Контроль учета товара

Содержание

Учет товаров на складе

Контроль учета товара

Вы занимаетесь торговлей или оказываете услуги и хотите наладить складской учет товаров. МойСклад – это уникальная программа, которая позволит:

  • легко регистрировать приход, расход и возвраты, проводить инвентаризации,
  • видеть достоверные остатки и рентабельность,
  • печатать документы.

Все складские операции: приемка и отгрузка товара, перемещения, инвентаризации

Расчет себестоимости. Остатки и обороты, прибыльность. Планирование состояния склада и автоматические заказы поставщикам. Заказ на основании статистики продаж. Свои и комиссионные товары. Печать всех складских документов. Поддержка нескольких складов, партии, серийные номера, ГТД, характеристики, упаковки и штрих-коды. Комплекты. Адресное хранение (ячейки).

Розничная торговля

Рабочее место продавца: регистрация продаж, расчет сдачи, возвраты, закрытие смены. Работает с любого компьютера, ноутбука, нетбука или планшета. Подходит для Windows, Linux, Android и iOS. Розничное решение соответствует требованиям последней редакции 54-ФЗ. Создание товаров. Глобальный справочник штрих-кодов.

Управление торговыми точками из единого центра, сводный отчет по точкам. Акции, скидки, бонусные программы для покупателей. Сканеры штрих-кодов, печать ценников и этикеток. Режим офлайн и подключение фискального регистратора. Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор.

Подключение терминалов Verifone и PAX для оплаты картами — в приложении для Android.

Оптовые продажи и электронная коммерция

Товары и услуги. Заказы покупателей: обработка, статусы, резервирование товара, импорт из интернет-магазина. Печать чеков по заказам в ПВЗ и для курьеров. Договоры. Управление ценами: прайс-листы, категории цен и скидки. Мультивалютность: закупки и продажи в разных валютах. Выставление счетов, печать накладных и актов выполненных работ. Статистика продаж.

Обороты, складские остатки, статистика продаж и прибыльность по товарам

Сводный отчет по торговым точкам. Дэшборд или «Экран руководителя». Движение денежных средств. Товары на реализации. Задолженности и взаиморасчеты. Автоматическая рассылка отчетов по электронной почте.

Печать документов

Все необходимые документы и унифицированные формы: счета, товарные чеки, накладные, ТОРГ-12, ТТН, М-11, МХ-1, акты, счета-фактуры, кассовые ордера, отчеты комиссионера и многие другие. Автоматическая нумерация, массовая печать, архив документов, печать комплекта документов, отправка по электронной почте, экспорт в ЭДО. Собственные шаблоны документов.

Интеграция с оборудованием

Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, массовая печать. Штрих-коды: поддержка сканеров, печать и генерация EAN-8, EAN-13, Code128 и др. Интеграция с фискальным регистратором и ККМ.

Технологические карты и производственные операции

Сборка и разборка на комплектующие. Автоматическое списание материалов и расчет себестоимости произведенной продукции. Производственные заказы: планирование потребностей в сырье и материалах.

Разграничение доступа, подразделения, филиалы

Управление правами пользователей: права на меню и функции, роли, разделение доступа для пользователей из разных подразделений, возможность скрывать ненужные пункты меню и себестоимость товаров. Поддержка нескольких юр. лиц, филиалов, складов или точек продаж в единой системе. Запрет изменений в закрытых периодах. Лента событий по сотрудникам.

Настройка

Дополнительные поля для справочников и документов. Без программирования. Пользовательские справочники. Собственные шаблоны печатных форм и отчетов. Квалифицированная помощь службы поддержки по настройке сервиса под ваши бизнес-процессы.

Более 1 500 000 компаний уже подключили своих сотрудников к системе МойСклад Сколько сотрудников хотите подключить вы? Выбрать тариф

Предлагаемая нами программа позволяет проводить учет продажи товаров с минимальными затратами. Наше приложение помогает автоматизировать и оптимизировать процесс учета складских и торговых операций, существенно экономя как финансовые средства, так и трудозатраты персонала. Добиться такого результата позволяет удобный интерфейс приложения.

Программа по управлению товарами на складе и в торговле содержит в себе следующие модули:

  • складской учет (прием, отгрузка продукции, учет различных товаров, инвентаризация, внутреннее перемещение);
  • розничная торговля (расчет сдачи, контроль продаж, учет ТМЦ, сканер штрих-кода, печать любых этикеток);
  • оптовые продажи (статусы, выставление счетов на услуги, резервирование товаров, печать счетов, накладных, договоров и актов);
  • интеграция со всем необходимым оборудованием (сканером штрих-кодов, принтером этикеток);
  • печать документов (о продаже, отгрузки со склада и т. д.);
  • аналитические отчеты;
  • разграничение доступа между пользователями и отделами;
  • настройка под задачи заказчика.

Преимущества сервиса МойСклад

С помощью нашей программы вы сможете удалённо осуществлять учет реализуемого товара. Приложение может работать с любого портативного устройства (нетбука, планшета, телефона), имеющего доступ к сети Интернет. Пользоваться сервисом можно за небольшую абонентскую плату, которая включает поддержку пользователей.

С нашей программой складского учета остатков товара и других операций стало действительно удобнее!

Уникальная бесплатная программа учета товаров на складе поддерживает сканер штрих-кодов. С помощью данного сервиса можно быстро и просто обработать большой объем текущей информации, а именно:

  • регистрировать поступления товаров;
  • контролировать продажу, возвраты и остатки;
  • проводить плановые и внеплановые инвентаризации товаров;
  • печатать накладные.

Чтобы начать пользоваться, вам необходимо скачать бесплатно программу учета остатков.

Система учета движения товаров и услуг

С помощью сервиса МойСклад вы сможете автоматизировать и существенно упростить процесс управления товаром. Пользуясь нашей программой, вы оцените все преимущества приложения для учета продукции, которое идеально подходит для любых видов продаж. Наш сервис облегчит рутинный учет продажи товаров и услуг.

Все модули (особенно учет продукции и услуг, создание документов и отправка накладных) имеют высокую степень конфиденциальности и надежно защищены от взлома, так как для передачи данных используются зашифрованные каналы.

Источник: https://www.moysklad.ru/reshenija/uchet-tovarov/

Система контроля учета поступления товара в розничной торговле

Контроль учета товара

  Язык базовой версии программы: РУССКИЙ   Также Вы можете заказать международную версию программы, в которую сможете вносить информацию на ЛЮБОМ ЯЗЫКЕ мира. Даже интерфейс сможете легко перевести самостоятельно, так как все названия будут вынесены в отдельный текстовый файл.

Учет и контроль товаров в розничной торговле играют довольно заметную роль в деятельности любого торгового предприятия. От того как поставлена и реализована в компании система контроля учета товаров зависит качество работы компании, эффективность работы сотрудников и достоверность информации, получаемой руководящим звеном организации.

Ручным способом большой объем данных обработать очень сложно. Осуществлять качественный контроль при этом невозможно. Именно поэтому большинство организаций приходят к тому, что необходимо применять совершенно иные инструменты для того, чтобы контроль учета товара на фирме давал наилучший результат.

Одним из таких инструментов контроля являются различные автоматизированные системы учета.

Несмотря на большое разнообразие форм, видов и принципов работы, все средства автоматизации существуют для того, чтобы оптимизировать деятельность организации и привести ее к успеху путем налаживания качественной системы контроля.

Поскольку предложение на рынке программного обеспечения как средства автоматизации предприятия в последние годы значительно превышает спрос на него, все разработчики таких систем постоянно находятся в поисках способа усовершенствования своего детища и интеграции с другими программами.

Вашему вниманию предлагается самая удобная программа Универсальная Система Учета, позволяющая сделать учет товаров на вашем предприятии максимально удобным, быстрым и качественным.

Наш программный продукт является разработкой казахстанских специалистов, который отлично показывает себя в первые же недели после установки. УСУ может использоваться не только для того, чтобы наладить учет и контроль поступления товаров, но и чтобы учет и контроль продажи товаров был на должном уровне.

Иными словами, наша система осуществляет комплексный подход к автоматизации и оптимизации деятельности вашей организации.

В результате вы получите четко отлаженную систему контроля всего предприятия и сможете в сжатые сроки сориентироваться в изменившейся ситуации и принять верное решение.

Еще один повод доверять нашей компании – международный знак доверия D-U-N-S, благодаря которому вы всегда можете найти информацию о нас, находясь в любой точке планеты. Это показатель качества нашей системы, которое было оценено мировым сообществом.

Демо версия системы контроля учета товаров позволит вам более наглядно рассмотреть все возможности нашего программного продукта.

Программой могут пользоваться:

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ — Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Возможности контроля и управления учетом товаров

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

  • Интерфейс системы контроля учета товара УСУ доступен для работы любого пользователя;
  • Система контроля учета товаров отличается большой гибкостью, которая позволяет выполнять любые настройки, необходимые клиенту для нормальной работы;
  • Мы дарим каждому пользователю системы для контроля учета товара УСУ по 2 часа технического обслуживания;
  • Мы проявляем заботу о вас и считаем, что абонентская плата – не самый удобный способ получения вознаграждения за услуги технической поддержки и обслуживания нашей системы. Работа наших специалистов рассчитывается в часах и оплачивается вами только в рамках произведенных в системе контроля учета товаров работ;
  • Программа контроля учета товара позволит сотрудникам вашей организации выполнять любые индивидуальные настройки интерфейса и формы организации данных в журналах и справочниках;
  • В системе контроля учета товаров УСУ можно установить лого на главный экран, чтобы показать ваше отношение к имиджу предприятия. Кроме того, лого и реквизиты могут быть размещены в отчетах и на шаблонах используемых вами документов. Это позволит вам наладить обратную связь с контрагентами;
  • Система для контроля учета товара можно вести очень качественный складской учет, отражая в статьях расхода все операции, а также вводить результаты инвентаризации;
  • В системе контроля учета товаров можно сделать настройку, которая позволит вам всегда видеть заранее информацию о возможном окончании товара на складе;
  • Благодаря системе для контроля учета товара УСУ вы получите большие возможности для организации эффективной работы с клиентами. Причем, речь идет не только о тех, кто с вами работает, но и о тех, кто только планирует приобрести ваш товар;
  • Возможности системы контроля учета товаров разрешают налаживать связь с АТС. Это предоставит ля вашей компании массу дополнительных возможностей (звонки из рабочего окна программы, контроль всех входящих и исходящих вызовов, всплывающие окна и многие другие);
  • При необходимости наши специалисты настроят для вас в системе контроля учета товаров всплывающие окна. Их можно использовать при работе с клиентами или для отправки напоминаний (уведомлений) внутри предприятия. Вы никогда не забудете о порученном задании и сможете контролировать его выполнение. Также с помощью этой функции можно видеть все поручения и отмечать выполненные, входя в нужную рабочую область прямо из выплывающего окна;
  • Система контроля учета товара может интегрироваться с 1С. С помощью этой связи вы сможете вести бухгалтерский и налоговый учет без необходимости вводить информацию дважды;
  • В системе для контроля учета товара предусмотрено несколько способов удобного поиска любого значения в журналах и справочниках;
  • В системе контроля учета товаров УСУ заложено несколько видов оплаты, в том числе виртуальные денежные средства;
  • Система контроля учета товара позволит вам держать под контролем все типы задолженности;
  • Система контроля учета товаров имеет возможность контролировать работу с торговыми аппаратами для осуществления быстрого отпуска и возврата товара;
  • Система для контроля учета товара УСУ поможет сделать вашу работу максимально удобной. В разделе меню «Управление» есть различные отчеты, которые отразят динамику развития вашего предприятия, покажут все сильные и слабые стороны, проведя тщательный анализ. С этой информацией вам будет легко принять любое решение.

Скачать программное обеспечение контроля учета товара

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Заказать автоматизацию контроля учета товара

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Источник: http://www.usu.kz/kontrol_ucheta_tovara.php

Складской учет и документооборот склада: как правильно организовать и какое ПО выбрать

Контроль учета товара

Правильно поставленный складской учет и документооборот склада позволяет эффективно вести бизнес в современных условиях.

Почти любая торговая или производственная организация имеет склад — с большими или малыми площадями, с широким или минимальным ассортиментом размещаемых там товаров, сырья или материалов.

Во всех случаях, вне зависимости от масштабов предприятия, необходим эффективный учет складских активов — рассмотрим, что он представляет собой и какими средствами может быть осуществлен.

Складской учет: что это такое и зачем он нужен

Складской учет — совокупность процедур, направленных на документирование различных складских операций. К числу основных относятся:

  • прием товара (сырья, материала) от поставщика;
  • размещение товара;
  • перемещение товара между складами (и иными смежными подразделениями);
  • отпуск товара со склада в тех или иных целях (на отгрузку, в производство).

Эти операции могут быть различным образом детализированы. Например, прием товара, как правило, включает:

  • оприходование товара (сырья, материала) от поставщика;
  • принятие товара к учету;
  • проверку товара на предмет соответствия фактических характеристик поставки тем, что заявлены в сопроводительной документации.

— складской учет и товародвижение в сервисе SUBTOTAL (ССЫЛКА):

Благодаря учету складских операций хозяйствующий субъект получает возможность:

  • над текущими товарными остатками (зная, что, где и в каком количестве лежит);
  • над значимыми потребительскими статусами товара (например, сроками его годности);
  • над перемещением товаров на склад, в рамках склада, между складом и другими подразделениями (зная, что, куда и в каком количестве принято или отпущено).
  1. Оптимизировать (с использованием данных, которые отражены в учетной документации по таким операциям):
  • комплектность запасов на складах, в торговом зале (на производстве);
  • объемы продаж;
  • схемы организации хранения товаров;
  • процедуры взаимодействия с поставщиками;
  • оборачиваемость товаров.

Также учет способствует увеличению прозрачности операций — с точки зрения их приспособленности к контролю на предмет несанкционированных действий работников, выявления и корректировки допускаемых ими ошибок.

Складской учет может быть:

  • номенклатурным (когда объектом учета является отдельно взятая товарная позиция);
  • сортовым (когда дополнительными объектами учета становятся различные категории («сорта»), в которые могут быть объединены товары разных позиций;
  • партийным (когда в учет вводятся еще более масштабные единицы («партии»), объединяющие в себе несколько категорий товаров).

Безусловно, указанные варианты учета могут применяться поочередно в зависимости от конкретного участка управления складом (и, таким образом, дополнять друг друга). Для малого предприятия характерны участки с преимущественно номенклатурным учетом. Чем больше бизнес, тем больше появляется участков с сортовым и партийным учетом.

— особенности ведения и организации складского учета на предприятии:

Вне зависимости от типа учета на предприятиях применяются унифицированные формы документации складских операций. Их применение обусловлено не только решением указанных выше задач, которые связаны с контролем и оптимизацией склада, но также требованиями в части бухучета (который обязаны вести все хозяйствующие субъекты в статусе юридических лиц).

Документация на складе

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

  1. При документировании приема товара:
  • накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);
  • приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);
  • товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);
  • приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);
  • акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);
  • акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);
  • акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).
  1. При документировании размещения товара:
  • товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);
  • карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).
  1. При документирования перемещения товара:
  • накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);
  • накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).
  1. При документировании отпуска товара со склада:
  • накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);
  • накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);
  • акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

  1. Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.
  1. Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.
  1. Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.
  1. В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).
  1. Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада).

Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей).

Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

— как индивидуальному предпринимателю вести складской учет в сервисе Моё дело (ССЫЛКА):

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

  • с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;
  • с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

  • ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;
  • определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Таких на российском (как и на мировом) рынке — огромное количество. Попробуем выделить ключевые критерии, на которые можно ориентироваться при выборе подобных решений.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

  1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

  • приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
  • приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
  • совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
  • наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
  • наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
  • возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
  • возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
  • приспособленность к удаленному управлению через интернет;
  • приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
  • приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
  • сбор статистики по складским операциям, их анализ;
  • наличие инструментария для автоматизации;
  • наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
  • приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

Представителям МСП может подойти решение, предлагаемое сервисом Мой Склад — ССЫЛКА.

Есть складские решения, наилучшим образом приспособленные к рознице. Есть — промышленные. Есть — те, которые разработаны специально для логистических организаций, у которых склады — основной тип инфраструктуры.

Теоретически возможно найти универсальный продукт — но чем больше организация, тем более ее бизнес-процессы привязаны к отраслевой специфике складских операций.

И тем большей в общем случае будет потребность в решениях, наилучшим образом приспособленных к определенному сегменту экономической деятельности.
  1. Приспособленность к интеграции складской программы с прочими средствам автоматизации управления предприятием.

Совершенно очевидно, что автоматизация склада тем более эффективна, чем более глубоко в инфраструктуре предприятия внедрены различные сопутствующие программно-аппаратные средства автоматизации учета операций — сканеры, ТСД, метки. Также играет роль то, насколько складская программа приспособлена к интеграции с такими средствами.

Специализированные многофункциональные программные продукты, предназначенные для решения основных задач, характерных для управления складом, образуют отдельную категорию решений — WMS (Warehouse Management System, то есть, программных продуктов, являющихся системами управления складом). В них указанный функционал, отраслевая спецификация и приспособленность к интеграции реализованы в полной мере.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

  1. Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

  1. Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

  1. В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

При сбоях в складской программе, так или иначе, придется приостанавливать производство. Лучше всего, если пауза будет минимальной — но для этого нужные люди должны приступать к работе быстро.

— складской учет в 1С:

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Звоните по телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ), если хотите узнать цены на ККТ, зарегистрировать кассу в ФНС, выпустить КЭП, подключить онлайн-кассу к ОФД.

Источник: https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/dop/skladskoj-uchet-dokumentooborot-sklada.html

Как вести учёт товара и продаж в магазине

Контроль учета товара

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам.

Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка.

В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам.

В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли.

Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине:  Excel или программа для учёта?

Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий.

Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel.

Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов.

Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel.

К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

  • Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
  • Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
  • Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
  • Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных.

Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?
Полина Низамова
Дата: 2018-11-19 12:47:33
2018-12-17 14:00:49

Источник: https://cloudshop.ru/content/pravila-ucheta-v-magazine

Внутренний контроль над торговыми операциями

Контроль учета товара

Установленные процедуры внутреннего контроля необходимы во всех аспектах бизнеса, но особенно при работе с активами. Активы наиболее уязвимы, когда происходит их поступление или выбытие. Например, при продаже товара наличные денежные средства или другие активы поступают предприятию, а товары или услуги покидают.

Должны быть установлены процедуры, препятствующие краже во время таких операций. Также должны контролироваться закупка активов и выплата по обязательствам. Большинство этих сделок может быть защищено соответствующими системами закупок и выплат.

В дополнение активы, имеющиеся в наличии, такие как денежные средства, инвестиции, запасы, здания и оборудование, должны охраняться.

В этом разделе мы применяем процедуры внутреннего контроля к таким торговым операциям, как продажи за денежные средства, поступления, закупки и выплаты денежных средств. Внутренний контроль по другим видам сделок описывается далее в этой книге. Как было упомянуто выше, схожие процедуры применяются к производственным предприятиям и предприятиям сферы услуг.

Когда система внутреннего контроля применяется к торговым операциям эффективно, она позволяет достичь важных целей бухгалтерского учета и управления в целом. Например, имеются следующие две цели бухгалтерского учета:

  1. Предотвратить потери денежных средств или запасов от краж или мошенничества.
  2. Обеспечить аккуратные записи по торговым операциям и сальдо счетов.

Далее представлены три более широкие цели менеджмента:

  1. Иметь в наличии достаточное количество запасов для продажи покупателям и не допускать затоваривания.
  2. Иметь в наличии достаточное количество денежных средств для оплаты закупок вовремя, чтобы получать скидки.
  3. Поддерживать на низком (насколько это возможно) уровне потери от продаж товаров в кредит, продавая товары в кредит только покупателям, которые, вероятно, произведут оплату в срок.

Один из видов контроля, используемых для целей руководства, — это составление бюджета наличных денежных средств, позволяющего прогнозировать будущие денежные поступления и выплаты.

Поддерживая соответствующий остаток денежных средств, компания может воспользоваться преимуществом скидок на закупки, подготовиться при необходимости занять деньги и избежать неблагоприятных последствий неспособности заплатить по счетам, подлежащим оплате.

С другой стороны, если у компании имеются избыточные денежные средства, они могут быть инвестированы с целью получения доходов по процентам до тех пор, пока они не станут необходимы.

Более специфическим видом контроля в бухгалтерском учете является разделение обязанностей, включающих управление денежными средствами. Это разделение означает, что необнаруженная кража чрезвычайно маловероятна, за исключением случаев сговора двух или более работников.

Легче осуществить разделение обязанностей в крупных, а не в маленьких предприятиях, так как в небольших предприятиях один человек может выполнять несколько обязанностей. Эффективность внутреннего контроля над денежными средствами различается в зависимости от размера и типа компании.

Однако большинство предприятий должны следовать следующим процедурам:

  1. Разделить функции выдачи разрешений, ведения записей и хранения.
  2. Ограничить число лиц, имеющих доступ к денежным средствам.
  3. Особым образом назначать людей, которые будут ответственными за распоряжение денежными средствами.
  4. Как можно больше использовать банковские услуги и поддерживать сумму наличных денежных средств на минимальном уровне.
  5. Установить материальную ответственность для всех служащих, имеющих доступ к наличным деньгам.
  6. Физически защитить наличные денежные средства путем использования кассовых аппаратов, зарешеченных кассовых помещений и сейфов.
  7. Использовать человека, который не распоряжается деньгами и не ведет их учет, для внезапной проверки наличных денег.
  8. Сразу регистрировать все денежные поступления.
  9. Сразу класть в банк все денежные поступления.
  10. Производить выплаты чеками, а не деньгами.
  11. Производить выверку счета «Денежные средства» с банковской выпиской лицом, которое не выдает разрешения, не производит и не учитывает операции с денежными средствами.

Каждая из этих процедур помогает защитить денежные средства, затрудняя кражу или неправильное использование денежных средств теми, кто имеет доступ к ним.

Контроль поступлений денежных средств от продаж.

Денежные средства от продаж товаров и услуг могут быть получены по почте или за прилавком в форме чеков или наличных денег. Каким бы ни был источник денежных поступлений, они должны быть учтены немедленно при получении.

Обычно это делается посредством осуществления записи в журнале поступлений денежных средств. На этом этапе осуществляется письменная запись по поступлению денежных средств, которая предупреждает ошибки и делает кражу более трудной.

Контроль денежных средств, поступивших по почте.

Денежные средства, поступающие по почте, уязвимы для краж работниками, в обязанности которых входит работа с ними. Тем не менее, практика получения денежных средств по почте становится все более распространенной, так как растут продажи по почтовым заказам. Для контроля над этими поступлениями необходимо убеждать покупателей оплачивать покупки чеком, а не деньгами.

С деньгами, поступающими по почте, должны работать двое или более сотрудников. Работник, вскрывающий почту, должен составлять реестр полученных сумм в трех экземплярах. Реестр включает по каждому плательщику имя отправителя, цель, для которой деньги были высланы, и сумму.

Один экземпляр реестра передается вместе с деньгами кассиру, который кладет деньги в банк. Второй — идет в бухгалтерию для осуществления записей. Третий — сохраняется работником, открывающим почту.

Ошибки могут быть легко замечены, так как сумма денежных поступлений, положенная в банк кассиром, должна быть согласована с полученной суммой и с суммой, учтенной в журнале денежных поступлений.

Контроль денежных поступлений, полученных в торговом зале.

Два самых распространенных способа контроля поступлений денежных средств от продаж- это использование кассовых аппаратов и предварительная нумерация торговых чеков. Сумма продажи должна пробиваться на кассовом аппарате в момент продажи. Кассовый аппарат должен быть размещен таким образом, чтобы покупатель мог видеть регистрируемую сумму.

Каждый кассовый аппарат должен иметь закрытую кассовую ленту, на которой печатаются все операции за день. В конце дня кассир считает денежные средства в кассовом аппарате и сдает их в кассу. Другой работник вынимает ленту из кассового аппарата и регистрирует поступления денежных средств за день в журнале денежных поступлений.

Суммы сданных денежных средств и суммы, записанные на ленте, должны совпадать; если эти суммы не совпадают, то любая разница должна быть учтена. Крупные сети розничных магазинов обычно выполняют эту функцию, соединяя все кассовые аппараты с компьютером. Таким образом, все операции регистрируются в момент их совершения.

Этот метод разделяет ответственность за получение денежных средств, их депонирование и учет, обеспечивая уверенность в хорошем внутреннем контроле.

В некоторых магазинах внутренний контроль усиливается использованием пронумерованных торговых чеков и центрального кассового аппарата или кассового офиса, где выбиваются чеки на все продажи, а суммы принимаются человеком, не участвующим в продаже.

По этой процедуре продавец заполняет пронумерованный торговый чек в момент продажи, передавая одну копию покупателю, а другую — оставляя себе.

В конце дня все торговые чеки должны быть учтены, а общая сумма продаж на торговых чеках должна совпадать с общей суммой, учтенной кассовым аппаратом.

Контроль над закупками и выплатами денежных средств.

Денежные выплаты особенно уязвимы для мошенничества и хищений. Во избежание краж выплаты денежных средств должны производиться только на основе специального разрешения, подтвержденного документами, которые устанавливают законность и сумму требования.

Помимо этого, должен максимально использоваться принцип разделения обязанностей при закупке товаров и услуг и оплате за них. Степень разделения обязанностей различается в зависимости от размера предприятия.

На рисунке 4-4 показано, как данный вид контроля может быть максимизирован в крупных компаниях.

В этом примере пять внутренних подразделений (отдел заявок, отдел закупок, бухгалтерия, отдел приемки и заведующий финансовым отделом) и два внешних лица (поставщик и банк) включены в план внутреннего контроля. Обратите внимание, что деловые документы являются ключевыми компонентами этого плана.

Согласно данному плану, как показано в таблице 4-1 , каждое действие документируется и подлежит проверке, по крайней мере, еще одним человеком. Например, запрашивающий отдел не может разработать с поставщиком схему возврата, так как отдел-получатель независимо регистрирует поступления, а бухгалтерский отдел проверяет цены.

Отдел-получатель не может украсть товары, так как сумма в отчете по получениям должна быть равна сумме счетов-фактур поставщика. По той же причине поставщик не может выставить счет на большее количество товаров, чем то, которое он отгружает.

Работа бухгалтерского отдела проверяется заведующим финансовым отделом, а заведующий финансовым отделом, в конечном счете, проверяется бухгалтерским отделом.

Рисунки с 4-5 по 4-9, на которых показаны типичные документы, используемые в плане внутреннего контроля, описывают закупку 12 коробок рулонов бумаги для факса. Сначала кредитный отдел (запрашивающий отдел) компании «Мартин Мэйнтенанс» заполняет официальное требование на закупку 20 коробок рулонов бумаги для факса (рисунок 4-5 ).

Начальник отдела утверждает его и отправляет в отдел закупок. Работники отдела закупок готовят заказ на закупку, как показано на рисунке 4-6 . Заказ на закупку адресован поставщику (продавцу) и содержит описание заказанного товара: ожидаемую цену, условия, дату отгрузки и другие инструкции по доставке.

Компания «Мартин Мэйнтенанс» не оплачивает счета, в которых нет номера заказа на закупку.

Таблица 4-1. План внутреннего контроля по закупкам и выплатам денежных средств.

Деловой документСоставляется (кем)Отправляется (кому)Подтверждение и связанные процедуры
1. Требование на закупкуЗапрашивающий отделОтдел закупокОтдел закупок проверяет наличие разрешения.
2. Заказ на покупкуОтдел закупокПоставщикПоставщик отгружает товар или оказывает услугу в соответствии с заказом.
3. Счет-фактураПоставщикБухгалтерияБухгалтерия получает счет-фактуру от поставщика.
4. Ответ на получениеОтдел- получательБухгалтерияБухгалтерия сравнивает счет-фактуру, заказ на закупку и отчет по получению. Бухгалтерия сверяет цену
5. Утверждение чека (или ваучера)БухгалтерияЗаведующий финансовым отделомБухгалтерия прилагает утверждение чека к счету-фактуре, заказу на закупку и отчету по получению.
6. ЧекЗаведующий финансовым отделомПоставщикЗаведующий финансовым отделом сверяет все документы до подготовки чека.
7. Бланк депозитаПоставщикБанк поставщикаПоставщик сравнивает чек со счетом-фактурой. Банк снимает сумму чека со счета покупателя.
8. Банковская выпискаБанк покупателяБухгалтерияБухгалтерия сравнивает сумму и имя получателя на возвращенном чеке с утверждением чека.

После получения заказа на закупку поставщик — компания «Хендерсон Саплай» отгружает товары (в этом случае доставляет их) и посылает счет-фактуру или счет (рис. 4-7 ) компании «Мартин Мэйнтенанс».

В счет-фактуре представлены количество и описание доставленных товаров и условия платежа.

Если все товары не могут быть отгружены незамедлительно, то в ней также указывается предполагаемая дата отгрузки оставшейся части товаров.

Когда товары поступают в отдел-получатель компании «Мартин Мэйнтенанс», работник отдела вписывает описание, количество и состояние товара в форме, называемой отчет о получении.

Отдел-получатель не получает копию заказа на закупку или счета-фактуры, поэтому работники отдела не знают что должно поступить.

Таким образом, у них не возникает намерения украсть какой-либо излишек, который может быть доставлен.

Отчет о получении отсылается в бухгалтерский отдел, где он сравнивается с заказом на закупку и счет-фактурой. Если все правильно, бухгалтерия завершает утверждение чека и присоединяет его к этим трем документам. Форма утверждения чека показана на рис. 4-8 , где имеется место для отметки каждого пункта после его проверки.

Обратите внимание, что бухгалтерский отдел имеет все документальные подтверждения хозяйственной операции, но не имеет доступа к купленным активам и не выписывает чек для оплаты. Таким образом, работники, выполняющие бухгалтерские функции, не могут получить выгоду от фальсификации документов, стараясь скрыть мошенничество.

В заключение, заведующий финансовым отделом проверяет все документы и выписывает приказ банку на оплату, называемый чеком (см. рис. 4-9 ) на сумму счет-фактуры за вычетом соответствующей скидки.

В некоторых системах бухгалтерия заполняет чек, а все, что должен сделать заведующий финансовым отделом — это проверить и подписать его. Затем чек посылается поставщику с уведомлением о денежном переводе, где описано, за что выдан чек.

Поставщик, которому заплатили неверную сумму, будет, естественно, жаловаться, представляя таким образом форму внешнего контроля над платежом. Поставщик депонирует чек в банке, который возвращает погашенный чек вместе со следующей банковской выпиской компании «Мартин Мэйнтенанс».

Если заведующий финансовым отделом выписал чек на неправильную сумму (или изменил сумму в заполненном чеке), то при проведении банковской выверки это обнаружится.

Существует множество вариантов описанной системы. Этот пример показан в качестве простой системы, которая предоставляет соответствующий внутренний контроль.

Источник: https://fin-accounting.ru/basics/trading/inner-control-trading-operations.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.