Информационная среда организации

Содержание

Информационная среда предприятия и процессы её формирования

Информационная среда организации

Актуальность темы заключается  в следующем. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

Использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации.

В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается. 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 

Цель данной работы заключается в исследовании теоретических основ информационной среды организации и процесса её формирования. 

Исходя из поставленной цели необходимо решить комплекс задач:

  1. Определить сущность информационной среды организации.
  2. Исследовать процесс формирования информационной среды организации.
  3. Определить место информационных потоков в системе управления организацией.

Теоретической основой послужили работы таких авторов как Зверинцев А.Б., Мильнер Б.З., Румянцева 3. П. и др.

Степень научной разработанности проблемы. Различные аспекты предмета исследования изучались отечественными и зарубежными авторами в рамках нескольких научных направлений и дисциплин: теории систем, менеджмента, теории организаций, теории информации и коммуникаций, рекламы и связей с общественностью.

Различные аспекты управления информационно-коммуникационной деятельностью организации подробно изулись в трудах таких авторов, как С. Блэк, Р. Харлоу, Ф. Котлер, Е.Н. Пашенцев  и др.

1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОНОЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие — это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию. Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю – «единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив.

Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации [№ 6, стр. 68]. 

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами.

Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами, и пр.

 Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы. 

Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде. Что предполагает анализ благоприятных внешних возможностей и угроз? Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной).

Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени.

Внутренняя среда — это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы [№ 6, стр. 79].

Как было сказано выше, одним из основных ресурсов управленческой деятельности организаций является информационный ресурс.

Согласно федеральному закону “Об информации, информатизации и защите информации” под информационными ресурсами понимаются документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информационная среда – это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал [№ 7, стр. 54].

 Иначе говоря, информационная система – это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.

Как информационные технологии влияют на организацию? 

С экономической точки зрения, информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. 

Применение новых информационных технологий позволяет организации [№ 5, стр. 89]:

  • быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;
  • сокращать продолжительность периода разработки товара до его выведения на рынок;
  • обеспечивать качество «с первого раза»;
  • производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ;
  • сокращать сроки доставки;
  • четко выполнять заказы;
  • использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;
  • оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;
  • оперативно реагировать на развитие конкуренции.

Говоря о феномене информации применительно к организации и управленческим процессам, следует понимать ее как сведения о значимых фактах (лицах, действиях, событиях), которые служат основой для принятия организационных решений, а также для подготовки предложений и рекомендаций.

Информация — основа управления организацией, связующее звено всех управленческих процессов: планирования, реализации, координирования, оценки, контроля, корректировки и т.д [№ 5, стр. 92].

Кроме этого, информация является полноценным рыночным механизмом, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение оптимального и равновесного состояния организации как экономической системы, при этом становясь одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе.

 В любой организации циркулирует огромный массив информации, в связи с этим, вопрос ее классификации становится ключевым. Классификация с большой долей условности может быть следующей [№ 9, стр. 81]:

по форме планирования:

— оперативная — срочная информация, используемая в операционном планировании.

— стратегическая — используемая в среднесрочном и долгосрочном планировании (отличается от оперативной глубиной и охваченным периодом).

По источнику формирования:

— внутренняя — циркулирующая между управленческим аппаратом и объектом управления. Внутренняя информация возникает в самой системе управления, формируется в пределах организации.

Она отражает различные временные интервалы развития объекта управления, содержит сведения о целях, задачах деятельности структурных подразделений, о ходе производственного процесса. Характер, объем и степень детализации этой информации различны.

Такая информация, как правило, предназначена для использования внутри самой компании.

— внешняя — информация о внешней среде организации, под которой

понимаются, как отмечалось ранее, экономические и политические субъекты, действующие за пределами компании и отношения с ними. К внешней также можно отнести информацию, собираемую и разрабатываемую статистическими агентствами, различными государственными и общественными организациями, информацию, публикуемую в СМИ; информацию рекламного и коммерческого характера других фирм.

По цели использования:

-отчетно-статистическая — информация, отражающая результаты фактической деятельности предприятия для вышестоящих органов управления, структур государственной статистики, налоговой инспекции;

-плановая — для построения тактического и стратегического плана деятельности организации;

-экономическая — это информация, которая возникает и функционирует в связи с производственно-хозяйственной деятельностью людей, отражая объективные закономерности производственных отношений.

Экономическая информация позволяет провести экономический анализ и оценить результаты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, прогнозировать экономическое развитие и выбрать его оптимальный вариант, охватывает характеристику всех экономических процессов и явлений на предприятии.

Экономическая информация может существовать и в виде экономических показателей, отражающих количественную характеристику экономических процессов и явлений.

—   рекламная — для продвижения, стимулирования спроса на товары и услуги компании;

—   имиджевая — для создания благоприятного образа компании у широкой общественности и ее ключевых групп;

— управленческая — для принятия управленческих решений, это потоки сообщений (данных), характеризующие состояние экономической системы и обеспечивающие управление в соответствии с заданными целями.

По направлению потока:

— восходящая — от более низкого к более высокому организационному уровню;

— нисходящая — коммуникативный поток перемещается от одного уровня в организации к более низкому;

— горизонтальная — между равнозначными организационными уровнями.

По месту использования (по предназначению):

— информация для внутреннего использования — чаще всего отражает финансово-хозяйственное состояние организации. Например, данные о чистой прибыли, издержках, методах сбыта, техниках продаж, поставках, каналах сбыта и т.д.

—    информация для внешнего использования — это любая информация для распространения в СМИ, среди действующих и потенциальных клиентов, конкурентов, отраслевого сообщества и для широкой общественности (публики), а также в качестве отчетности для надзорных и контролирующих органов.

Информация для внешней среды зачастую подвергается неоднократному согласованию. Это могут быть комментарии руководства компании по проблемам рынка, отрасли, транслируемые в СМИ, информация о новом продукте, услуге, сообщаемая потребителям и широкой общественности (публике).

Информация для внешнего использования передается по каналам СМИ, через рекламные материалы (брошюры, листовки, ролики), Интернет-сеть и т.д.

Процесс обмена информацией между субъектами, в том числе организацией и ее внешней средой, называется коммуникацией. Под коммуникацией обычно понимают общение, обмен мыслями, знаниями, чувствами, схемами поведения. Термин «коммуникация» появился в научной литературе в начале 20 века.

Цели коммуникации:

  1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
  2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
  3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
  4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
  5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Значение коммуникации в организации:

  • Коммуникация — основное условие существования и развития организации.
  • Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
  • Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
  • Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

2. ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ. ЕЕ МЕСТО И РОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

В развитии организаций в настоящее время большую роль играет его информатизация. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы насыщения производства потоками информации и управление этими потоками.

Чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее в меньшем объеме, более концентрированной и соответствующей тем задачам, которые решаются на данном уровне управления. Обычно только незначительная часть факторов имеет существенное значение при принятии решений.

Поэтому основную массу данных, которые возникают при функционировании объектов, следует тщательно «фильтровать» и только необходимые данные передавать в подсистемы управления для принятия соответствующих управляющих воздействий. Прошедшую «фильтр» информацию следует агрегировать, т. е.

исключить второстепенное, обобщить и укрупнить.

Источник: https://www.referat911.ru/Menedjment/informacionnaya-sreda-predpriyatiya-i-processy/583418-3427598-place1.html

Маркетинговая информационная среда

Информационная среда организации

Маркетинговая среда включает в себя все, что окружает фирму и оказывает прямое либо косвенное влияние на ее деятельность, в том числе маркетинг. Согласно общепринятому подходу ее принято делить на две составляющие – внешняя и внутренняя среда маркетинга.

Первая состоит из дальнего и ближнего внешнего окружения фирмы, то есть ее макро и микро среды, формирующихся и функционирующих за пределами организации, а вторая представлена общим ресурсно-организационным потенциалом маркетинга, формируемым внутри фирмы.

В последние годы все чаще приходится говорить о так называемой информационной среде маркетинга или маркетинговой информационной среде.

В большинстве своем она формируется в рамках общей внешней маркетинговой среды, затрагивая ее отдельные внутренние компоненты.

В общем смысле под ней следует понимать сферу генерирования, хранения и распространения информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений в сфере маркетинга.

Основные предпосылки возникновения и развития маркетинговой информационной среды представлены на рисунке 1.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Рисунок 1. Предпосылки возникновения и развития маркетинговой информационной среды. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Таким образом, усложнение условий хозяйствования наряду с ростом потребности участников рынка в своевременной, точной и достоверной информации привели к развитию информационной среды маркетинга. Главной же причиной ее формирования и развития послужила тотальная информатизация общества и управления.

Считается, что в современном мире именно маркетинговая информационная среда выступает исходной базой для проведения маркетинговых исследований, а также лежит в основе формирования стратегии и тактики рыночного поведения фирмы, включая корректировку планово-управленческих решений, способствующих достижению намеченных ранее результатов.

В целях выявления, сбора и обработки необходимых данных, представленных информационной средой маркетинга, многие фирмы разрабатывают собственные системы маркетинговой информации, составными элементами которых выступают:

  • источники информации;
  • каналы ее передачи;
  • методики ее сбора, обработки, хранения и использования.

Так или иначе, информационные маркетинговые системы способствуют исследованию и оценке информационной среды маркетинга и ее компонентов.

Системный состав и предназначение информационной среды в маркетинге

Замечание 1

Информационная маркетинговая среда играет важнейшую роль в деятельности любого предприятия. Именно благодаря ей формируется общественное мнение и потребительское отношение к торговой деятельности и отдельным товаропроизводителям

Информационная маркетинговая среда обладает неоднозначным составом. Свое отражение в ней находят средства рекламы как способ построения информационной среды.

Специфическими формами его организации считаются паблик рилейшнз и паблисити.

Так или иначе, состав маркетинговой информационной среды и его практическое воплощение неразрывно связаны с рекламной составляющей бизнеса (рисунок 2). Рассмотрим их более подробно.

Рисунок 2. Рекламно-информационная среда маркетинга. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Благодаря информационной среде маркетинга, целенаправленно регулируемой со стороны бизнеса, обеспечивается формирование определенного имиджа товаропроизводителя (продавца) и его продукции в глазах покупателей. В рамках информационной маркетинговой среды возникает и видоизменяется отношения потребителей и модели их поведения.

В то же время само наличие маркетинговой информационной среды приводит к необходимости изучения и анализа рекламной деятельности конкурентов и построения собственной модели рекламного поведения. Основной целью рекламы считается стимулирование у целевой аудитории необходимой ответной реакции, будь то узнаваемость торговой марки или совершение реальных покупок.

Важная роль в управлении информационной средой маркетинга отводится построению связей с общественностью, основными направлениями которых выступают паблисити и паблик рилейшнз.

Под паблисити следует понимать не персонализированную деятельность, направленную на продвижение, популяризацию и создание известности торговой марки или компании в целом.

Паблик рилейшнз ориентирован на стимулирование спроса посредством обеспечения благоприятного общественного мнения о компании и продукции, ею реализуемой.

Замечание 2

В целом справедливо говорить о том, что маркетинговая информационная среда формируется как внутри организации, так и за ее пределами.

Более того, она поддается целенаправленному управленческому воздействию со стороны руководства фирмы и выступает объектом стратегического анализа.

По большому счету, именно она способствует расширению потребительского спроса, а воплощаясь в форме рекламы, и вовсе, создает его.

Система маркетинговой информации и ее взаимодействие с маркетинговой информационной средой

Маркетинговая информационная среда тесно связана с необходимостью построения и развития систем маркетинговой информации на уровне отдельно взятых организаций (субъектов бизнеса).

Под последними, в свою очередь, следует понимать постоянно действующую систему взаимосвязи людей, оборудования и методических приемов, которые предназначены для обеспечения сбора, аналитической обработки, классификации, оценки и последующего распространения своевременной, актуальной и точной информации, необходимой для ее использования в целях усовершенствования системы планирования, реализации и контроля исполнения маркетинговых мероприятий.

В основе построения маркетинговых информационных систем лежат:

  • прием и аналитическая обработка входящей информации о маркетинговой информационной среде;
  • производство на выходе информации управленческого толка.

Входящая информация, как правило, затрагивает субъектов внешнего микроокружения (потребителей, поставщиков, конкурентов и пр.) и отношения, с ними формируемые. Сюда также относится информация о целевых рынках сбыта и каналах маркетинга.

Получаемая на выходе информация обеспечивает трансформацию исходных данных маркетинговой информационной среды, превращая их в основу для принятия обоснованных управленческих решений, касающихся стратегии и тактики поведения фирмы на рынке.

Источник: https://spravochnick.ru/marketing/marketingovaya_sreda/marketingovaya_informacionnaya_sreda/

Принятие решений — ежедневная рабочая необходимость руководителей любого уровня. Некоторым образом облегчить процесс способны различные технологии анализа информации, обеспечиваемые системами бизнес-аналитики, но в оптимальной степени решить вопрос может только корректная организация всех информационных ресурсов в составе автоматизированной информационно-библиотечной системы предприятия.

Информация, которую получают с помощью систем бизнес-аналитики (Business intelligence, BI) — это в основном информация о собственной деятельности предприятия. Между тем, на разных этапах принятия решений в процессе долгосрочной деятельности предприятия возникают потребности в разной внешней информации: научно-технической, правовой, финансовой, экологической, нормативной, тендерной и т.п.

Идеология всесторонней информационной поддержки принятия решений заключается в том, что на нужном производственном цикле в нужный момент должна быть предоставлена конкретная и точная информация тому человеку, которому она необходима для принятия технико-экономических, управленческих и стратегических решений.

Поэтому удовлетворить все информационные запросы предприятия только с помощью систем бизнес-аналитики затруднительно, поскольку необходимая пользователям информация может фигурировать не только в накопленных массивах разнородных и слабоструктурированных данных предприятия, но также и во вполне организованном фонде автоматизированной научно-технической библиотеки.

В настоящее время роль научно-технических библиотек в процессе принятия решений и управления предприятием представляется в значительной степени недооценённой.

Во многом это является результатом произошедших в 90-е годы негативных изменений, связанных с распадом отраслевой науки, утратой государственной системы научно-технической информации (ГСНТИ), редуцированием финансирования библиотек предприятий.

Вследствие этих изменений фонды научно-технических библиотек в лучшем случае трансформировались или были переданы другим библиотекам, в худшем случае распались и были утрачены.

В последние годы предпринимаются попытки наладить функционирование ГСНТИ в условиях новой информационной среды. Эти попытки отражены в Положении о государственной системе научно-технической информации (утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 1997 г. N 950, с изменениями и дополнениями от: 10 июля 1998 г., 31 марта 2009 г., 22 апреля 2010 г., 6 июня 2013 г.).

ГСНТИ по-прежнему включает в себя, в том числе, научно-технические библиотеки и организации, специализирующиеся на сборе и обработке научно-технической информации и взаимодействующие между собой с учетом принятых на себя системных обязательств. В составе ГСНТИ библиотеки на предприятиях призваны обеспечивать все информационные потребности пользователей и являться главным информационным ресурсом предприятий.

Процесс реорганизации научно-технических библиотек протекает довольно сложно — библиотеки переходят в ведение разных подразделений предприятий и организаций, а библиотечные фонды объединяются и трансформируются. Всё это диктует реорганизацию рабочих процессов библиотек с учетом динамики информационной среды предприятия.

Информационная среда предприятия

В настоящее время информационную среду предприятия обеспечивают различные ресурсы.

В первую очередь к ним относятся ресурсы, хранящиеся в научно-технической библиотеке: книги, журналы, патенты, нормативно-технические документы и другие издания (в традиционном и электронном форматах).

Эти ресурсы формируются, систематизируются, классифицируются и постоянно должны пополняться библиотекой в соответствии с ее профилем, задачами и отраслевой спецификой.

Дополняют информационную среду предприятия информационные ресурсы самого предприятия — техническая, конструкторская и пр. документация.

Кроме того, разрозненные и противоречивые первичные данные, которые в процессе обработки в системах BI (при их наличии на предприятии) становятся полноценным информационным продуктом самого предприятия, тоже могут быть включены в состав информационных ресурсов.

Ресурсы, содержащие научно-техническую информацию:

  • традиционные библиотечные фонды;
  • различные издания и документы в электронном формате;
  • депозитарные фонды;
  • архивы научных исследований;
  • техническая и конструкторская документация;
  • различные собственные информационные продукты предприятия и т.п.

Следует подчеркнуть, что если ресурсы функционируют автономно, эффективность использования всего информационного потенциала предприятия низкая, поскольку она (эффективность) существенно зависит не только от функционального назначения и качества самих продуктов, но и от характеристик информационной среды (в том числе от уровня ее интегрированности), которая может быть гетерогенной или однородной.

Представляется, что максимальный эффект может быть достигнут, когда существуют условия для гармонизированного объединения доступа ко всем ресурсам, содержащим научно-техническую информацию в соединении с их систематизацией и организацией.

Автоматизация библиотечной деятельности

В условиях динамичной информационной среды в качестве объединяющей системы, способной обеспечить жизнедеятельность, классификацию и всесторонний доступ к разным информационным ресурсам, выступает автоматизированная информационно-библиотечная система (АИБС).

На базе АИБС, например, «1С:Библиотека», возможно хранение и ведение как внешней технико-экономической и научной информации, так и всех типов информационных ресурсов предприятия, удовлетворение различных информационных запросов пользователей, осуществление депозитарной функции и поддержка однородной информационной среды.

В функционировании АИБС, как в капле воды, отражается суть информационной поддержки деятельности предприятия, поскольку на основе корректной автоматизации информационно-библиотечных рабочих процессов реализуются технологии создания единого информационного пространства:

  • формирование, систематизация, обработка, хранение, поиск и доставка любой научно-технической информации; говоря о поиске, необходимо отметить, что только библиотечная автоматизированная система предприятия способна предоставить пользователю результаты поиска по любому запросу с высокой степенью релевантности;
  • аккумулирование знаний, сведений о технологиях, продукции, инновациях;
  • навигация по различным электронным информационным ресурсам;
  • доступ к отечественным и мировым ресурсам научно-технической информации;
  • возможность избирательного формирования информации для тех или иных лиц, принимающих решения;
  • предоставление информации пользователю в наиболее удобной форме, систематизированной, актуальной и полной.

Внимание государства

Вопросы возрождения активной библиотечной деятельности и её автоматизации в последнее время в центре внимания не только руководителей библиотек, но и государства.

Свидетельство тому — самая крупная (более 900 участников из 20 стран) ежегодная конференция библиотекарей, которая проходит в июне в Судаке (Республика Крым) при поддержке Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям, Министерства образования и науки РФ и Министерства культуры РФ.

В этом году в работе 21-й Международной конференции «Библиотеки и информационные ресурсы в современном мире науки, культуры, образования и бизнеса» («КРЫМ-2014») приняли участие помощник Президента России Игорь Щеголев, Министр культуры России Владимир Мединский, замруководителя Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям Владимир Григорьев, первый зампредседатель Комитета по образованию Госдумы Олег Смолин и другие представители государственной власти.

Игорь Щеголев в своём докладе на пленарном заседании подчеркнул необходимость перехода к системно-интегрированным решениям компьютеризации предприятий и организаций. Следует отметить, что автоматизированная информационная библиотечная система «1С:Библиотека » в полной мере соответствует современным тенденциям информатизации.

На выставке-конференции «Крым-2014». ( Бахтиярова Елена, ГК «Омега»).

— Работает система «1С:Библиотека» и в «облаке»! — отвечает на вопрос помощника президента Игоря Щеголева (справа) руководитель направления по автоматизации библиотек фирмы «1С» Ольга Булычева. (Рядом с Игорем Щеголевым — Григорий Ивлиев — заместитель Министра культуры РФ).

— Автоматизированные информационные библиотечные системы «1С:Библиотека» и «1С:Библиотека ПРОФ» используются библиотеками разных типов и видов, в том числе научно-техническими библиотеками предприятий, являются универсальными, настраиваемыми, интегрируемыми с информационными ресурсами предприятия.

Построение единого информационного пространства предприятия на основе автоматизированной библиотечной системы, развитие библиотек в информационно-коммуникационной среде XXI века, инновации в области библиотечно-информационной инфраструктуры — приоритетные направления развития библиотечного дела и сохранения интеллектуальных ценностей. Научно-технические библиотеки предприятий не стоят в стороне от этих процессов.

Источник: http://upr.ru/article/rossiyskie-praktiki-upravleniya/GLAVNYJ_INFORMACIONNYJ_RESURS_PREDPRIYATIYA_.html

Корпоративная информационная среда предприятия понятие. Информационная среда организации

Информационная среда организации

Что такое организация? Как рассматривают субъект «организация» теоретики менеджмента? Организация — это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.

Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю-

«единство материального и социального»), и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.

Что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации? Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами и пр. Согласно Мескону, внешнее окружение организации выглядит следующим образом (рис. 3).

Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социокультурные и физико-экологические факторы.

Известно, насколько зависит предприятие от изменений во внешней среде.

Анализ благоприятных внешних возможностей и угроз деятельности предприятия предполагает сбор, обработку, оценку значимости для предприятия важнейших изменений во внешней среде (экономической, социальной, технической, политической, международной).Поставщики!»«]Ж @232О ЖНетрудовых ресурсов® |м ате риалов *ка пит ал а)|И государственные»

* 1 ?» Р ган ыТУУ** ?; | ,ЕЕЗрЗЗШШЗ\ ! Уа) Среда прямого воздействия на организацию

б. Среда косвенного воздействия на организацию Рис. 3. Внешняя среда организации

Внешняя среда характеризуется:

взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;

сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;

динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;

неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.

Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры.

Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п.

К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.

Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней среды организации? Для анализа внутренней среды организации применим системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).

Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.

Запомнить!

Информационная система — это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.

Иначе говоря, информационная система — это комплексное сочетание оборудования (компьютеров), программного обеспечения, процедур, документации и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и дистрибуцию данных и информации.

Как и в любой системе, важно, чтобы компоненты ИС работали вместе, были совместимы, минимально избыточны, максимально полны и хорошо согласованы друг с другом.

Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям.

Проектируя новую информационную систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.

Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем.

Примерами внешних воздействий являются: —

увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов; —

конкурентоспособные действия других организаций; —

изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.

Как информационные технологии влияют на организацию? Чтобы это понять, консультанту следует учитывать, что существуют две равнозначные позиции по данному во — просу. Одна из них базируется на законах экономики, другая использует поведенческий подход.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые свободно заменяют капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.

Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Кроме того, как считают специалисты:

с переходом от централизованного управления к децентрализованному встал во — прос о создании такой информационной технологии, с помощью которой можно было бы обеспечивать необходимой информацией менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации;

использование информационной технологии должно нивелировать организационную сложность предприятия;

использование информационной технологии должно обеспечить коммерчески выгодные интерфейсы и сжатие внутрифирменной и внешней информации;

выбранная информационная технология должна обеспечить соответствующую коммуникационную структуру, в том числе коммуникационную структуру виртуальных предприятий1 (реализация современных высокопроизводительных организационных проектов, например создание виртуальных организаций, без жесткой привязки производственных участков к определенному месту требует полного использования потенциала информационных технологий с помощью телекоммуникационных средств);

информационная технология должна обеспечивать интеграцию децентрализованных систем (организационным рычагом могут стать виртуальные межотраслевые предпринимательские группы)1.

Исследование поведенческой теории дало несколько доказательств того, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные сложные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга.

По их оценке, информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Применение новых информационных технологий позволяет организации: —

быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды; —

сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на

обеспечивать качество «с первого раза»; —

производить несколько модификаций товара и выпускать товары на заказ; —

сокращать сроки доставки; —

четко выполнять заказы; —

использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей; —

оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс; —

оперативно реагировать на развитие конкуренции.

Вопросы и задания для самопроверки: 1.

Как вы понимаете термин «организация»? 2.

Расскажите, что представляют собой внешние и внутренние информационные потоки в организации. 3.

Объясните, почему для анализа внутренней среды организации применим системный подход. 4.

Расскажите, что такое информационная система. 5.

Дайте характеристику внешней среды организации. Из каких элементов она состоит? 6.

Объясните, как информационные технологии влияют на организацию.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Исследование особенностей информационной технологии в организациях различного типа. Информационные связи в корпоративных системах. Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений. Методы сбора, передачи и обработки информации.презентация , добавлен 09.09.2013Особенности и недостатки линейно-функциональной структуры управления. Роль функциональных органов. Процесс децентрализации управления в рамках линейно-функциональной структуры. Усложнение внутренних и внешних связей. Внедрение технических новшеств.

Источник: https://bizplas.ru/korporativnaya-informacionnaya-sreda-predpriyatiya-ponyatie/

Основу информационной среды любой организации составляют. Внутренняя и внешняя информационная среда организации

Информационная среда организации

информационный хранение безопасный

Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды организации

На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией.

В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики — науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации.

В результате проведенных исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды.

Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.

Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации.

Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности.

Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.

Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.

Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта.

Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства.

Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций.

Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления — информационной экономики.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью — обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо.

Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную.

В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него.

По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы.

Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник.

В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать.

Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.

В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:

  • — информационный обмен с окружающей средой;
  • — коммуникации внутри организации.

Информационный обмен с окружающей средой включает:

  • — входную информацию;
  • — выходную информацию.

Входная информация включает следующие виды информации:

  • — информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);
  • — информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;
  • — информацию о социально-экономическом состоянии общества.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама.

Рекламная деятельность — это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности.

Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.