Первичные документы и регистры

Содержание

Первичная документация в бухгалтерии

Первичные документы и регистры

Деловые Партнёры

Первичная документация в бухгалтерии: классификация, требования к оформлению

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое первичная документация в бухгалтерии
  • Что относится к первичной документации в бухгалтерии
  • Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии
  • Что должно быть в первичной документации в бухгалтерии
  • Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению
  • Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии
  • Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Бухгалтерский учет – это специально разработанная система, которая позволяет собирать, фиксировать и обобщать данные о финансово-экономической деятельности предприятия или организации, представленные в денежном выражении, а также изменять их, постоянно отражая в документах текущие хозяйственные операции. Сегодня мы рассмотрим понятие «первичная документация в бухгалтерии».

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Как известно, поводом для составления первичных документов являются события, происходящие в хозяйствующем субъекте. Впрочем, не каждый эпизод следует оформлять документально.

Например, в одном из помещений передвинули громоздкий ксерокс с одного места на другое. Произошло конкретное событие. Однако проводить его по документам бухгалтерии не нужно. Какие же критерии нужно учесть, чтобы определить события для заполнения «первички»? Попробуем поразмышлять исходя из наших знаний.

Чтобы ответить на вопрос, давайте вспомним о существовании двух видов обобщенной информации любого предприятия. Иначе говоря, в каком порядке группируются все данные по бухучету. Даем подсказку: это актив и пассив. Теперь о каждом: актив подразумевает имущество организации, пассив – его долги и обязательства по договорам.

Вспомним о ксероксе.

К какой части баланса он относится: к активам или пассивам? То есть чем он является – имуществом или долгом (обязательством)? Очевидно, что копировальный аппарат является собственностью (имуществом) хозяйствующего субъекта, и перестановка никак не изменила его статус. Ведь после этого цена прибора сохранилась, да и количество осталось прежним. Зачем же в этом случае первичный документ?

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль.

По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию.

Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

  • Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
  • Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
  • Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
  • Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
  • Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

  • Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
  • Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

  • платежное поручение;
  • акт взаимозачета;
  • авансовый отчет;
  • бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Сфера назначенияСписок документов
Расчеты и платежиПлатежное поручение, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение
Табельный учет отработанного времени, расчет зарплаты персоналаТабель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а), лицевой счет работника (ф. Т-54), записка-расчёт при увольнении (ф. Т-61), записка-расчёт о предоставлении отпуска (ф. Т-60), справка о средней зарплате за три месяца, акт приемки работ.
Расчеты с применением контрольно-кассовой техники (ККТ)Акт о проверке наличных средств кассы (КМ-9), журнал учета вызовов технических специалистов (КМ-8), журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний ККМ (КМ-5), акт о возврате денежных средств покупателю по неиспользованному чеку (КМ-3),акт о переводе показаний счетчиков ККТ на нули (КМ-1), акт о снятии показаний денежных счетчиков ККМ перед отправкой в ремонт и при возвращении в организацию (КМ-2).
Ремонтно-строительные работыОбщий журнал работ (КС-6), акт о приемке выполненных работ (КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), журнал учета выполненных работ (КС-6а), акт о разборке временных сооружений (КС-9), акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (КС-8), акт об оценке подлежащих сносу зданий (КС-10), акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (КС-18).
Торговые операцииАкт о приемке товаров, акт о списании товаров, журнал учета ТМЦ (МХ-2), книга учета выполненных работ (КС-6а), счет-фактура, расходно-приходная накладная – все, что относится к первичной документации бухгалтерии по проведению торговых операций, отражено в постановлении Госкомстата № 132 от 1998 года.
Автомобильный транспортПутевые листы для автотранспорта различных видов (легкового, грузового, специального, пассажирского), журнал учета путевых листов, товарно-транспортная накладная (ТТН).
Основные средства и нематериальные активыАкты о приеме-передаче разных объектов (ОС или зданий), об их списании, о выявленных дефектах оборудования (ОС-16), карточка учета НМА (ф.НМА-1).
Товарно-материальные ценности и продукцияКнига учета ТМЦ, акты приема-передачи (МХ-1) или уценки ТМЦ (МХ-15), отчет экспедитора (МХ-21) – полный список бланков бухгалтерской отчетности утвержден Постановлением Госкомстата № 66 от 1999 года.
Инвентаризация 2019Инвентаризационные описи: ТМЦ (ф. ИНВ-3), НМА (ф. ИНВ-1а), основных средств (ИНВ-1); акт о контрольной проверке проведения инвентаризации (ф. ИНВ-24) – все необходимые бланки перечислены в Постановлении № 88 Госкомстата России, утвержденного в 1998 году.

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

  • Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
  • Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
  • Счет-фактура

Источник: https://kbdp.ru/news/pervichnaya-dokumentatsiya-v-bukhgalterii/

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Первичные документы и регистры

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Первичные документы и регистры
Категория: Бухгалтерский учет

Изначальная бухгалтерская документация крайне важна не только в вопросах, которые напрямую касаются процедуры учета, но связаны со всем процессом налогообложения, в частности с процессом распределения налоговых обязательств.

 Jat306/shutterstock

Первичными являются те документы, которые подтверждают и фиксируют конкретный перечень хозяйственных мероприятий. Причём эти мероприятия уже должны быть завершены. Оставить какую бы то ни было новую заметку в тексте счетоводного учета и, затем, дополнить ею в регистр возможно лишь при наличии набора документов первичного учета.

Данный комплект деловых бумаг принято считать неотъемлемой долей всей системы управления предприятием.

Исходя из ранее сказанного, легко заключить, что первоначальный комплект документации счетоводного учета являет собою документальное доказательство произведённых сделок, непосредственно касающихся процесса материального взаимодействия данного субъекта с иными субъектами, принесшими ему определённый экономический результат.

Перечень первичного комплекта документации счетоводного учета

В основной своей массе, первоначальный перечень справок, на которых возлагается основополагающая значимость, остается неизменённым. Это объясняется тем, что ратифицируется данный перечень на высшем законодательном уровне.

 u3d/shutterstock

На настоящий период к перечню первичных деловых бумаг принято относить следующий набор документов:

  • Договора. В них рассматриваются чётко оговоренные обстоятельства совершения сделки, ответственность каждой из сторон и иные вопросы, сопряжённые с материальными активами. В целом, здесь рассматриваются все возможные обстоятельства, которые каковым либо образом могут иметь отношение к конкретно взятой сделке.
  • Счета. С помощью документов данной категории потребитель доказывает своё желание заплатить за товары или предоставленное ему обслуживание. Помимо этого, в тексте счетов могут быть перечислены вспомогательные обстоятельства совершения операции и прописаны точно отмеченные цены, которые торговец установил на свои услуги либо товары. Если по каким-либо обоснованным причинам покупатель не будет удовлетворён качеством проданного ему товара либо услуги, на основании данных, содержащихся в тексте счета, он может воспользоваться своим правом и требовать возврата затраченных им средств.
  • Накладная на товары. В тексте данной деловой документации перечисляется полный перечень всех товаров, которые намечено передать от торговца клиенту по окончанию операции. Накладная может составляться в нескольких разновидностях в зависимости от того, сколько людей будет принимать участие в сделке.
  • Акт приема и передачи. Он заключается по результатам окончания предоставления услуги в качестве письменного уведомления о том, что итог произведённого обслуживания находится в абсолютном согласии с ранее оговоренными критериями и был одобрен покупателем либо другой принимающей услугу стороной.
  • Ведомости по расчётам. В этом виде документации рассматриваются все вопросы, касающиеся процедуры оплаты работы нанятых работников. Таким образом, в ведомостях должны быть отображены все сведения, связанные с уплатой премиальных поощрений и других частей материального стимулирования работников.
  • Акты приемки и передачи. Этот тип документации отображает процесс проведения различных мероприятий, касающихся процесса ввода либо или вывода наиважнейших материальных активов.
  • Кассовые деловые бумаги, среди которых пребывают: растрачиваемые и прибыльные кассовые бумаги и сама кассовая книжка. В данном виде документации отражаются данные, касающиеся всевозможных экономических процедур, проведенных с целью реализации продукции либо других сделок.

Требование к первичной документации

Закон, имеющий название «О производстве счетоводного учета» предъявляет к выше упомянутым документам следующие требования:

  1. наличие 7-ми граф неотъемлемых реквизитов;

  2. составление документа: во время совершения прецедента хозяйственного процесса или тот час же после его окончания. Деловая бумага оформляется на бумаге нужного формата либо в электронном формате, однако в этой ситуации акт необходимо засвидетельствовать индивидуальной электронной подписью;

  3. в согласии с конфигурацией, установленной управляющим лицом данного финансового субъекта или в согласии с конфигурацией, закреплённой национальным законодательством;

  4. правильное введение корректировок, если в таковых будет нужда;

  5. приложение копий абсолютно всех элементов основной учетной документации в общее дело счетоводного учета, в случае если оригиналы были под изъятием в согласии с действующим ныне в России законодательством;

  6. хранение всей основной документации должно продолжаться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания ещё одного отчетного года.

Регистры бухучета

 ESB Professional/shutterstock

Регистром принято называть акт, составленный на бумажном либо на электронном носителе. В нём должны быть отображены и сохранены все сведения с основной учетной документации. В согласии с законодательным актом «О проведении счетоводного учета» национальные органы имеют право устанавливать отчётливо обозначенные требования, как к методу регистрации, так и к типу оформления регистров.

При заключении любой операции должна оформляться изначальная документация. После того, как изначальная документация будет целиком оформлена, все находящиеся в ней данные должны быть скопированы в соответственный сделке переписной регистр. Таким образом, переписной регистр представляет собою носитель, в коем отображается главные сведения по проведённой сделке.

Исходя из основ заполнения регистра, этот тип документации можно подразделить на 3 основные категории:

  • Хронологические. В них все произведённые процедуры должны перечисляться в историческом порядке, в абсолютном согласии с их временными рамками.
  • Систематизированные. В них все процедуры должны отображаться в виде чётких финансовых характеристик. Данное объясняется тем, что регистры данной группы отображают финансовый итог произведённых сделок.
  • Комбинированные, которые объединяют в себе основные особенности 2-х вышеупомянутых регистров.

Условия оформления регистров

  1. обязательны 7 граф реквизитов;

  2. соответствие с конфигурацией, подтверждённой руководителем финансового субъекта;

  3. корректировки могут записываться только теми личностями, кто отвечает за этот регистр и оформлены в гармонии с нормами действующего ныне законодательства.

  4. если регистры находятся в изъятии в согласии нормами действующего законодательства России, то в составе документации бухучета обязаны находиться их копии;

  5. хранение всей этой документации должно производиться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания отчетного этапа.

Кроме этого, все регистрационные операции, включая, сам бухучёт обязаны делаться вовремя. Счетоводный учет выполняется при помощи удвоенной записи в тексте счетов если иные принципы не были введены местной властью.

Двойная запись – представляет собою отображение любой из отдельно взятых хозяйственных процедур одновременно по 2-м счетам – согласно сведениям, находящимся в тексте дебета одного и согласно сведениям, находящимся в тексте кредита второго.

Дебет обозначает сумму, вследствие которой материальное обеспечение компании возрастает, кредит же демонстрирует снижение материального обеспечения. Бухгалтерский расчёт являет собою таблицу из 2-х столбиков (кредит и дебет).

В тексте этого важного документа прописываются в местной денежной единице все проведённые за последний месячный срок хозяйственные операции. В столбце «дебет» записываются доходы, а в колонке «кредит» указывается все, что истрачивается.

Заключение

В гармонии с законодательным актом «Об основных учетных и регистрационных документах» функции по изданию и утверждению единых конфигураций основной учетной и регистрационной документации возложены на Госкомстат Р.Ф.

и вся структура узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации согласовываются этим комитетом с Министерством по финансам Р.Ф. и Министерством экономики Р.Ф.

Таким образом, вся проанализированная нами процедура применения узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации был утверждён Госкомстатом Р.Ф. и подтверждён Минфином и Министерством финансового развития России.

maksim 2017-10-03 13:53:03

Источник: https://znaytovar.ru/s/pervichnye-uchetnye-dokumenty-i-registry-bukhgalterskogo-ucheta.html

Регистры бухгалтерского учета

Первичные документы и регистры

Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета.

Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы.

Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.

2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет.

Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах.

В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.

Виды регистров

Фактически бухгалтерские регистры — это журналы-ордера и различные карточки, справки и ведомости, например, самая главная — оборотно-сальдовая («шахматная»), на основании данных которой составляют баланс. Поэтому логично, что ре­ги­стры бух­гал­тер­ско­го учета по на­зна­че­нию под­раз­де­ля­ют­ся на:

  • систематические;
  • хронологические;
  • комбинированные (синхронистические).

Первые ведутся по определенным учетным счетам и их примером можно назвать как раз оборотно-сальдовую ведомость или главную книгу. Также к систематическим документам относятся карточки, в которые бухгалтер записывает какие-либо события хозяйственной жизни.

Хронологические служат для регистрации событий хозяйственной деятельности за определенный период времени, чаще всего за месяц. Именно так ведутся большинство журналов-ордеров.

Эти два типа регистров бухучета дополняют друг друга, существует даже так называемое правило Мендеса:

Сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.

Поэтому на практике для удобства бухгалтеров часто используются регистрирующие документы комбинированного типа. Например, журнал — главная книга, распространенная в небольших компаниях.

По сте­пе­ни обоб­ще­ния ин­фор­ма­ции бывают регистры аналитического учета и синтетического. Ярким примером син­те­ти­че­ских учетных документов яв­ля­ет­ся все та же обо­рот­но-саль­до­вая ве­до­мость.

В ней бухгалтер фиксирует информацию по каж­до­му син­те­ти­че­ско­му счету за определенный период об остат­ках на на­ча­ло и конец пе­ри­о­да, а также об обо­ро­тах за пе­ри­од.

Выглядит этот документ так:

Аналитическую информацию, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание, бухгалтер записывает в специальные ведомости или карточки. Например, это может быть бухучет материалов, товаров, основных средств или расчетов с контрагентами. Покажет, что такое регистры бухгалтерского учета, пример аналитической унифицированной инвентарной карточки основных средств:

Формы

Поскольку учетные регистры в бухгалтерском учете используются для записи информации обо всех текущих операциях, их можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. Электронные документы можно распечатывать по мере необходимости.

Для их оформления обычно используются специализированные бухгалтерские программы, которые позволяют автоматизировать процесс разнесения информации по счетам, а значит, и по журналам-ордерам и ведомостям непосредственно из первичного документа.

В настоящее время организации могут применять как унифицированные бланки любых учетных документов, так и разрабатывать их самостоятельно. Никаких ограничений в этом вопросе нет. Главное — закрепить используемую форму в учетной политике. Перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики по внешнему виду можно разделить на:

  • книги — состоят из нескольких сшитых между собой страниц, которые обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью ответственного лица и печатью организации, если она применяется;
  • карточки — отдельные листы по наименованиям единиц учета (товарам, контрагентам, подотчетным лицам, основным средствам и т. д.), выполненные в виде таблицы и содержащие максимально полную информацию об объекте;
  • журналы — похожи на книги, но содержат меньше листов и не должны быть прошнурованы;
  • листы или ведомости — отдельные документы, выполненные как в виде таблицы, так и в виде текста (бухгалтерская справка, например);
  • электронные носители — любые документы, которые созданы с помощью специальных компьютерных программ в электронном формате. Могут быть заверены электронными квалифицированными подписями уполномоченных лиц, а могут быть просто готовы к распечатке по итогам отчетного периода или для проверки ФНС.

Надо отметить, что отдельные листы необходимо подшивать в папки, а также их данные вносятся в специальные реестры. Аналогичное правило действует и для карточек.

Реквизиты и правила ведения

Хотя обязательности применения хозяйствующими субъектами унифицированных бланков в настоящее время законодательство не предусматривает, существует перечень обязательных реквизитов, который должна содержать бухгалтерская документация:

  • наименование самого документа;
  • название организации, которая ведет учет;
  • период ведения документа;
  • порядок классификации объектов учета;
  • валюта и единицы измерения;
  • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за ведение.

Всю информацию, отраженную в документации, обязательно заверяет своей подписью уполномоченное лицо, которое и сделало эти записи. В отличие от первичных документов, в учетных регистрах допускаются исправления выявленных ошибок и недочетов.

Для этого нужно зачеркнуть неверно написанные сведения одной чертой, написать верные сверху и заверить исправление подписью. Кроме того, можно применить метод сторно, то есть исправить данные путем внесения еще одной записи красными чернилами.

Применять корректор или стирать ошибки не рекомендуется.

Порядок хранения

Хранить бухгалтерскую документацию необходимо в специально отведенном для этого помещении на стеллажах или в шкафах. О сроках хранения сказано сразу в двух основных нормативно-правовых актах:

При этом срок в 4 года, установленный НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документация использовалась в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Кроме того, для отдельных видов регистров может быть установлен более длительный срок хранения. Например, ведомости по зарплате нужно хранить в течение 75 лет.

Поэтому обеспечивать сохранность некоторых регистров организация обязана на протяжении всего периода деятельности, а после передать их на хранение в архив.

Образцы форм регистров бухгалтерского учета — 2020 можно скачать ниже.

Инвентарная карточка основных средств

Источник: https://ppt.ru/art/buh-uchet/registri

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Первичные документы и регистры

См. также популярные страницы: План счетов бухгалтерского учета Украина.

В бухгалтерском учете основанием для принятия к учету хозяйственных операций являются первичные документы. Первичный документ — это документ, в котором зафиксирован факт хозяйственной операции. Первичный документ должен быть составлен во время проведения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Для контроля и упорядочения обработки первичных документов составляются своды учетных операций — учетные регистры. Для упрощения учета о сложных или массовых хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы.

Законом определяется, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и иметь следующие обязательные реквизиты:

  • Название документа;

  • Дату

  • Место составления

  • Название предприятия, от имени которого составлен документ

  • и объем хозяйственной операции, единицы ее измерения 

  • Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформление

  • Личная подпись (подписи) лиц, или иные данные, которые дают возможность идентифицировать личность, которая брала участие в ее оформлении

Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в регистрах учета путем «двойной записи». Если операция проводится в иностранной валюте, то в учетных регистрах отражают также и сумму в иностранной валюте.

Законом Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» отдельно указывается, что для аналитических счетов остатки должны быть идентичны данным синтетических счетов на первое число каждого месяца.

Проще говоря, это означает, что на каждое первое число месяца все остатки по счетам должны быть сведены и операции по ним должны быть отражены в полном объеме. Данное требование не касается составления непосредственно бухгалтерского баланса как формы отчетности.

Периодичность составления баланса устанавливается другими нормами.

Учетные регистры

Закон не дает прямой и конкретной формулировки понятия «учетный регистр», но описывает требования к ним. Поэтому формулировка, изложенная ниже, является авторской.

Учетный регистр — это специальным образом сгруппированная и систематизированная информация о хозяйственных операциях, которую в бумажном или электронном виде создает и накапливает предприятие на основании первичных документов бухгалтерского учета с целью составления в дальнейшем финансовой отчетности.

Учетные регистры в процессе ведения учета должны иметь:

  • Название

  • Период регистрации хозяйственных операций (т.е. к какому учетному периоду они относятся)

  • Фамилии и подписи или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Если предприятие ведет учет на машинных носителях информации, то оно обязано за свой счет изготовить их копии по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов, если это находится в пределах их компетенции и предусмотрено законодательством.

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Аналитические регистры учета помимо общих итогов по регистру обеспечивают хранение и систематизацию информации в аналитическом разрезе, установленном для данного регистра бухгалтерского учета.

Например, учет расчетов по дебиторской задолженности с контрагентами обеспечивает не только хранение и учет общей суммы дебиторской задолженности, но и дает информацию о задолженности по каждому конкретному контрагенту.

Синтетические регистры учета хранят общую, итоговую информацию о хозяйственных операциях — итоги (начальное и конечное сальдо), обороты.

Более подробную информацию по данному вопросу см. в уроке «Понятие учетного регистра».

Хранение бухгалтерской документации

Закон также обязывает предприятие применять все необходимые меры для предотвращения несанкционированному изменению сведений в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение на протяжении установленного срока.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отраженных в них данных, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только по решению соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных Законами.

Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие документов, снять копии с документов, которые изымаются.

Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются.

0  

 Первичные документы | Описание курса | Перечень первичных документов 

Источник: https://profmeter.com.ua/communication/learning/course/course2/lesson54/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.