять и более лет. Реализуют стратегические цели организации.
    2. Среднесрочные. Разрабатываются на основе долгосрочных планов на период от одного года до пяти лет. В небольших компаниях среднесрочное планирование совмещается с оперативным.
    3. Оперативные (текущие). Составляются на полугодие, квартал, месяц или неделю. Включают оперативные задачи.
  2. По уровню реализации управленческих решений:

    1. Стратегические. Определяют стратегические цели организации, её основные направления развития. В их основе лежат Миссия и Видение компании.
    2. Тактические. Реализуют тактические цели предприятия. Ставят задачи перед структурными подразделениями, филиалами отделами, ключевыми сотрудниками.
    3. Оперативные. Определяют задачи для линейного персонала и рядовых сотрудников, формируют ежедневную деятельность компании.
  3. По обязательности выполнения плановых заданий:

    1. Директивные. Они обязательные для исполнения. Имеют адресный характер, отличаются подробностью и детализацией.
    2. Индикативные. Носят рекомендательный характер. Используются в основном макроэкономике.
  4. По сферам планирования выделяют планы:

    1. По сбыту продукции. Устанавливают, как, кому, в каких объёмах и каким образом продавать продукцию, оказывать услуги. 
    2. По производству. Показывают, как должно развиваться производство, какую продукцию производить и в каких объёмах.
    3. По трудовым ресурсам. Определяют количественное и качественное развитие персонала компании.
    4. По материальным ресурсам. Устанавливают задачи по получению и распределению сырья, оборудования и прочих средств производства.   
    5. По финансам. Определяют задачи в финансовой сфере, включая достижение определённых показателей выручки, прибыли, оборота и т.д.  

Как проходит процесс планирования

Процесс планирования, как и его принципы, универсален. Разработка любого плана включает следующие этапы:

  1. Определение целей верхнего уровня. Это такие цели, которые определяют стратегическое развитие объекта. Пример стратегической цели – увеличить чистую прибыль в два раза, стать лидером на рынке/в компании, получить статус эксперта в какой-либо области.

  2. Целеполагание. Трудоёмкий и длительный этап, но без некого никак. Заключается в том, чтобы определить цели и подцели, которые позволят достичь цели первого порядка.

  3. Установление числовых показателей для целей и задач. Носит прогнозный характер, но опирается на реальные возможности. На этом этапе задаются основные параметры, которых предстоит достичь.

  4. Поиск оптимальных методов и путей для достижения поставленных целей. Творческий и энергозатратный этап. Здесь разрабатываются техники, технологии, мероприятия, конкретные действия, которые в совокупности способны достичь необходимого результата.

  5. Поиск ресурсов. На этом этапе аккумулируются все возможные ресурсы компании – финансовые, материальные, трудовые, организационные, временные.

  6. Распределение времени. Когда сбор и анализ данных завершён, необходимо установить сроки реализации выработанных мероприятий. Для удобства временной график разделяется на этапы, которые объединяет родственные по содержанию и порядку группы действий.

  7. Фиксация основных этапов плана с указанием сроков и ответственных. Итоговый план должен быть понятным и наглядным. Составляется в формате таблицы, заносится в планировщик. В некоторых компаниях к плану дополнительно создаётся его графическая версия.

  8. Реализация, контроль и корректировка плана. Планирование в обязательном порядке включает этап контроля и корректировки.

Настоящая схема актуальна для создания всех видов планов, включая тактические и оперативные.

Как организовать процесс планирования

Планирование в компании – это функция руководителя. Но вовлечены в него должны быть все сотрудники: кто-то на этапе создания планов, кто-то на этапе реализации и корректировки.

Организовать планирование в компании можно следующим образом:

  • Определить ответственных за создание планов в каждом отделе.
  • Установить сроки утверждения годовых, полугодовых, квартальных и месячных планов.
  • Создать систему ознакомления с планами каждого причастного сотрудника. Возможные способы – рассылка по электронной почте, размещение планов на доске объявлений, занесение планов в платформу WorkTek, для организации процесса контроля.  
  • Установить сроки подведения промежуточных и общих итогов.
Помните, что запустить цепочку вы сможете только в том случае, если в вашей компании существует генеральный план развития, поскольку все остальные документы составляются на его основе. 

Полезные советы по продуктивному планированию

Мы подготовили несколько полезных советов для тех, кто занимается планированием в организации:

  • При разработке плана сосредоточьте внимание на главном. Не зацикливайтесь на деталях. Спускайтесь от сложных задач к простым.
  • Не стремитесь включить все задачи в один план. Разделите единый документ на несколько планов, распределив их по направлениям работы или по срочности.  
  • Не форсируйте сроки. Реально оценивайте время, которое потребуется на достижение цели. Если не знаете точно, сколько уйдёт на её реализацию, сделайте контрольный замер.
  • Своевременно вносите изменения в план. Этот документ – не устав вашей организации, не бойтесь его менять. План – рабочий «живой» документ, который должен отражать актуальные задачи. Если условия поменялись, то и план должен быть скорректирован.
  • Ставьте во главу угла не ресурсы, а цели. Когда есть чёткая конкретная и значимая цель, всегда найдутся ресурсы для её достижения.
  • Контролируйте промежуточные результаты работы. Опасная ошибка – подводить итоги только, когда реализация плана завершилась. Вы увидите общую картину, но многие пункты плана могут быть не реализованы в силу разных обстоятельств. Промежуточный контроль позволит менять ситуацию на этапе выполнения.
  • Держите план перед глазами. Хорошо, если в компании внедрено ежедневное планирование, когда задачи руководителю и сотрудникам выставляются на день. Идеально, если этот процесс автоматизирован.
  • Визуализируйте планы. Наглядность – один из факторов, который помогает успешной выполнять задачи. Хорошие примеры визуализации – дерево целей, календарь мероприятий и т.д.

Планирование часто воспринимается как рутинный процесс. Причины – формальное отношение и оторванность от реальной работы.

В реальности планирование – это основа управленческой деятельности. Руководитель ставит цели и в плане показывает, как они должны быть реализованы.

Для сотрудников план – чёткое руководство к действиям. Они смотрят в план и понимают, что нужно делать. Без планирования работа компании погружается в хаос.

Источник: https://WorkTek.ru/blog/30374-Kak-organizovat-process-planirovaniya-v-kompanii-

Управленческий цикл — функции, этапы и стадии, основные элементы

Планирование в управлении организацией

Управление любой структурой состоит из определенного порядка действий – руководитель ставит цели, принимает решения, делегирует полномочия и т. д. В менеджменте процесс управления разбивается по определенным признакам на группы действий, которые называют функциями управления. Повторение этих функций в заданном порядке формирует управленческий цикл.

Что понимают под циклом управления

Управленческий цикл – это модель, которая описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата.

Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности.

Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль.

В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.

Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.

При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий).

Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.

Из каких этапов состоит 

Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:

  1. Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
  2. Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
  3. Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
  4. Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
  5. Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
  6. Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
  7. Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
  8. Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.

Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления. 

Общие функции управления компанией 

Все функции управления компанией можно разделить на две категории – общие и специальные. Первая группа присутствует в управленческом цикле каждой компании, а вторая состоит из специфических функций и зависит от сферы деятельности предприятия.

Управление компанией – это цикл из поочередной работы общих функций (планирования, организации, мотивации, контроля).

Каждая функция выполняет свою роль в организации управления, и отсутствие хотя бы одного звена цепи, или ошибки при его реализации, могут привести к прерыванию общего цикла.

Есть еще функция координации, которая необходима для успешной работы любого из этапов. Функции не имеют четких границ, они могут частично пересекаться.

Планирование 

Эта функция помогает компании выставить цели, а также определить порядок действий и нужные средства, чтобы их достигнуть. Планирование – это курс, который компания принимает для движения к поставленной цели. Есть философское высказывание – если не выбрал берег, к которому плывешь, то и попутного ветра тебе не видать.

В зависимости от уровней, выделяют несколько направлений планирования:

  1. Стратегическое. Общая стратегия включает правила, которые используются компанией для достижения как глобальных, так и более мелких целей. Планирование на этом уровне определяет поведение компании в своем рыночном сегменте. Практически это может быть решение о диверсификации компании, внедрении нового ассортимента и инноваций.
  2. Тактическое. Определение промежуточных целей и разработка планов по их достижению.
  3. Оперативное. Разработка повседневных тактических задач для каждого менеджера.

Эти три направления планирования входят в общие планы компании.

Основные задачи, которые решаются в период планирования, направлены на поиск альтернатив и доказательств оптимальности сделанного выбора.

Организация 

Благодаря этой функции формируется структура компании, организовывается деятельность сотрудников, определяется роль каждого сотрудника в системе.

Подбираются ресурсы, которые создают базу для жизнедеятельности предприятия (оборудование, персонал, конкретные задания). Распределяются задания между отделами/сотрудниками и устанавливаются связи для их взаимодействия.

цель организации – внедрение разработанных планов в бизнес-процессы. 

Мотивация

Мотивация служит в качестве стимула для сотрудников, приближает их к выполнению планов и содействует движению к поставленной цели. Применяются различные виды стимулов, в том числе материальные, моральные и социальные. Выбор вида мотивации зависит от конкретной ситуации. 

Контроль

Это вид деятельности руководителя, который состоит из проверки и сравнения бизнес-процессов по типу план/факт. Для осуществления контроля используется наблюдение, проверка, учет и анализ всех направлений деятельности. Контроль бывает трех видов:

  • предварительный. Выполняется своего рода сверка – правильно ли сотрудники поняли задачу;
  • текущий. В процессе выполнения работ по задаче делают контрольные срезы;
  • итоговый. Проверяются все разделы сделанного задания. Может выполняться перед отправкой отчетов.

На всех этапах цикла управления нужно выполнять корректирующие действия, которые могут потребовать подробного анализа причин отклонения от поставленной задачи. После коррекции часто следует перенаправление деятельности на один из предыдущих этапов.

Специальные функции 

Специальные функции управления показывают специфику бизнеса. К ним относят такие направления как маркетинг; управление производством, инновационной деятельностью, научными исследованиями, закупками, финансами, строительством, сбытом и т. д.

Рассмотрим специальные функции в сфере торговли:

  • торгово-оперативные. Они сконцентрированы в аппарате управления компании и включают организацию движения товара, управление остатками, формирование спроса;
  • регуляторные. Заключаются в планировании основных бизнес-показателей (продаж, прибыли), обучении персонала и анализе результатов работы компании;
  • вспомогательные. Обеспечивают необходимые ресурсы для работы всех подразделений (транспортные, оснащение торговых точек, хозтовары и т. д.);
  • маркетинг. Предусматривает изучение спроса и потребностей покупателей, расчет допустимых пределов цен на товары, рентабельности, чистой прибыли и издержек. Занимается поиском наиболее эффективных каналов сбыта;
  • инновации. В торговле эта функция направлена на повышение качества оборудования, оптимизацию складов и торговых точек, улучшение условий труда сотрудников. 

Распространенные ошибки в цикле управления (примеры)

На практике управленческий цикл может нарушаться, что негативно отражается на общей деятельности компании. Рассмотрим, какие ошибки в управлении допускают компании и как это влияет на результат.

  1. Локальное планирование – составление планов для отдельных направлений/отделов и отсутствие глобальных планов. Например, в планировании продаж учитывается только себестоимость продукта без затрат на обслуживание, продвижение, документооборот. Результат – несоответствие планируемой и фактической прибыли.
  2. Устаревшая оргструктура компании не соответствует настоящим запросам бизнеса. Для замены структуры нужны время и средства, плюс даже после внесения изменений проявляется инерция старых процессов.
  3. Отсутствие планов дезориентирует персонал, потеря целей приводит к полному застою в компании;
  4. Недостаток контроля приводит к срыву планов, падению дисциплины, перерасходу средств и др.;
  5. Выборочный неполный анализ не показывает реальную картину и не дает адекватную оценку полученных результатов, а тем более перспектив.

Рассмотрим пример из практики. Отсутствие комплексного плана в успешной оптовой компании привело к лишним затратам при возникновении, казалось бы, положительной ситуации.

Коммерческий директор обещал перевыполнить план продаж на 20 % и сдержал обещание. Только при этом не учли ограниченность складских ресурсов.

Проблема была решена, но за счет завышенных финансовых затрат и дополнительных моральных издержек.

https://www.youtube.com/watch?v=iR-VlqpnJpI

Если правильно следовать всем этапам и функциям цикла управления, вы всегда получите запланированный результат с наименьшими затратами.

Источник: https://blog.oy-li.ru/upravlencheskij-tsikl-osnova-menedzhmenta-kompanii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.