Организационные документы

Организационно-правовые документы

Организационные документы

Введение. 2

1. Организационно-правовые документы.. 3

2. Устав организации. 5

3. Учредительный договор. 12

4. Инструкция. 13

5. Структура и штатная численность. 23

6. Штатное расписание. 23

Заключение. 25

Список литературы.. 27

Введение

Организационные документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

учредительный договор;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

регламент;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).

2. Устав организации

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведем возможные разделы устава.

Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

Пример 1.

Типовая структура текста устава государственного учреждения

Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы — генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;

даты регистрации;

государственного регистрационного номера;

подписи;

печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной — его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в примере 2.

Положение об организации (структурном подразделении)

Положение — правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

Пример 2.

Образец оформления титульного листа устава

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации — это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД и включает следующие разделы (пример 1.4 3).

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

Пример 3. Типовая структура текста положения

Источник: https://mirznanii.com/a/29033/organizatsionno-pravovye-dokumenty

Список организационных документов предприятия

Организационные документы

Организационные документы — это целый пакет документов, в них прописываются правила, по которым будут выстраиваться отношения между членами организации, базовые принципы создания организации и ведение всей ее хозяйственной и деловой деятельности. Такими документами определяется организационно-правовая формы предприятия, фирмы или организации, ее структура и поле деятельности, численность штата, а также руководствующий состав, число специалистов по разным направлениям.

Сведения, прописываемые в организационных документах

Любому новому шагу в организации предшествует подписание определенного документа. Все действия четко регламентированы сводом правил, положений и постановлений.

В организационных документах прописывается внутренний распорядок, формирование органов управления, структура организации, режим работы, четко оговариваются основные моменты организации труда, прописываются тарифы на оплату труда специалистов разных профилей и много других моментов.

Что такое учредительные документы

Основными организационными документами для любого предприятия, фирмы или организации служат учредительные документы. Не имея учредительных документов невозможно оформление юридического лица.

В таких документах содержится вся самая важная информация об организации: ее учредители, юридический адрес, правовой статус, сфера деятельности, степень ответственности, данные об имуществе и его использовании, а также обозначен порядок ликвидации или реорганизации организации, если в этом возникнет необходимость.

Выделяют три основных учредительных документа:

  • устав организации
  • положение об организации
  • учредительный договор.

Порядок оформления организационных документов и общие положения о них приведены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ.

Устав организации

Устав организации представляет собой правовой акт, в котором содержится перечень правил, которые были установлены государством или предприятием (организацией), которые наделены полномочиями регулировать деятельность таких организаций и управлять ими.

Устав может быть дисциплинарный, строевой, ветеринарный, Устав ООО, Устав ОАО и другие. Такой документ утверждается учредителями и устанавливается правовой статус организации, как юридического лица.

Будучи юридическим лицом можно уже проходить государственную регистрацию.

Положение об организации

Положение об организации – это еще один правовой акт. На основе положений работают бюджетные государственные организации, органы власти, а также отделения и филиалы организаций разных форм собственности. В положении обозначены права, функции, задачи, порядок деятельности и степень ответственности организации.

В положении некоммерческой организации прописывается:

  • полное название организации с указанием рода деятельности
  • организационно-правовая форма организации
  • определяется род деятельности и ее цели
  • управление деятельностью
  • юридический адрес организации
  • права и обязанности ее членов
  • информация о филиалах и представительствах
  • условия и членство, если оно есть
  • источники формирования имущества
  • порядок использования общего имущества в случае ликвидации, если организация некоммерческая
  • порядок изменения учредительных документов для некоммерческих организаций.

Все положения прописаны в Федеральном законе «О некоммерческих организациях» от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.
Для оформления Положения об организации разработан общий бланк организации.

Учредительный договор организации

Учредительный договор заключается между всеми учредителями организации (юридического лица) при ее создании.

В договоре учредителями принимается обязанность по созданию юридического лица, определяется порядок и участие в совместной деятельности, оговариваются условия передачи имущества учредителей.

Согласно договору также распределяется и прибыль между участниками или понесенные убытки. В учредительном договоре прописываются правила управления деятельностью организации, условия выхода участников из состава учредителей.

Юридическое лицо не может действовать без организационных документов. Обязательно должен быть устав или учредительный договор, или же и то, и другое. Если юридическое лицо является не коммерческой организацией, то оно может действовать только на основании положения, разработанного для организаций определенного вида.

Какие еще документы относятся к организационным документам?
К организационным документам кроме учредительных относятся и ряд других документов.

К ним можно отнести:

  • Положение о совещательном органе организации
  • Положение о структурных подразделениях организации
  • Положение о коллегиальном органе управления
  • Документ о структуре и штатной численности организации
  • Внутренний регламент организации
  • Штатное расписание
  • Инструкции по отдельным направлениям деятельности
  • Должностные инструкции работников
  • Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)

Могут быть и другие документы, предусмотренные организацией.

Каждый организационный документ должен быть оформлен на соответствующем бланке организации, а если такого нет, то на стандартном листке, но с обязательным нанесением всех реквизитов. Дата утверждения, обозначенная на документе, и является датой организационного документа.

Правом на утверждение организационных документов обладает руководитель организации, а в филиалах руководитель структурного подразделения или вышестоящей организации.

Заголовок в организационном документе должен отвечать виду самого документа. К примеру:

  • должностная инструкция референта
  • штатное расписание
  • положение о персонале.

Все организационные документы в обязательном порядке должны проходить установленный порядок согласования, которое осуществляется с каждым из заинтересованных должностных лиц и подразделений, а также с юридической службой, которая проверяет их на соответствие действующему законодательству.

Организационно-правовые документы бессрочны по времени, они действуют до замены их новыми или до полной отмены, могут вноситься некоторые дополнения и изменения, если нет необходимости полностью менять документ.

Источник: https://whatdocs.ru/%D0%BA%D0%B0%D0%BA%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%BE%D1%82%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%8F%D1%82%D1%81%D1%8F-%D0%BA-%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%BC

Организационные документы — что это такое: понятие, назначение и виды

Организационные документы

Организационные документы по своему определению – это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

  • устав;
  • положение;
  • правила и инструкции;
  • штатное расписание;
  • структура и штатная численность;
  • правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

  1. Типовые уставы.
  2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

  • общие положения,
  • основные функции организации,
  • права и обязанности,
  • руководство,
  • взаимоотношения и связи,
  • производственная и коммерческая деятельность компании,
  • имущество и основные средства,
  • контроль и ревизия,
  • реорганизация или ликвидация,
  • порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
  • порядок распределения прибыли,
  • порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
  • внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

  1. Цели и задачи деятельности компании.
  2. Структура подразделений и отделов компании.
  3. Функции.
  4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
  5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
  6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
  7. Ревизия деятельности и проверки.
  8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

  1. Общие положения.
  2. Функции и должностные обязанности участников компании.
  3. Права участников.
  4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
  5. Взаимоотношения внутри фирмы.
  6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

  1. Упорядочивание рабочего графика.
  2. Оформление на вакантные должности.
  3. Начисление заработной платы.
  4. Возможность карьерного роста сотрудников.
  5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

  • название отдела,
  • код отдела (структурного подразделения),
  • численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://vyuchit.work/samorazvitie/organizatsionnye-dokumenty.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.