Анализ системы менеджмента

Куранты пробили 12, Рождество прошло, начался новый 2015 год. С чего следует начать год предприятию? Стандарты ISO серии 9000 дают однозначный ответ: пора провести анализ системы менеджмента качества (СМК) со стороны руководства.

Такой анализ позволяет подвести итоги прошлого года, посмотреть, что сделано, что нет, что удалось исправить, что следует продолжать исправлять, пересмотреть цели, установить новые целевые показатели и начать двигаться в заданном направлении.

С чего предприятию начать новый календарный год? Стандарт ГОСТ Р ISO 9000 — 2011 утверждает: «Одна из задач высшего руководства — проведение регулярного систематического оценивания пригодности, адекватности, результативности и эффективности системы менеджмента качества с учетом политики и целей в области качества».

Напомню, что СМК — это система стратегического и оперативного управления организацией, ставящая во главу угла качество товаров и услуг и полное удовлетворение требований потребителя. По сути СМК — это и есть система управления организацией. И начало года — отличный повод, чтобы провести анализ системы управления и задуматься над ее улучшением.

Пункт «5.6. Анализ со стороны руководства» стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Система менеджмента качества. Требования» дает однозначное определение процедуры анализа СМК: «Анализ СМК компании и ее результативности является функцией высшего руководства предприятия. При проведении анализа используются результаты мониторинга и измерений.

Решения, вынесенные в ходе анализа, являются основанием для разработки планов корректирующих и предупреждающих действий».

Цели, целевые показатели предприятия и действия, направленные на достижение этих целей, должны быть зафиксированы в начале года, чтобы сотрудники знали, куда идет предприятие в целом, за какие целевые показатели отвечает каждый сотрудник, каков его вклад в достижение общих целей.

Решения, вынесенные в ходе анализа, являются основанием для разработки планов корректирующих и предупреждающих действий».

Проще говоря, анализ СМК — это совещание с участием топ-менеджмента, где анализируются данные прошлого года, определяются цели, действия, направленные на достижение целей, назначаются ответственные за достижение целевых показателей.

Анализ всегда проводится руководством, однако, если предприятие еще не перешло на практику работы, рекомендованную серией стандартов ГОСТ Р ИСО 9000, общее совещание обычно не проводится — ограничиваются отдельными совещаниями со специалистами отдела продаж, производства, логистики, с маркетологами, с финансистами. Все совещания проходят в разных местах в разное время. Результаты и решения обычно фиксируются бессистемно, обычно в текстовом формате. Как правило, топ-менеджеры надеются на память. Чтобы полноценно проанализировать СМК, необходимо:

  1. провести одно совещание с участием всех владельцев процессов, чтобы противоречия, которые могут возникать в ходе обсуждения целей, выработки решений и действий, направленных на достижение целей, решались сразу, а не в процессе достижения целей;
  2. решения, которые будут выработаны на совещании, следует оформить в виде протокола, поручения должны быть выданы ответственным за выполнение лицам, поставлены ответственными сотрудниками на контроль, сроки выполнения поручений должны быть соблюдены.

План совещания по анализу СМК

Подобные совещания достаточно сильно регламентируется стандартом ГОСТ Р ИСО 9001:2008, в частности, пунктами 5.6.2 и пунктами 5.6.3.

5.6.2. Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать в себя следующую информацию:

a) результаты аудитов (проверок);

b) обратную связь от потребителей;

c) функционирование процессов и соответствие продукции;

d) статус корректирующих и предупреждающих действий;

e) последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;

f) изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества;

g) рекомендации по улучшению.

Другими словами, этот пункт стандарта указывает, о чем надо не забыть при подготовке к совещанию: обсудить, что было сделано, что могло быть сделано, что следует сделать, чтобы предприятие вышло на новые показатели в следующем году. К совещанию необходимо запросить соответствующие материалы. Обычно ответственным за сбор данных выступает директор по качеству или представитель руководства СМК.

На мой взгляд, содержание пункта 5.6.2 стандарта можно непосредственно занести в план совещания и определить ответственных (одного или нескольких). План может быть расширен, но требования стандарта должны обязательно присутствовать. Обязательный план совещания обычно включает:

a) результаты аудитов (проверок) СМК, то есть как сработала система менеджмента предприятия: что выявлено, что устранено, что в процессе, что следует еще устранить;

b) обратная связь от потребителей: насколько потребители удовлетворены деятельностью предприятия, как они оценивают его как поставщика, как партнера; что следует сделать, чтобы оценка была выше, на что нужно обратить внимание;

c) функционирование процессов и соответствие продукции требуемым характеристикам: какие процессы предприятия сработали хорошо; какие лучше или хуже и почему; что помешало или что позволило превысить плановые показатели выполнения процессов и выпуска продукции. Если предприятие использует ИС (например, «1С ERP: Управление производственным предприятием 2.0»), то показатели деятельности необходимо получить из системы;

d) статус корректирующих и предупреждающих действий — любая проверка, аудит предполагает не только устранение (коррекцию) несоответствий, но и устранение первопричины несоответствия, то есть действия, направленные на предупреждение появления будущих проблем на предприятии в подобных ситуациях. Соответственно, выполнение планов корректирующих и предупреждающих действий следует показать на данном совещании;

e) последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов СМК со стороны руководства (включая текущий анализ): куда следует двигаться; следует ли изменить курс предприятия, определить новые цели, показатели; какие цели и показатели стали неактуальными;

f) изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества: какие организационные изменения следует произвести, чтобы система менеджмента стала более совершенной и позволила выйти на новые цели или помогла достигнуть целевых показателей;

g) рекомендации по улучшению эффективности и результативности деятельности предприятия — ответы на вопрос: что делать, чтобы стало лучше (в соответствии с целями предприятия); как упрочнить позиции компании на рынке; как увеличить значения главных целевых показателей.

Само совещание можно проводить, когда данные по этим подпунктам собраны, участники ознакомлены со всеми материалами. На совещании обсуждаются собранные данные и предлагаемые решения, генерируются и выбираются лучшие решения, которые позволят предприятию достичь значительных показателей.

Результаты совещания по анализу СМК

Результаты работы топ-менеджеров на совещании также регламентируются пунктом 5.6.3 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001:2008.

5.6.3 Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать в себя все решения и действия, относящиеся:

a) к повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов;

b) к улучшению продукции по отношению к требованиям потребителя;

c) к потребностям в ресурсах.

То есть стандарт требует постоянного улучшения значений показателей; соответственно, требует, чтобы предприятие постоянно развивалось — показатели должны всегда быть напряженными; требует, чтобы потребитель был постоянно удовлетворен. И самое главное — на осуществление этих планов должны быть выделены ресурсы.

Есть поговорка: «Как начнешь год, так его и проведешь». Необходимо определить цели, показатели, ответственных за показатели, спланировать действия, направленные на достижение целей и на совершенствование системы менеджмента качества предприятия, и выделить под эти планы ресурсы.

Источник: http://upr.ru/article/kontseptsii-i-metody-upravleniya/S_chego_nachinaetsya_novyy_god_predpriyatiya._Analiz_sistemy_menedzhmenta_kachestva.html

Гост р 55268-2012 системы менеджмента организаций. рекомендации по проведению анализа со стороны руководства, гост р от 29 ноября 2012 года №55268-2012

Анализ системы менеджмента

ГОСТ Р 55268-2012Группа Т59

ОКС 03.120.10

ОКСТУ 0025

Дата введения 2013-06-01

1 РАЗРАБОТАН Открытым акционерным обществом «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС»)

2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 ноября 2012 г. N 1399-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8).

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты».

В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты».

Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Важнейшим элементом любой системы менеджмента является ее периодический анализ, проводимый высшим руководством организации. Требования к такому анализу установлены во всех стандартах на системы менеджмента (ИСО 9001*, ИСО 14001, ИСО 27001, ИСО 50001, OHSAS 18000 и др.).

Целью анализа является оценка информации о функционировании системы менеджмента и подготовка решений по ее улучшению и повышению результативности.________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей.

— Примечание изготовителя базы данных.

Обобщение и анализ опыта российских организаций по проведению анализа со стороны руководства в рамках различных систем менеджмента по таким аспектам деятельности организаций, как качество, экология, охрана труда и защита информации позволили подготовить настоящие рекомендации, которые могут быть использованы как при анализе системы менеджмента организации в целом, так и отдельных ее аспектов.

1 Область применения

Настоящий стандарт содержит рекомендации по проведению анализа системы менеджмента со стороны руководства, применимые к любой организации независимо от ее размеров, типа и вида деятельности.

Настоящий стандарт не предназначен для сертификации, регулятивных или договорных целей.

2 Нормативные ссылки

Указанный ниже ссылочный документ необходим для использования настоящего стандарта. Для датированных ссылок применяют только указанную версию.

Для недатированных ссылок необходимо использовать последнее издание документа (включая любые поправки).

ГОСТ ISD 9000-2011* Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

________________

* Вероятно ошибка оригинала. Следует читать: ГОСТ ISO 9000-2011. — Примечание изготовителя базы данных.

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины и определения по ГОСТ ISO 9000.

4 Общие положения

4.1 Целью анализа системы менеджмента со стороны руководства является обеспечение ее постоянной пригодности, достаточности, результативности и эффективности.

4.2 Анализ включает в себя подготовку входных данных, их обобщение, предварительный анализ данных каждым из входящих в состав высшего руководства организации руководителей, коллегиальное обсуждение входных данных, принятие и оформление решений.

4.3 Коллегиальное обсуждение входных данных, как правило, осуществляется на совещаниях, подготавливаемых и проводимых в соответствии с рекомендациями, приведенными в разделе 5.

При этом в рамках одного совещания могут быть рассмотрены не все элементы системы менеджмента и аспекты деятельности организации, а также соответствующие входные данные.

4.4 Состав руководителей, участвующих в проведении анализа, устанавливается высшим должностным лицом организации. При этом состав участников проведения анализа по различным аспектам деятельности организации может быть разным. Руководитель, проводящий совещание по анализу системы менеджмента, может расширять круг участников с учетом рассматриваемых вопросов.

4.5 Для обеспечения подготовки и проведения анализа со стороны руководства и оформления его результатов высшее должностное лицо организации устанавливает ответственное(ые) подразделение(я) или должностное(ые) лицо(а) (далее — ответственное подразделение).

5 Порядок подготовки и проведения анализа со стороны руководства

5.

1 При проведении анализа со стороны руководства входными данными могут быть следующие:

— степень достижения целей и выполнения задач;

— обратная связь с потребителями и другими заинтересованными сторонами;

— функционирование процессов и соответствие продукции;

— результаты внутренних и внешних аудитов, в т.ч. на соответствие внедренным в организации стандартам на системы менеджмента;

— статус предупреждающих и корректирующих действий;

— последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства;

— изменения, которые могут влиять на систему менеджмента;

— рекомендации по улучшению.

Примеры каждого из вышеуказанных видов входных данных приведены в приложении А.

Должна быть установлена (определена) ответственность за представление каждого вида входных данных внутри организации.

5.2 Периодичность, с которой при проведении анализа рассматривается деятельность организации по каждому аспекту деятельности (качество, экология, охрана труда, защита информации и др.

), определяет руководство с учетом таких факторов, как изменчивость среды организации, этап, на котором находится система менеджмента (устойчивое функционирование или внедрение изменений).

При этом каждый вид входных данных по каждому аспекту деятельности организации следует анализировать не реже одного раза в год.

5.3 Для проведения анализа со стороны руководства руководители процессов и подразделений в установленные сроки или по запросу подготавливают входные данные в произвольной или установленной в организации форме и направляют их в ответственное подразделение.

При подготовке входных данных, их анализе и обосновании рекомендаций по улучшению целесообразно использовать апробированные методы анализа данных, такие, например, как графики, гистограммы, диаграммы разброса, диаграммы Парето, причинно-следственные диаграммы, диаграммы сродства, графы связей.

По показателям результативности и эффективности процессов и по ключевым показателям деятельности организации целесообразно оценивать тенденции их изменения за анализируемый период времени, проводить сравнения с их целевыми значениями и показателями других организаций, в т.ч. лучших в классе.

Правильно подготовленные входные данные, включая рекомендации по улучшению, должны способствовать обоснованному определению руководством организации приоритетных направлений и мер по улучшению системы менеджмента.

5.4 Ответственное подразделение обобщает входные данные, проверяет их на соответствие установленным в организации требованиям или сложившейся практике. При необходимости ответственное подразделение запрашивает дополнительную информацию от руководителей процессов и подразделений.

Рекомендации по улучшению, содержащиеся в представленных руководителями процессов и подразделений входных данных, ответственное подразделение оформляет в виде проекта решения, включающего в себя предлагаемые мероприятия, а также ответственных лиц и необходимые ресурсы.

Обобщенные входные данные, включая предлагаемые решения, в форме специального отчета (на бумажном носителе или в электронном формате) направляют должностным лицам, входящим в состав высшего руководства организации, для предварительного ознакомления и анализа в установленный срок.

5.5 Высшее должностное лицо или уполномоченный им руководитель из состава высшего руководства в установленный срок проводит совещание высшего руководства организации, на котором рассматривают подготовленные входные данные и рекомендации по улучшению. По результатам обсуждения принимаются решения по мероприятиям, их исполнителям и необходимым ресурсам.

5.6 Ответственное подразделение оформляет принятые решения установленным образом и рассылает исполнителям, руководителям и лицам, ответственным за процессы доведения этих решений до сведения персонала.

Отчеты с входными данными и оформленные решения следует хранить в соответствии с установленными в организации требованиями.

Приложение В (справочное). входных данных для проведения анализа со стороны руководства

Приложение В*
(справочное)

________________
* Обозначение приложения соответствует оригиналу. — Примечание изготовителя базы данных.

Таблица А.1 — Входные данные для проведения анализа со стороны руководства

Вид информации

информации

Периодичность проведения анализа

Степень достижения целей и выполнение задач

Достижение ключевых показателей деятельности организации.Достижение плановых показателей по различным аспектам (качество, экология, охрана труда и др.) и направлениям деятельности.Выполнение важнейших плановых мероприятий по различным аспектам и направлениям деятельности.Ресурсы, использованные для достижения целей

1 раз в год

Обратная связь от потребителей и других заинтересованных сторон

Жалобы и благодарности потребителей.Результаты мониторинга удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.Информация, полученная от заинтересованных сторон по различным каналам информации

1 раз в год

Функционирование процессов и соответствие продукции

Достижение целевых показателей по процессам жизненного цикла продукции (в т.ч. взаимодействие с потребителями, проектирование и разработка, закупки, производство, хранение, поставка, обслуживание, утилизация).

Несоответствия процессов жизненного цикла продукции, в т.ч. требованиям применяемых в организации стандартов на системы менеджмента.Несоответствия продукции по результатам входного контроля, операционного контроля, окончательного контроля.

Рекламации потребителей

Ежеквартально

Результаты внутренних и внешних аудитов, в т.ч. на соответствие внедренным в организации стандартам на системы менеджмента

Количество и виды аудитов.Количество и характер выявленных несоответствий, их причины.Планируемые корректирующие и предупреждающие действия

1 раз в полугодие

Статус предупреждающих и корректирующих действий

Ход выполнения ранее запланированных корректирующих и предупреждающих действий

Ежеквартально

Последующие действия, вытекающие из предыдущих анализов со стороны руководства

Ход выполнения решений, принятых по результатам предыдущих анализов со стороны руководства

Ежеквартально

Изменения, которые могут влиять на систему менеджмента

Изменения законодательных и иных требований, которые организация обязалась выполнитьИзменения стандартов на системы менеджмента, применяемые в организации.Мнения заинтересованных сторон.Перспективы, вытекающие из результатов исследования рынка, научных исследований и разработок.Уроки, извлеченные из аварий и нештатных ситуаций.Новые риски

1 раз в полугодие

Рекомендации по улучшению

Предложения по улучшению процессов и других элементов системы, требующие решения со стороны высшего руководства

По мере необходимости, но не реже одного раза в год от каждого руководителя процесса или подразделения

Электронный текст документаподготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:официальное издание

М.: Стандартинформ, 2014

Источник: http://docs.cntd.ru/document/464673922

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.